প্রারম্ভিক জন্য বেসিক ম্যানেজমেন্ট দক্ষতা

ব্যবস্থাপনা দক্ষতা স্তর 1 পিরামিড মৌলিক দক্ষতা যে কোন শুরু ম্যানেজার মাস্টার করতে হবে দেখায়। এটি ব্যবস্থাপনা দক্ষতা পিরামিডের ভিত্তি যা একটি দক্ষতা অর্জনকারীর দক্ষতা অর্জনের দক্ষতা প্রদর্শন করে এবং কীভাবে এই পরিচালনার দক্ষতা একে অপরের উপর সফলতার দিকে পরিচালিত করে তা দেখায়।

বেসিক ম্যানেজমেন্ট দক্ষতা

একটি ব্যবস্থাপনা পেশা কোন সাফল্য আছে মাস্টার চার অবশ্যই মৌলিক ম্যানেজমেন্ট দক্ষতা আছে। এই চার মৌলিক দক্ষতা হয়পরিকল্পনা, সংগঠিত, সরাসরি, এবং নিয়ন্ত্রণ এবং নীচের বিস্তারিত আলাদাভাবে আলোচনা করা হয়।

পরিকল্পনা

পরিকল্পনা কোন ব্যবস্থাপনা টাস্ক প্রথম এবং সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ধাপ। এটি সবচেয়ে প্রায়ই উপেক্ষা বা ইচ্ছাকৃতভাবে এড়িয়ে যাওয়া ধাপে হয়। পরিকল্পনার পরিমাণ এবং প্রয়োজনের পরিমাণ টাস্ক থেকে টাস্ক পর্যন্ত পরিবর্তিত হবে, এই কাজটিকে বাদ দেওয়ার জন্য অন্ধ ভাগ্য ব্যতীত নিশ্চিত দুর্যোগকে আমন্ত্রণ জানাতে হবে। এটি আমাদের 6 পি পরিকল্পনার (অথবা আপনি কীভাবে গণনা করেন তার উপর নির্ভর করে 7 পি) এর অভিব্যক্তি দেয়।

যদিও বেশিরভাগ লোকেরা সাধারণ ব্যবসায় পরিকল্পনা নিয়ে পরিকল্পনাটি সংযুক্ত করে তবে পরিকল্পনাগুলির বিভিন্ন স্তরও রয়েছে:

• কৌশলগত পরিকল্পনা
• কৌশলগত পরিকল্পনা
• অপারেশন পরিকল্পনা

এবং পরিকল্পনা বিভিন্ন ধরনের আছে:

• দুর্যোগ পরিকল্পনা
• উত্তরাধিকার পরিকল্পনা
• সংকট পরিকল্পনা
• ক্ষতিপূরণ পরিকল্পনা

সংগঠিত করা

দলের সবচেয়ে কার্যকরী ও কার্যকরী পদ্ধতিতে টিমের কাজটি করার জন্য একজন পরিচালক অবশ্যই দল, কাজ এবং প্রকল্পগুলি সংগঠিত করতে সক্ষম হবেন। একজন প্রারম্ভিক ব্যবস্থাপক হিসাবে, আপনি একটি ছোট কাজ দল বা একটি প্রকল্প দল সংগঠিত হতে পারে। আপনি যখন একটি বিভাগ বা কোম্পানির নতুন বিভাগ সংগঠিত করতে চান তখন এই একই দক্ষতা আপনার ক্যারিয়ারে প্রয়োজন হবে।

স্পষ্টতই, কাজের পরিকল্পনা এবং সংগঠিত করার মধ্যে অনেকগুলি ওভারল্যাপ রয়েছে। যেখানে পরিকল্পনা করা দরকার তার উপর মনোযোগ কেন্দ্রীভূত করে, প্রতিষ্ঠানটি আরো কার্যক্ষম এবং কাজটি কীভাবে ভালভাবে সম্পন্ন করা যায় সে সম্পর্কে আরও বেশি মনোযোগী।

আপনি যখন কাজ সংগঠিত করেন, তখন আপনাকে এটি করতে হবে:

