কাজের প্রকল্প পরিবর্তন পরিবর্তন

প্রকল্প পরিচালকদের পরিকল্পনা তৈরির সময় এবং দলের উদ্দেশ্যগুলি অনেক সময় ব্যয় করে। স্পনসর, স্টেকহোল্ডার এবং দলগুলি তখন কাজের সুযোগ এবং রোলআউট প্রক্রিয়ার পরিবর্তনে অনেক সময় ব্যয় করে। জায়গাটিতে একটি পরিষ্কার, সহজ পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া এবং বৃহত্তর ছবির উপর স্থির চোখ থাকা সত্ত্বেও, কিছু বিবরণ স্থানান্তরিত হওয়ার পাশাপাশি প্রকল্পটি এগিয়ে চলার দিকে এগিয়ে যাওয়ার এবং আপনাকে আপনার শীতল থাকার অনুমতি দেওয়ার পক্ষে দীর্ঘ পথ ধরে।

যে পরিবর্তন গ্রহণ করে

পরিবর্তন প্রকল্প ব্যবস্থাপনা জীবনযাত্রার virtually প্রতি বিন্দু ঘটতে। পরিবর্তনগুলি অনিবার্য - প্রকৃতপক্ষে, প্রায়শই উপকারী - স্বীকার করে নেওয়া যে প্রক্রিয়াগুলির অংশগুলি সেরা প্রকল্প পরিচালকদের পরিকল্পনা এবং মৃত্যুদন্ডে আরও চকচকে পন্থা গ্রহণ করতে দেয়। পরিবর্তনগুলি কার্যকরভাবে কার্যকর হওয়ার সাথে সাথে কৌশলগুলি কার্যকর করার মাধ্যমে এটি সর্বদাই নিয়মিত পরিবর্তনের দিকনির্দেশের দিকেও নজর রাখতে পারে এমন সমস্ত ক্ষেত্রেই পুরস্কারের প্রত্যেকটি নজর রাখতে দ্রুততম উপায়।

একটি সংজ্ঞায়িত, কাঠামোগত পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া আপনার সঞ্চালন প্লেবুক; আপনার কৌশল 'বাইবেল'। এটি সংজ্ঞায়িত করবে, আপনার জন্য, কিভাবে পরামর্শের নেতা হিসাবে প্রতিক্রিয়া জানাতে হবে - এমনকি দাবিগুলিও - উন্নয়ন প্রক্রিয়ার পরিবর্তনের জন্য। এটি আপনাকে সব পক্ষের চূড়ান্ত লক্ষ্য অর্জনের দিকে, চিত্তাকর্ষকভাবে এবং আশ্বাস দিয়ে, কখনও কখনও বিতর্কিত সহযোগী ল্যান্ডস্কেপগুলি নেভিগেট করতে সহায়তা করবে।

পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া

পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া এই রকম দেখাচ্ছে:

• প্রকল্পের প্রক্রিয়া পরিবর্তন জন্য অনুরোধ / চাহিদা প্রাপ্তি
• প্রকল্প বাজেট সম্পর্কে ফোকাসের সাথে পরিবর্তন অনুরোধ / চাহিদা মূল্যায়ন:
• উপকরণ
• কোন প্রাসঙ্গিক পারমিট প্রয়োজনীয়তা
• মানুষ ঘন্টা
• সময় হারিয়ে / অর্জন
• অনুরোধ (গুলি) সম্পর্কিত আপেক্ষিক অগ্রসর হওয়ার জন্য আপনার শেয়ারহোল্ডারদের প্রকল্প প্রস্তুত / উপস্থাপন করুন এবং আপনার সুপারিশগুলি যোগাযোগ করুন
• শেয়ারহোল্ডার সিদ্ধান্ত অনুমোদন বা এগিয়ে যাওয়ার প্রত্যাখ্যান পান

এর পালা প্রতিটি ধাপে তাকান:

প্রজেক্টে পরিবর্তন করার জন্য অনুরোধ / চাহিদা গ্রহন করুন

আপনি প্রকল্পটিকে বিভিন্ন পদ্ধতিতে পরিবর্তন করার জন্য একটি অনুরোধ পাবেন: সন্ধ্যায় আপনি অফিস থেকে বেরিয়ে আসার সময় একটি মিটিংয়ে, ইমেলের মাধ্যমে, ফোনে, ক্যরিডারে।আদর্শভাবে, আপনি একটি পরিবর্তনের অনুরোধ ফর্ম সম্পর্কে তথ্য পাবেন, তবে আপনাকে অবশ্যই জানাতে হবে যে বাস্তব জীবনে অনেক গুরুত্বপূর্ণ স্টেকহোল্ডার মনে করেন যে এই ধরনের কাগজপত্র সম্পূর্ণ করা প্রকল্প পরিচালক এর কাজ - এবং আপনার সংস্থায় এটি হতে পারে।

