সফল প্রকল্প পরিচালক 10 অভ্যাস

কেন কিছু প্রকল্প পরিচালক তাদের সময়গুলি বাজেটে এবং সন্তুষ্ট গ্রাহকদের সাথে সময় কাটায় যখন অন্যদের কাছে কঠিন সময় থাকে? আসুন দশটি অভ্যাস দেখি যা অত্যন্ত সফল প্রকল্প পরিচালকদের খুঁজে বের করতে ভাগ করে নেবে।

এই অভ্যাসগুলি বারবার পারফরম্যান্স মূল্যায়নগুলিতে এবং প্রকল্পের শেষ পর্যালোচনার মধ্যে উল্লেখ করা হয় যেখানে ক্লায়েন্ট, টিম বা স্পনসর প্রকল্প পরিচালককে প্রতিক্রিয়া জানাচ্ছে।

আপনি সফলভাবে প্রতিবার প্রদান করার জন্য দশ বছরের অভিজ্ঞতা থাকতে হবে না। আপনার অভ্যাসগুলি বদলে এবং আপনার দক্ষতাগুলি বজায় রাখার মাধ্যমে আপনি সফলভাবে আপনার প্রকল্পের সফলতার সম্ভাবনাকে আরও ভালভাবে উন্নত করতে পারেন এবং কাজটিতেও নিজেকে কম চাপ দেওয়ার সময় দিতে পারেন।

ডান দল ব্যবহার করে

সবচেয়ে কার্যকরী এবং সফল প্রকল্প পরিচালক তাদের দলের সদস্যদের দক্ষতাগুলি জানেন। এর অর্থ হল তারা সঠিক মানুষের সঠিক কাজ বরাদ্দ করতে পারে।

একটি কাজের উপর ভুল সম্পদ ব্যবহার করে এটি দীর্ঘতর বা খারাপভাবে সম্পন্ন করা হতে পারে। এটি আপনার সাথে কাজ করে এমন ব্যক্তিদের শক্তি এবং দুর্বলতাগুলি জানতে সহায়তা করে যাতে আপনি প্রকল্পগুলির কার্যক্রমে তাদের যথাযথভাবে বরাদ্দ করতে পারেন।

প্রকল্প সমস্যা ব্যবস্থাপনা

সব প্রকল্প সময় সময়ে সমস্যা আঘাত। সফল প্রকল্প পরিচালক এটি তাদের চিন্তা করা যাক না। তারা ইস্যু পরিচালনার জন্য প্রসেসগুলি এবং তারা কীভাবে সমস্যার সম্মুখীন হয় সেগুলির সাথে সর্বোত্তমভাবে মোকাবিলা করার বিষয়েও জানে।

আপনি যে খুব করতে পারেন। একবার আপনি একটি প্রকল্পের সমস্যাটি কিভাবে মূল্যায়ন করবেন তা জানার পরে, আপনি দেখতে পাবেন যে সমস্যা ব্যবস্থাপনা আপনার সাপ্তাহিক রুটিনে অন্তর্ভুক্ত হওয়ার সহজ অভ্যাস হয়ে ওঠে। প্রতি সপ্তাহে আপনার ইস্যু লগের মাধ্যমে কিছুটা সময় সরান, এবং শীঘ্রই আপনি এটি পরিচালনা করতে পারবেন যে এটি পরিচালনা করার সমস্যাগুলির উপরে থাকা সহজ কাজ।

পরিবর্তন সঙ্গে মোকাবিলা করা

প্রকল্পগুলি পরিবর্তন করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে, তবে সেই ধরনের পরিবর্তন অন্য লোকেদের ঘটছে! প্রকল্প টিমের বর্গক্ষেত্রের লক্ষ্যমাত্রা নির্ধারণ করা, প্রকল্পটির সময়সূচীকে বিরক্ত করা এবং নতুন কাজ তৈরি করা এবং ডকুমেন্টেশনের আপডেটগুলির সম্পূর্ণ অংশ পরিবর্তন করা পরিচালনা করা কঠিন।

সফল প্রকল্প পরিচালকদের তারা অনুসরণ যে একটি পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া আছে। সংজ্ঞায়িত পদক্ষেপগুলি একটি অভ্যাসের মধ্যে কোনও পদক্ষেপকে চালু করা সহজ করে কারণ এটি গঠনযুক্ত এবং পুনরাবৃত্তিমূলক।

পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া এই রকম দেখাচ্ছে:

• পরিবর্তন সম্পর্কে তথ্য পাবেন।
• পরিবর্তন মূল্যায়ন।
• পরিবর্তন করতে হবে কত কাজ এটি প্রতিষ্ঠা করুন।
• এটা এগিয়ে যাচ্ছে মূল্য কিনা তা সম্পর্কে একটি সুপারিশ প্রস্তুত।

একবার আপনি কোনও সুপারিশ তৈরি করলে, আপনার পৃষ্ঠপোষককে পরিবর্তনটি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত কিনা তা নিয়ে সিদ্ধান্ত নিতে বলুন। যতক্ষণ না তারা আপনার অনুস্মারক এবং কর্তৃপক্ষের স্তরের মধ্যে রয়েছে ততক্ষণ আপনি নিজের মধ্যে কিছু ছোট পরিবর্তন অনুমোদন করতে পারেন। সফল প্রকল্প পরিচালকরা জানেন যে পরিবর্তনগুলির সাথে মোকাবিলা করা কাজটির অংশ এবং তারা যখন উত্থিত হয় তখন তাদের সাথে মোকাবিলা করার পরিকল্পনা রয়েছে।

প্রকল্প খরচ ব্যবস্থাপনা

আপনার প্রকল্পটি ব্যয় বহন করতে যাচ্ছে বলে মনে হচ্ছে, এমনকি যদি আপনার নিজের পার্স স্ট্রিংগুলিতে সম্পূর্ণ নিয়ন্ত্রণ না থাকে। আপনার নিয়ন্ত্রণ আর্থিক উপাদান পরিচালনা করতে সক্ষম হচ্ছে একটি অভ্যাস হতে হবে। আপনি যদি এটি নিয়মিত এবং নিয়মিতভাবে না করেন তবে আপনি চাকরিটি এত বিশাল হয়ে উঠবেন যে এটি ভাল কাজ করা অসম্ভব।

কল্পনাপ্রসূত প্রকল্প পরিচালক চালান সিস্টেমের সাথে ব্যয়ের উপরে থাকে যা চালান, উদ্ধৃতি এবং অনুমানের জন্য কাজ করে। আপনার বাজেট সফ্টওয়্যার ব্যবহার করার অভ্যাস পান (এমনকি যদি এটি শুধুমাত্র একটি স্প্রেডশীট হয়)।

আপনি আপনার ব্যয় ব্যয় করতে পারবেন না যতক্ষণ না আপনি ব্যয় করতে যাচ্ছেন তার একটি পরিকল্পনা আছে। কিভাবে আপনি একটি প্রকল্প বাজেট তৈরি করতে পারেন তা পড়ুন যাতে আপনি শুরু করতে পারেন।

দল গঠন

প্রকল্প দল আপনার জন্য সরাসরি কাজ করা হতে পারে না। তাই, কেন সফল প্রকল্প পরিচালকদের অভ্যাসের অংশ তৈরি করা হচ্ছে? এটি আপনাকে কারণ আপনার দলের সাথে কার্যকরীভাবে কাজ করার প্রয়োজন এবং আপনাকে প্রকল্পে জড়িত ব্যক্তিদের দ্রুত একটি বিন্দুতে পৌঁছাতে হবে যেখানে তারা একে অপরের উপর নির্ভর করে। আপনি দল গঠন করে যে পেতে। আপনার দলের পৃথক্ হত্তয়া যেখানে পরিস্থিতিতে জন্য দেখুন। বুলিং আচরণ, বিশেষ করে, গ্রহণযোগ্য নয়।

প্রক্রিয়া বোঝা

অত্যন্ত সফল প্রকল্প পরিচালকদের ছয়টি অভ্যাস হল তারা নিয়ন্ত্রণের তাদের গোলকের মধ্যে উপস্থিত প্রসেসগুলি বুঝতে পারে। এর মানে হল তারা জানে যে কোন কার্য পদ্ধতি অনুসরণ করতে হবে। তারা কোনও ব্যবসায়িক ক্ষেত্রে কীভাবে লিখতে হয় তা বের করার চেষ্টা করার সময় নষ্ট করে না কারণ তারা জানে যে এর জন্য একটি পদ্ধতি রয়েছে এবং তারা পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করতে পারে।