• প্রয়োজনীয় ভূমিকা নির্ধারণ করুন
• ভূমিকা কাজ বরাদ্দ
• ভূমিকা জন্য সেরা সম্পদ (মানুষ বা সরঞ্জাম) নির্ধারণ করুন
• সম্পদ প্রাপ্ত এবং ভূমিকা তাদের বরাদ্দ
• ভূমিকা সম্পদ এবং তাদের প্রতিনিধি ও দায়িত্ব প্রতিনিধিত্ব বরাদ্দ।

আপনি একটি ছোট দল বা পরিচালনার একটি প্রকল্প বরাদ্দ করা হয়েছে কিনা, শুরু ম্যানেজার অফিস এবং তথ্য সিস্টেম সংগঠিত করতে সক্ষম হতে হবে।

আপনি আপনার দলকে একত্রিত করার জন্য প্রায়শই শারীরিকভাবে মানুষকে সরাতে সক্ষম হবেন না, তবে আপনাকে এটি বিবেচনা করতে হবে। অন্য দিকে, আপনাকে অনেক লোককে ছোট জায়গায় স্থানান্তরিত করতে হবে এবং আপনাকে সেগুলি সংগঠিত করতে হবে যাতে দলটি সেই স্থানটির মধ্যে কার্যকরীভাবে কাজ করতে পারে। পরবর্তীতে আপনার কর্মজীবনে, আপনাকে বিভিন্ন বিভাগ এবং তাদের নির্দিষ্ট চাহিদাগুলি থেকে দলের সমন্বয় করার জন্য একটি অফিস সংগঠিত করতে হতে পারে।

আপনার সমস্ত সংস্থাকে সংগঠিত করতে সক্ষম হওয়া দরকার যা আপনার টিমের সংগ্রহ বা বিতরণ করার ডেটা পরিচালনা করবে। এই দিন, যারা সম্ভবত কম্পিউটার সিস্টেম। আপনাকে অবশ্যই সিদ্ধান্ত নিতে হবে যে, উদাহরণস্বরূপ, আপনি কোম্পানির ইন্ট্রানেটে ভাগ করা ওয়েব পৃষ্ঠাগুলি বা ফাইল সার্ভারে কেবল ভাগ করা ফোল্ডারটি সেট আপ করতে হবে। আপনি কীভাবে সিস্টেমগুলি সংগঠিত করতে যাচ্ছেন যাতে প্রত্যেকের কাছে তথ্যের প্রয়োজন হয় এমন অ্যাক্সেসের (এবং এটি যারা এটি দেখতে না পান তাদের কাছে আপনার প্রতিযোগীদের মতো) পাওয়া যায়? যদি আপনার টিমকে তথ্য ব্যতীত অন্য কিছু প্রয়োজন বা উত্পাদিত হয়, তবে আপনাকে অবশ্যই সংগঠিত করতে হবে যাতে আপনার টিমের প্রয়োজনীয়তাগুলি যখন পায়, তখন এটি প্রয়োজন হয় এবং আপনার দল সঠিক সময়ে কী উত্পন্ন করে তা অন্যদের কাছে পৌঁছাতে পারে।

নিজেকে সংগঠিত সম্পর্কে ভুলবেন না। আমরা ব্যবস্থাপনা দক্ষতা পিরামিডের লেভেল 3 এর উচ্চ স্তরে এটিতে যাব, কিন্তু শুরুতে একজন ম্যানেজার হিসাবেও নিজেকে নিজের, আপনার সময় এবং আপনার স্থানটি সংগঠিত করতে সক্ষম হবেন যাতে আপনি সবচেয়ে কার্যকর হতে পারেন।

অবশেষে, মনে রাখবেন যে, এটি একবারে জিনিসগুলিকে সংগঠিত করতে কদাচিৎ যথেষ্ট। সম্পদ, লক্ষ্য, এবং বহিরাগত কারণগুলিতে ধ্রুবক পরিবর্তনগুলি আপনাকে সাধারণত তাদের জন্য সামঞ্জস্য করতে পুনরায় সংগঠিত করতে হবে।

সরাসরি

নির্দেশনা পদক্ষেপ পদক্ষেপ। আপনি পরিকল্পনা এবং পরিকল্পনা সংগঠিত আছে। কাজ শেষ করার জন্য এখন আপনার দলকে নির্দেশ দিতে হবে। দলটি সবার কাছে স্পষ্ট লক্ষ্য নিশ্চিত করে শুরু করুন। তারা সব কি লক্ষ্য জানেন কি? তারা কি লক্ষ্য করে দলকে লক্ষ্য অর্জনে তাদের ভূমিকা কী? তারা কি তাদের প্রয়োজনীয় সবকিছু (সম্পদ, কর্তৃপক্ষ, সময়, ইত্যাদি) আছে তাদের অংশ আছে?

