প্রকল্প পরিচালনায় স্টেকহোল্ডার ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনা

প্রকল্প পরিচালনায়, স্টেকহোল্ডার ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনা একটি আনুষ্ঠানিক দলিল যা প্রকল্পে অংশীদারদের সাথে জড়িত থাকবে। একটি স্টেকহোল্ডার হ'ল এমন ব্যক্তি বা গোষ্ঠী যার প্রকল্পটিতে ন্যস্ত আগ্রহ আছে। কখন এবং কিভাবে স্টেকহোল্ডার জড়িত হবে তা নিয়ে চিন্তা করে, একটি প্রকল্প দল প্রকল্পে স্টেকহোল্ডারদের ইতিবাচক প্রভাবকে সর্বাধিক করতে পারে।

স্টেকহোল্ডারদের কি কি?

Stakeholders প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক হতে পারে। অভ্যন্তরীণ স্টেকহোল্ডারদের উদাহরণগুলিতে অ্যাকাউন্টিং এবং তথ্য প্রযুক্তির মতো নির্বাহী ও ব্যবসা ইউনিট অন্তর্ভুক্ত।ব্যবসায় ইউনিট সাধারণত প্রকল্প দলের প্রতিনিধি আছে। বহিরাগত স্টেকহোল্ডাররা সুদ গ্রুপ, ব্যবসা, এবং নাগরিক সংস্থা হতে পারে। এটি প্রকল্প দলটিতে বহিরাগত স্টেকহোল্ডারদের প্রতিনিধিত্ব করা বিরল। নিয়ন্ত্রক কর্তৃপক্ষের সংস্থার জন্য, যে শিল্পগুলি তারা নিয়ন্ত্রন করে তা সাধারণত কোনও প্রকল্পের জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বহিরাগত অংশীদার গোষ্ঠী।

যদি কোনও স্টেকহোল্ডারের প্রকল্প টিমের দ্বারা চিহ্নিত করা হয়, সেক্ষেত্রে অংশীদারকে স্টেকহোল্ডার পরিচালনার পরিকল্পনাটি বিবেচনা করা উচিত।

প্রতিটি স্টেকহোল্ডার গ্রুপকে প্রতিনিধিত্বকারী সদস্যদের অন্তর্ভুক্ত করার জন্য একটি প্রকল্প দলটির জন্য এটি অবাস্তব। অনেক ক্ষেত্রে, এটা অসম্ভব। যাইহোক, প্রকল্প দল সফল হওয়ার জন্য স্টেকহোল্ডারদের কাছ থেকে ইনপুট এবং ক্রয়-ইন প্রয়োজন। উদাহরণস্বরূপ, একটি সরকারী সংস্থা সম্পূর্ণভাবে ব্যবহৃত সর্বাধিক ব্যবহৃত মালিকানা সফ্টওয়্যার প্রোগ্রাম আধুনিকীকরণ এবং আধুনিকীকরণ করতে চায়। প্রতিষ্ঠানের প্রায় সবাই প্রায়শই প্রোগ্রাম ব্যবহার করে। প্রতিটি ধরনের ব্যবহারকারী সরাসরি প্রকল্প টিমের প্রতিনিধিত্ব করতে পারে না, তাই দলটি স্টেকহোল্ডারদের কাছ থেকে ইনপুট সংগ্রহের উপায়গুলি তৈরি করে এবং প্রকল্পটির স্থিতি সম্পর্কে স্টেকহোল্ডারদের অবহিত করার উপায়গুলি নির্ধারণ করে।

ইনপুট এবং যোগাযোগ কৌশল সংগ্রহের এই পদ্ধতিগুলি স্টেকহোল্ডার ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনা নথিভুক্ত করা হয়।

স্টেকহোল্ডার বনাম যোগাযোগ পরিকল্পনা

একটি প্রকল্পের স্টেকহোল্ডার ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনা এবং যোগাযোগ পরিকল্পনা মধ্যে একটি রক্তাক্ত পরিমাণ উল্লেখযোগ্য পরিমাণ হতে পারে। তাদের ফাংশন খুব অনুরূপ। একটি স্টেকহোল্ডার ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনা বিস্তৃত যে এটি প্রকল্প এবং আউটলাইন আউটপুট ইনপুট সহজতর। একটি স্টেকহোল্ডার ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনা সংকীর্ণ কারণ এটি শুধুমাত্র স্বার্থযুক্ত স্বার্থের সাথে তাদের সাথে যোগাযোগ করে, যেখানে একটি যোগাযোগ পরিকল্পনা বৃহত্তর শ্রোতাদের অন্তর্ভুক্ত করতে পারে।

বিবর্তন

স্টেকহোল্ডার ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনা সাধারণত প্রকল্প পরিচালক দ্বারা রাখা হয়। একটি প্রকল্প অগ্রগতি হিসাবে, প্রকল্প ব্যবস্থাপক স্টেকহোল্ডার ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনা পর্যালোচনা করে এবং পর্যায়ক্রমে আপডেট বিবেচনা করার জন্য পর্যায়ক্রমে প্রকল্প দল এনেছে। পরিকল্পনাটি পর্যায়ক্রমে এটির সময়সীমাটির মধ্যবর্তী সময়ে একটি প্রকল্প খুব ভিন্ন হতে পারে, তাই পরিস্থিতিগুলি যদি প্রয়োজন হয় তবে প্রকল্পটির নির্দেশিকাগুলি পরিবর্তিত হয় তা নিশ্চিত করা গুরুত্বপূর্ণ।

উদাহরণ

প্রকল্পটির মাধ্যমে স্টেকহোল্ডার ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনা কীভাবে পরিবর্তন করতে পারে তার একটি উদাহরণ এখানে দেওয়া হল। একটি রাষ্ট্র সংস্থা একটি প্রণয়ন প্রকল্পে embarks। এটি শুরু হওয়ার সাথে সাথে, প্রকল্প পৃষ্ঠপোষক এবং প্রকল্প পরিচালক স্টেকহোল্ডারদের একটি তালিকা সহ স্টেকহোল্ডার ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনাটি অন্তর্ভুক্ত করতে আসে। প্রকল্প দলের প্রথম কাজ পরিকল্পনা আউট মাংস করা হয়। কয়েক মাস পর, প্রকল্পের একটি প্রকল্প সদস্য প্রকল্পটির শুরুতে কোনও ভাবেন না এমন স্টেকহোল্ডারকে চিহ্নিত করে। প্রকল্প ব্যবস্থাপক নতুন স্টেকহোল্ডারকে প্ল্যানে যোগ করে এবং নতুন স্টেকহোল্ডারকে কীভাবে জড়িত তা নিয়ে আলোচনা করার জন্য একটি প্রকল্প দলের সভা আহ্বান করে।

একবার দলটি সিদ্ধান্ত নেবে কি করে, প্রকল্প পরিচালক প্রকল্প স্পনসরকে অবহিত করবে।

স্টেকহোল্ডার ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনা একটি জীবন্ত নথি। প্রকল্পের পরিবর্তন হিসাবে প্রকল্পটির চাহিদা পূরণের জন্য স্টেকহোল্ডার ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনাটি তার সাথে পরিবর্তন করতে পারে। একটি নিখুঁত স্টেকহোল্ডার ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনা দিয়ে, একটি প্রকল্প দল যথাযথভাবে স্টেকহোল্ডারদের কাছ থেকে ইনপুট এবং প্রতিক্রিয়া সংগ্রহ করতে পারে এবং সেই স্টেকহোল্ডারদের অবগত রাখতে পারে।