প্রকল্পের পরিবর্তন অনুরোধের টেমপ্লেটটি (এক মিনিটের বেশি এটি) সঠিকভাবে এবং সংক্ষিপ্তভাবে অনুরোধের সমস্ত বিবরণ ক্যাপচার করা উচিত, তবে আনুষ্ঠানিকভাবে তারা আপনার কাছে পৌঁছে। একবার আপনি সমস্ত বিশদ সঠিকভাবে রেকর্ড করা অনুভব করলে, যাচাইয়ের জন্য ইনিশিয়েটারের আগের ফর্মটি চালান যা সমস্ত পয়েন্ট সম্পূর্ণরূপে সম্বোধন করা হয়েছে।

পরিবর্তন কাজ আউট সম্পর্কে হতে পারে মনে রাখবেন। সর্বদা অনুমান করবেন না যে পরিবর্তনগুলি কাজে লাগানোর সাথে সম্পর্কিত হতে চলেছে। আপনি যদি প্রকল্পের সুযোগ বাড়াচ্ছেন বা না হোন তবে প্রক্রিয়াটি একই রকম।

পরিবর্তন মূল্যায়ন বহন

বিস্তারিত পরিবর্তন অনুরোধ তাকান। আপনি উপর প্রভাব মূল্যায়ন করা হবে:

• তফসিল
• নথিপত্র
• কাজ শেষ এবং কাজ এখনও সম্পন্ন
• বাজেট
• মান ব্যবস্থা
• ব্যাপ্তি
• রিসোর্স প্রাপ্যতা

উদাহরণস্বরূপ, একটি সফ্টওয়্যার পরিবর্তন আনুমানিক 5 দিন হতে পারে। এটি কেবলমাত্র 5 দিনের সময়সূচী যোগ করবে না কারণ এটি অন্য একটি কাজকে ধাক্কা দেবে এবং একটি নির্দিষ্ট সময়সীমার মধ্যে স্থানান্তরিত হবে যেখানে মূল উত্সটি ছুটিতে থাকবে। যে টাস্ক সরানো প্রয়োজন হবে, তাই সামগ্রিক এই পরিবর্তন সময়সূচী 8 দিন যোগ হবে। এটি 5kk খরচ করতে হবে এবং অতিরিক্ত 8 দিন সরবরাহকারী চুক্তির সাথে আমাদেরকে অন্য মাসে ধাক্কা দেয়, তাই সেখানেও বিবেচনা করার খরচ রয়েছে। গুণ একই থাকে কিন্তু সুযোগ পরিবর্তন নতুন পরিবর্তন অন্তর্ভুক্ত করা।

সমস্ত প্রাসঙ্গিক ডকুমেন্টেশন প্রকল্প পরিকল্পনা এবং প্রশিক্ষণ ম্যানুয়াল সহ ইতিমধ্যে আপডেট করা প্রয়োজন, যা ইতিমধ্যে শুরু করা হয়েছে।

তাই বড় ছবিতে, একটি সহজ 5-দিনের পরিবর্তন প্রভাবশালী প্রভাব আছে। বাস্তবিকরণ সিদ্ধান্ত গ্রহণ করার আগে সমস্ত প্রাসঙ্গিক বিষয়গুলি বিবেচনা করা গুরুত্বপূর্ণ, কারণ পূর্ণ ছবিটি ফলাফল পরিবর্তন করতে পারে।

প্রস্তুত এবং বর্তমান সুপারিশ

অনুরোধকৃত পরিবর্তনের বা পরিবর্তনগুলির সম্পূর্ণ প্রভাব সম্পর্কে একটি বোঝার সাথে সশস্ত্র, শিফটটির কার্যকারিতা সম্পর্কে আপনার সুপারিশগুলি উপস্থাপন করুন।

