কিভাবে একটি প্রকল্প ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনা লিখুন

একটি প্রকল্প ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনা একটি দলিল যা দলটি প্রকল্পে কীভাবে কাজ করবে তা নির্ধারণ করে। এটি প্রকল্প জীবনযাত্রার বর্ণনা করে এবং কীভাবে কাজটি কার্যকর, নজরদারি, নিয়ন্ত্রিত এবং তারপর আনুষ্ঠানিকভাবে বন্ধ করা হবে তা কভার করে।

প্রকল্প পরিচালন পরিকল্পনাটি আসলে সমস্ত উপ-পরিকল্পনাগুলির জন্য একটি জেনেরিক শব্দ যা আপনি প্রকল্পের জন্য উত্পাদন করতে পারবেন। আমরা এই পরিকল্পনাগুলির মধ্যে আচ্ছাদিত সবকিছু হিসাবে প্রকল্প পরিচালনার পরিকল্পনা সংজ্ঞায়িত করতে পারি:

• প্রয়োজনীয়তা ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনা
• সুযোগ ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনা
• সময়সূচী ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনা
• কোয়ালিটি ম্যানেজমেন্ট পরিকল্পনা, যদি আপনি একটি আছে
• খরচ ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনা
• ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনা (যা আপনার ঝুঁকি লগ উল্লেখ করা উচিত)
• ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনা পরিবর্তন করুন
• প্রকিউরমেন্ট ম্যানেজমেন্ট প্ল্যান, যদি আপনার প্রকল্পটির জন্য প্রয়োজন হয়
• কনফিগারেশন ম্যানেজমেন্ট প্ল্যান, আবার, শুধুমাত্র যদি আপনি লিখতে চান তবে: আপনার প্রোজেক্টের জন্য এটি প্রয়োজনীয় নয়
• মানব সম্পদ ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনা

প্রকল্প পরিচালনার পরিকল্পনাটিতে প্রকল্পটির বেসলাইনগুলির বিশেষত সুযোগ এবং সময়সূচীর জন্য গুরুত্বপূর্ণ তথ্য রয়েছে। এটি আপনাকে বালিতে একটি লাইন দেয় যা আপনি আবার উল্লেখ করতে পারেন যাতে আপনি অবশেষে প্রকল্পটি বন্ধ করার সময় কী পরিবর্তন করেছেন তা সহজেই দেখতে পারেন এবং প্রকৃত কর্মক্ষমতার সাথে পরিকল্পিত তুলনা করতে পারেন।

বলে যে, প্রকল্প পরিচালনার পরিকল্পনাটি নিজের দস্তাবেজে একটি নথি হিসাবে বিদ্যমান। এখানে কী অন্তর্ভুক্ত করা যায় এবং সেগুলি কীভাবে অন্য বিভাগগুলিতে উল্লেখ করা যায়।

প্রকল্প ব্যবস্থাপনা পরিকল্পনা ডকুমেন্ট লেখা

প্রকল্পের নাম এবং তারিখের সাথে আপনার নথি শুরু করুন। স্ক্র্যাচ থেকে শুরু করতে হলে আপনার প্রোজেক্ট ম্যানেজমেন্ট অফিস থেকে একটি টেমপ্লেট ব্যবহার করুন।

তারপর এই বিভাগ অন্তর্ভুক্ত করুন:

থ্রেশহোল্ড এবং Baselines: প্রকল্পটির সময়সূচী, সুযোগ, খরচ এবং মানের এলাকার জন্য বেসলাইনগুলি কীভাবে পরিচালিত হবে তা বানান করুন। পরিকল্পিত গ্রহনযোগ্য বৈকল্পিক কী হবে তা নির্ধারণ করুন (উদাহরণস্বরূপ, +/- 10 শতাংশ) এবং যদি মনে হয় যে এটিগুলি লঙ্ঘন করা হবে তবে আপনি কী করবেন। আপনি ইতিমধ্যে আপনার প্রকল্প চার্টারে এই নথিভুক্ত হতে পারে।

শাসন: আপনি প্রকল্প পরিচালনা জীবনযাত্রা মাধ্যমে যেতে হিসাবে প্রকল্প রিভিউ, পিয়ার রিভিউ এবং অন্যান্য শাসন ব্যবস্থা আপনি কি প্রয়োগ করা হবে তা নির্ধারণ করুন। সর্বনিম্ন হিসাবে, আপনি প্রতিটি ফেজ শেষে আনুষ্ঠানিক সাইন অফ অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। এটি প্রকল্প পৃষ্ঠপোষক ভূমিকা এক। আপনি যদি আপনার প্রোজেক্টের জন্য উপযুক্ত হন তবে আপনি যে মানের পর্যালোচনাগুলি ধরবেন সেগুলির বিশদ বিবরণও দিতে পারেন।

পদ্ধতি সিদ্ধান্ত: আপনার প্রকল্প পরিচালনা পদ্ধতির কোন বিটগুলি আপনি না করার সিদ্ধান্ত নিচ্ছেন তা নির্ধারণ করার জন্য এটি একটি ভাল জায়গা। উদাহরণস্বরূপ, আপনি এখানে একটি নোট ম্যানেজমেন্ট প্ল্যান করতে যাচ্ছেন না, কারণ আপনার প্রকল্পের জন্য কোনও সংস্থান নেই।

আর কিছু: এই শিরোনাম সীমাবদ্ধ না। প্রকল্পটির পরিকল্পনার সাথে সংশ্লিষ্ট অন্য কিছু অন্তর্ভুক্ত করুন যেমন কোম্পানির অন্যান্য প্রকল্পগুলির লিঙ্কগুলি, বাহ্যিক কারণগুলি যেগুলি আপনি যে কাউকে মনোনিবেশ করতে চান তা প্রভাবিত করতে পারে।

উপদেষ্টা পরিকল্পনা

আপনি যদি আপনার সমস্ত প্রকল্প নথি একত্রিত করেন তবে এটি একটি বিশাল প্রকল্প পরিচালনার পরিকল্পনা হবে। এই দস্তাবেজে লিঙ্কগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে (অথবা অন্তত একটি নথি কোথায় পাওয়া যাবে তা অন্তর্ভুক্ত করা) সেরা। তারপর যদি কেউ যেতে চায় এবং পড়তে চায় তবে তারা এটি খুঁজে পেতে পারে, আপনার প্রকল্প পরিচালনার পরিকল্পনা এত বেশি দীর্ঘ হয়ে যায় যে কেউ এটি দেখে না।

পাশাপাশি baselines লিঙ্ক করতে ভুলবেন না। প্রকল্পের সময়সূচি বেসলাইনের জন্য, আপনার প্ল্যানের একটি সংস্করণ সংরক্ষণ করুন এবং এতে লিঙ্ক করুন। খরচ বেসলাইনের জন্য, আজকের হিসাবে আপনার বাজেট পরিকল্পনার একটি সংস্করণ সংরক্ষণ করুন এবং এতে লিঙ্ক করুন। এই দস্তাবেজগুলি জীবন্ত নথিতে রয়েছে এবং প্রকল্প চলতে থাকলে পরিবর্তন হবে, তবে আপনি সেই মূল ফাইলগুলিকে রাখুন যাতে আপনি তাদের দিকে নজর রাখতে এবং তুলনা করতে পারেন।

অবশেষে, আপনার প্রকল্প পরিচালনার পরিকল্পনাটিতে সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ যোগ করুন যাতে আপনাকে এটি আপডেট করার প্রয়োজন হয় তবে আপনি সর্বশেষ কপিতে কাজ করছেন কিনা তা সহজেই দেখতে পারবেন।