সবচেয়ে সফল প্রকল্প পরিচালক প্রক্রিয়া করার জন্য একটি দাস হয় না। সঠিক কাজটি করার সময় প্রক্রিয়াটি অনুসরণ করা হয় তা তারা জানে। তারা সবার জন্য সহজভাবে কাজগুলিকে সহজতর করার জন্য এটি সামান্য টিক্ করলে ভাল হয়। এর একটি উদাহরণ অনুযায়ী প্রক্রিয়াজাতকরণের মাধ্যমে দরজায় একটি ছোট প্রকল্প থেকে আমলাতন্ত্র অপসারণ করা হবে।

সময়সূচী আপডেট করা হচ্ছে

প্রকল্প সময়সূচী সুযোগ থেকে বামে করা উচিত নয়। সবচেয়ে সফল প্রকল্প পরিচালকগণ নিয়মিত সঠিকতার জন্য তাদের সময়সূচীগুলি পরীক্ষা করে আপডেট করতে একটি অভ্যাস তৈরি করবে।

আপনার প্রকল্পের অগ্রগতি ট্র্যাক করার অনেক উপায় আছে। সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ জিনিস আপনি এটা করতে হয়। আপনি যদি নিজের অভ্যাসটি নিজের জন্য তৈরি করতে সংগ্রাম করেন, তবে সপ্তাহে একবার আপনার নিজের এবং আপনার সময়সূচির সাথে আপনার ডায়েরিতে একটি সংক্ষিপ্ত মিটিং বুক করুন। প্রতি সপ্তাহে একই সময় ব্যবহার করুন এবং যেখানে আপনি এবং যেখানে আপনি প্রয়োজন যেখানে পর্যালোচনার জন্য 30 মিনিট সময় লাগবে। প্রয়োজনীয় সংশোধন করুন, দলকে বলুন এবং প্রকল্পটি চালিয়ে যান।

যদি আপনার সময়সূচী পরিবর্তনগুলি প্রকল্পটির শেষ তারিখ বা বড় মাইলফলকের জন্য ডেলিভারি তারিখের উপর প্রভাব ফেলে তবে আপনার পৃষ্ঠপোষকের সাথে কথা বলুন। আপনি আনুষ্ঠানিক অনুমোদন প্রক্রিয়া ছাড়াই আপনার বেসলাইন প্ল্যানের মৌলিক নীতিগুলি পরিবর্তন করতে পারবেন না।

ব্যবস্থাপনা প্রকল্প ঝুঁকি

আপনার ঝুঁকি নিবন্ধনের মধ্যে কী অন্তর্ভুক্ত করা উচিত তা জানার একটি বিষয়, তবে অভ্যাসগতভাবে এটি পর্যালোচনা করা এবং উত্থাপিত ঝুঁকিগুলির উপর কাজ করা কিছু ভিন্ন। ঝুঁকি সনাক্ত করতে আপনার প্রকল্পের শুরুতে এটি ব্যবহার করা যথেষ্ট নয় এবং তারপরে আবার তাদের সম্পর্কে চিন্তা করবেন না। ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা আপনার প্রকল্পের অভ্যাসগুলির অংশ হতে হবে কারণ এটির সাথে আপনি ঝুঁকিগুলির সমস্যাগুলি ঘুরিয়ে এবং আপনার জন্য সমস্যাগুলি খুঁজে পাবেন।

এটি একটি অন্য এলাকা যেখানে মান প্রক্রিয়া এবং একটি ঝুঁকি পর্যালোচনা করতে নিয়মিত স্লট বুকিং সাহায্য করতে পারেন। আপনি আপনার দলের মিটিং অংশ হিসাবে এটি অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন। দলের সাথে আপনার ঝুঁকিগুলি পর্যালোচনা করার অভ্যাস করুন, যেগুলি কোনও হুমকি নয় এবং যেগুলি আপনি সঙ্কুচিত করতে চান তার জন্য পরিকল্পনাগুলি বন্ধ করুন।