কিছু ক্ষেত্রে, পরিবর্তনগুলি বাস্তবায়িত হবে না কারণ অনুভূত বেনিফিট খরচ থেকে কম হবে। অন্য ক্ষেত্রে, অতিরিক্ত কাজ করার খরচ অফসেট যথেষ্ট পরিমাণে সুবিধা পাওয়া যেতে পারে। অন্য ক্ষেত্রে, এখনও, পরিবর্তনগুলি অনিবার্য এবং আপনার নিয়ন্ত্রণের বাইরে, নেতিবাচক প্রভাব নির্বিশেষে, নিয়ন্ত্রক বা সম্মতি সম্পর্কিত বিষয়গুলির ফলে, বা সাংগঠনিক পুনর্গঠনের অভ্যন্তরীণ বিষয়গুলি প্রমান করবে।

সিদ্ধান্ত

আপনার অনুমোদন সীমাতে যে ছোট পরিবর্তনগুলি ঘটে, তার জন্য পরিবর্তনগুলি স্বীকার বা প্রত্যাখ্যান করার সিদ্ধান্তটি আপনার সাথে থাকে (টিম থেকে সঠিক ইনপুট সহ)। বড় কিছু প্রকল্প পৃষ্ঠপোষক বা প্রকল্প বোর্ড দ্বারা অনুমোদিত করা উচিত। কোনও প্রজেক্টের প্রারম্ভে কোন বিভাগের অধীনে সাধারণত যা স্পষ্টভাবে বানানো হয় তার শর্তাবলী।

ফলাফল নির্বিশেষে, অবগত প্রক্রিয়া সবাই জড়িত রাখা গুরুত্বপূর্ণ। উন্নয়নের যেকোনো সময়ে বিচ্ছিন্ন দলীয় সদস্যদের পুরো প্রকল্পটির অখণ্ডতা এবং ভবিষ্যতের সহযোগিতার পাশাপাশি ব্যয় হতে পারে।

ব্যবস্থাপনা সরঞ্জাম পরিবর্তন করুন

এই প্রক্রিয়াটি আরও সহজতর এবং আরো সুসংগঠিত করার জন্য অনেকগুলি পরিবর্তনের ব্যবস্থাপনা সরঞ্জামগুলি উন্নত করা হয়েছে। প্রতি পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা টুলবক্স কেন্দ্রীয় হতে হবে:

• প্রকল্প সুযোগ পরিবর্তন বাড়াতে সঠিক পদক্ষেপের মাধ্যমে স্টেকহোল্ডার হাঁটা একটি চেকলিস্ট বা প্রক্রিয়া মানচিত্র
• একটি টেমপ্লেট পরিবর্তন অনুরোধ ফর্ম (বিঃদ্রঃ: যদি আপনার প্রকল্প স্বয়ংক্রিয় ওয়ার্কফ্লো থেকে অনলাইনে কাজ করে তবে এটি আপনার দস্তাবেজের তালিকায় অন্তর্ভুক্ত হওয়া একটি দুর্দান্ত ধারণা।)

একটি প্রকল্প পরিবর্তন অনুরোধ ফর্ম বিকাশ

প্রকল্প পরিবর্তন অনুরোধ ফর্ম অন্তর্ভুক্ত করা উচিত:

• পরিবর্তনের অনুরোধকারী ব্যক্তির নাম ('অনুরোধকারী')।
• একটি পরিবর্তিত নম্বরের মতো একটি অনন্য সনাক্তকারী (আপনি নিজের পরে এটি যুক্ত করতে পারেন কারণ এটি প্রত্যাশা করা যে কোনও ব্যক্তি অনুরোধ উত্থাপন করে এবং ফর্মটি ব্যবহার করে এখানে কী প্রবেশ করতে হবে তা জানবে)।
• প্রস্তাবিত পরিবর্তন একটি বিবরণ, যতটা সম্ভব বিস্তারিত সঙ্গে।
• পরিবর্তন বিভাগ। আদর্শভাবে, অনুরোধকারীরা এই প্রিপোলেটেড এই বিভাগ থেকে চয়ন করতে সক্ষম হওয়া উচিত তাই তারা শুধুমাত্র বাক্সে টিক চিহ্ন দিতে হবে। পরিবর্তন অনুরোধটি নিয়ন্ত্রন বা অভ্যন্তরীণ সম্মতির সাথে সম্পর্কিত কিনা তা নোট করার জন্য এটি একটি ভাল জায়গা - যদি এটি (প্রকৃতপক্ষে) হয় তবে আপনি অনেক পরিকল্পনা এবং মূল্যায়ন পদক্ষেপগুলি উপেক্ষা করতে পারেন এবং কেবল এটির সাথে এগিয়ে যেতে পারেন।
• পরিবর্তনের 'কেন'। এটা বাস্তবায়ন করার জন্য সমর্থন কি? কেন অনুরোধকারী এটা চান?
• প্রকল্প, সময়, খরচ, গুণ, সুযোগ সহ প্রকল্পের বিভিন্ন উপাদান প্রস্তাবিত পরিবর্তন সম্ভাব্য প্রভাব। অনুরোধকারীর সমস্ত বিশদ থাকতে পারে না যাতে পরিবর্তনের মূল্যায়ন পদক্ষেপের মাধ্যমে এই খালিগুলি পূরণ করতে আপনার সহায়তার প্রয়োজন হতে পারে। আপনি এই মুহুর্তে খুঁজছেন ন্যূনতম জন্য বিদ্যমান প্রকল্প পরামিতি বৃদ্ধি, হ্রাস বা পরিবর্তন হতে পারে কিনা তা ব্যাখ্যা করার জন্য হয়।

পরিবর্তনের জন্য অনুরোধের ফর্মটি পূরণ করার জন্য বিস্তারিত ফর্মগুলি স্থানটির সাথে বৃত্তাকার করা উচিত। একটি টেমপ্লেট জন্য স্থান অন্তর্ভুক্ত করা উচিত:

• পরিবর্তন সিদ্ধান্ত: গ্রহণ, প্রত্যাখ্যান বা Defer
• সিদ্ধান্তটি (বা গোষ্ঠী) সিদ্ধান্ত নেওয়ার তারিখ এবং সিদ্ধান্তের যে কোনও অতিরিক্ত মন্তব্য করা ব্যক্তির নাম।

পরিবর্তন এবং প্রকল্প সুযোগ ব্যবস্থাপনা

প্রকল্প সুযোগ ব্যবস্থাপনাটি এমন একটি প্রক্রিয়া যা একটি প্রকল্প সফলভাবে কার্যকর করতে এবং কী না তা সম্পর্কিত পার্থক্যগুলি ফিল্টার করে এবং সংশোধন করে। যখন প্রকল্প পরিবর্তন অনুরোধগুলি গৃহীত হয়, তখন সামগ্রিকভাবে প্রকল্পগুলি কীভাবে প্রভাবিত হতে পারে তা বিবেচনা করা দরকার। আপনার পরিবর্তন ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়া আপনাকে পরিমার্জন করতে এবং প্রসঙ্গে সংজ্ঞায়িত করতে সহায়তা করে, কেন একটি পরিবর্তন বাস্তব বা প্রয়োজনীয় নয়।

প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট প্রোজেক্ট বডি অফ প্রজেক্টের একটি গাইড (পিএমবিকে গাইড) - পঞ্চম সংস্করণটির কভারেজ প্রকল্প পরিবর্তনের ব্যবস্থাপনা উল্লেখযোগ্য কারণ এটি আপনার বিবেচনার মতো স্বজ্ঞাত নয়। "PMBOK গাইড" প্রকল্পের সুযোগ ব্যবস্থাপনা বিভাগে 'নিয়ন্ত্রণ সুযোগ' নামে একটি প্রক্রিয়া রূপে চমৎকার স্টার্টার নির্দেশিকা অন্তর্ভুক্ত। যাইহোক, প্রকল্পের পরিবর্তন পরিবর্তন প্রক্রিয়াটি আরো সমন্বিত ভাবে পরিচালনা করা দরকার এবং এটি পাঠ্যতে প্রতিফলিত হয়। "PMBOK গাইড" ব্যবহারকারীদের পারফরম্যান্স ইন্টিগ্রেটেড চেঞ্জ কন্ট্রোল প্রক্রিয়াটিও উল্লেখ করা উচিত কারণ এটি বৃহত্তর আড়াআড়িে কীভাবে একসাথে লিঙ্কযুক্ত করে তা পরিষ্কারভাবে সেট করে।

একটি পিএমপি হওয়ার উদ্দেশ্যে, "PMBOK গাইড" কীভাবে পরিবর্তন পরিচালনার আওতায় পড়ে তা বোঝা গুরুত্বপূর্ণ, কারণ এটি আপনার পরীক্ষার অংশ হবে। তবে মনে রাখবেন যে আপনি যে প্রকল্পগুলির পরিবর্তনগুলি বাস্তবায়নের জন্য ব্যবহার করবেন তা সংহত করা, অনুসরণ করা সহজ এবং ব্যবহারিক।