ট্র্যাকিং সময়

প্রকল্প পরিচালকগণ প্রকল্প সময় ব্যবস্থাপনা সম্পর্কে অনেক কিছু জানেন, তবে এটি নির্ধারণ এবং পরিকল্পনার ডোমেনে থাকে। আমরা যে বিষয়ে কথা বলছি তা হল আরো নিয়মিত, দৈনিক ভিত্তিতে সময় ট্র্যাকিং। আমরা টাইমশীট সম্পর্কে কথা বলছি।

প্রকল্প দলগুলি প্রায়ই টাইমশীটগুলি ব্যবহার করতে আগ্রহী না হয় যদি তারা এভাবে আগে না ঘটে। অনেক প্রকল্প ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার সরঞ্জাম পণ্য মধ্যে অন্তর্নিহিত ট্র্যাকিং সময় আছে। এটি একটি দলের হিসাবে সময় ট্র্যাকিং স্যুইচ পরিচয় করানো সহজ করতে পারে।

আপনি আপনার দলের সময় (যা সুপারিশ করা হয়) ট্র্যাক করা হোক না কেন তা আপনার জানা উচিত যে আপনার নিজস্ব সময় কোনও দিন কোথায় চলে। আপনি আপনার সময় ব্যয় কিভাবে একটি নোট রাখা একটি অভ্যাস করা উচিত। এটি আপনাকে শীর্ষ অগ্রাধিকার প্রকল্প কার্যগুলিতে সময় কাটানোর সময় বুঝতে সাহায্য করবে। আপনি হয়তো ভাবছেন যে আপনি, কিন্তু আপনি? টাইমসেটস বা কিছু ফর্মের সময় রেকর্ডিং সাহায্য করবে, এমনকি যদি এটি একটি নোটপ্যাডে কেবলমাত্র একটি ঘনঘন লগ থাকে।

ব্যবসা পরিবর্তন প্রদান

অবশেষে, অভ্যাস যা প্রকল্পের পরিচালকদের সবচেয়ে সফল করে তোলে তাদের প্রকল্প ফলাফলগুলিকে ব্যবসায়িক ফলাফলগুলিতে সমান করার ক্ষমতা। ব্যবহারকারীরা আপনার পণ্য বা সফটওয়্যারটি ব্যবহার করে না, তবে তাড়াতাড়ি শেষ হয়ে যায় অথবা গ্রাহকরা আপনার মতো অবাক হচ্ছেন না তবে আপনার প্রকল্পটি সময়ের অপচয় হয়েছে।

সর্বাধিক সফল প্রকল্প দলগুলি নিশ্চিত করে যে তারা কী লক্ষ্য করে যে তারা কোন ব্যবসার ফলাফল লক্ষ্য করছে। তারা একটি টেকসই ফ্যাশন যে ব্যবসায়িক পরিবর্তন বিতরণ করে একটি সমাধান নির্মাণ। প্রকল্পের শেষ হওয়ার পরে তারা কী সরবরাহ করে তা পুরোপুরি ব্যবহৃত হয় এবং গ্রাহকের দ্বারা পুরোপুরি গৃহীত হয়। এটি সাফল্যের কারণ এটি শুরু থেকে সফল হতে নির্মিত হয়েছে।

ব্যবসায়িক উদ্দেশ্যগুলি বোঝার যে কোনও প্রকল্পের পরিচালককে গ্রাহক এবং স্টেকহোল্ডারদের উপর প্রভাব ফেলতে চায় এমন একটি মূল মানদণ্ড। আপনি যদি কিছু মান বিতরণ করেন তা দেখিয়ে দিতে পারেন তবে আপনার কাছে যে প্রভাব রয়েছে এবং আপনি যে কোম্পানির কাছে যাচ্ছেন তার মূল্য প্রদর্শন করা সহজ।

আপনার স্টেকহোল্ডারদের কোন ব্যবসায়িক মূল্য তারা প্রত্যাশা করছে এবং আপনার প্রকল্পটি তাদের জন্য কী সরবরাহ করা হচ্ছে তা কীভাবে ব্যবহার করতে চান তা তাদের অভ্যাস করার অভ্যাস করুন। তারা কিভাবে সফলভাবে সংজ্ঞায়িত করে তাদের সাথে কথা বলুন। আপনি প্রতিটি প্রকল্পের শুরুতে একটি পুনরাবৃত্তি প্রক্রিয়ার মধ্যে এই নির্মাণ করতে পারেন।