পরিবর্তন প্রক্রিয়া মাধ্যমে আপনার টিম নেতৃস্থানীয়

প্রকল্পের দলটি কোনও প্রকল্পের সাফল্যের জন্য সমালোচনামূলক, তাই প্রক্রিয়াটিতে পরিচালনার সময় এটি তাদের সক্রিয়ভাবে জড়িত থাকার জন্য সহায়তা করে।

এখানে 5 টি উপায় রয়েছে যা আপনি আপনার টিমকে প্রকল্প পরিবর্তন পরিচালনার প্রক্রিয়াগুলির সাথে দ্রুত শর্তে আসতে সহায়তা করতে পারেন:

1. পরিবর্তন সম্পর্কে খোলা। আপনার দলের যে প্রকল্পের পরিবর্তন আশা করা যাক।

2. প্রক্রিয়া সম্পর্কে খোলা। এখানে আলোচনা পরিবর্তন প্রক্রিয়া প্রতিটি স্বাভাবিকভাবেই আসে না। বেশিরভাগ দলের সদস্য তাদের জানাবেন না যতক্ষণ না তাদের পরামর্শ দেওয়া হয়েছে। তাদের সাথে প্রক্রিয়ার মধ্য দিয়ে একটি ব্রিফিং সেট আপ করুন, এবং প্রতিটি তার মৃত্যুদন্ড কার্যকর তার ভূমিকা জানতে দিন।

3. এটা সহজ করুন। প্রকল্প পরিবর্তন প্রায়ই, নিয়ন্ত্রিত বিশৃঙ্খলার উপর, প্রায়ই হয়। সফলভাবে নেভিগেট করার জন্য আপনি যে পদক্ষেপগুলি গ্রহণ করেন তা প্রকল্প পরিচালক হিসাবে আপনার মেটালটিকে সংজ্ঞায়িত করে। আপনার দল পরিবর্তনগুলি খুঁজে বের করতে পারে - বিশেষ করে বড় ব্যক্তিরা বা সিদ্ধান্তগুলি বিপরীত সিদ্ধান্তগুলি স্থায়ীভাবে দীর্ঘস্থায়ী এবং দীর্ঘস্থায়ী বিবেচনার জন্য দীর্ঘস্থায়ী বিবেচনা করা। সময়সূচী ভুল, বাজেট ভিন্ন হতে পারে, প্রয়োজনীয়তা অবশ্যই ভিন্ন।

আপনার দল নির্দেশিকা এবং স্থিতিশীলতার জন্য আপনাকে দেখায়। তাদের জন্য যতটা সম্ভব সহজ প্রক্রিয়া।

4. সাহায্য করতে থাকুন। কাজ করার একটি নতুন উপায় সফলভাবে সংহত করার সময় লাগে। যদি আপনি পূর্বে কোনও আনুষ্ঠানিকভাবে (অথবা সব সময়ে) প্রকল্প পরিবর্তন পরিচালনা করেননি তবে আনুষ্ঠানিক প্রক্রিয়াতে পরিবর্তন করুন "আমরা এখানে যা কিছু করি তা হয়ে উঠতে" সময় নিতে পারে। দলকে জানাতে হবে যে আপনি যদি তাদের আগে কিছু চালানোর প্রয়োজন হয় তবে তাদের সাহায্য করার জন্য আপনি সেখানে আছেন।

5. না বলতে ভয় পাবেন না। সব পরিবর্তন বুদ্ধিমান প্রস্তাব হয় না। আপনার টিমকে জানাতে হবে যে, যদি তারা দৃঢ়ভাবে মনে করে যে এই মুহুর্তে প্রকল্পটির জন্য সঠিক জিনিস না থাকায় আপনি পরিবর্তন অনুরোধকারীর সাথে তাদের কথোপকথনে দাঁড়িয়ে থাকবেন।

কোনও প্রকল্পের পুরোপুরি অপসারিত হওয়ার উপায়গুলির মধ্যে কার্যকরভাবে পরিবর্তন পরিচালনা করতে ব্যর্থ, তাই দেখুন। সঠিক তথ্য এবং প্রক্রিয়াগুলির সাথে সশস্ত্র, প্রকল্পগুলির পরিবর্তনগুলি জড়িত সকলের জন্য নিয়ন্ত্রিত, স্মার্ট এবং উপকারী পদ্ধতিতে মোকাবিলা করা যেতে পারে।