টানুন, ধাক্কা না

যদি আপনি push (বরং পিছনে যান এবং আদেশ দিন) তুলনায় টানুন (তাদের নেতৃত্ব) আপনার লক্ষ্য দিকে দলকে নির্দেশ করার জন্য আরও কার্যকর হবে। আপনি আপনার দলের লোকেদের অনুপ্রাণিত করতে চান এবং দলের লক্ষ্যগুলির দিকে তাদের সহায়তা এবং অনুপ্রাণিত করতে চান।

নিয়ন্ত্রণ

কিছু লেখক এটি "সমন্বয়" বা অনুরূপ পদ কল করে এই দক্ষতা "নরম" করার চেষ্টা করেন।আমি দৃঢ় মেয়াদ পছন্দ করি, নিয়ন্ত্রণ করি কারণ ম্যানেজার টিমের ক্রিয়াকলাপ নিয়ন্ত্রণ করতে পারবে।

উপরের ধাপে, আপনি কাজটি পরিকল্পনা করেছেন, এটি সবচেয়ে কার্যকরীভাবে সম্পন্ন করার জন্য সংস্থানগুলি সংগঠিত করেছেন এবং টিমকে কাজ শুরু করার নির্দেশ দিয়েছেন। নিয়ন্ত্রণ ধাপে, আপনি কাজ সম্পন্ন করা নিরীক্ষণ। আপনি পরিকল্পনা বাস্তব অগ্রগতি তুলনা। আপনি এটি ডিজাইন হিসাবে সংগঠন কাজ করছে তা যাচাই করুন।

সবকিছু ভাল যাচ্ছে, আপনি মনিটর ছাড়া কিছু করতে হবে না। যাইহোক, যে কদাচিৎ ঘটবে। কেউ অসুস্থ হয়ে যায়, ডেটাবেস সাজানোর প্রবণতার চেয়ে প্রতিটি পুনরাবৃত্তি বেশি সময় লাগে, একটি মূল প্রতিযোগী তাদের মূল্য কমে যায়, আগুন আগুনের পরবর্তী দরজাটি ধ্বংস করে দেয় এবং আপনাকে কয়েক দিনের জন্য খালি করতে হবে, অথবা অন্য কোনও কারণ আপনার পরিকল্পনাকে প্রভাবিত করে। নিয়ন্ত্রণ পদক্ষেপটি এখন নির্দেশ করে যে আপনাকে প্রভাবটি কমিয়ে আনতে পদক্ষেপ গ্রহণ করতে হবে এবং যত তাড়াতাড়ি সম্ভব পছন্দসই লক্ষ্যে জিনিসগুলি ফিরিয়ে আনতে হবে।

প্রায়শই এই পরিকল্পনা মঞ্চ ফিরে যাচ্ছে এবং পরিকল্পনা সামঞ্জস্য মানে। কখনও কখনও এটি প্রতিষ্ঠানের একটি পরিবর্তন প্রয়োজন হতে পারে। এবং আপনাকে নতুন লক্ষ্যগুলির দিকে সবার প্রতি পুনরায় নির্দেশ দিতে হবে এবং তাদেরকে অনুপ্রাণিত করতে হবে। তারপর, অবশ্যই, আপনি নতুন পরিকল্পনা নিয়ন্ত্রণ এবং প্রয়োজন হলে সামঞ্জস্য। আপনি এই কাজটি সম্পূর্ণ না হওয়া পর্যন্ত এই চক্র চলতে থাকে।

ম্যানেজার কন্ট্রোল সরঞ্জাম

নিয়ন্ত্রণ ধাপে, আপনি কর্মক্ষমতা এবং গুণমানের জন্য মান নির্ধারণ করেন এবং তারপরে আপনি নিশ্চিত হন যে তারা পূরণ হয়। আপনি নজরদারি প্রয়োজন জিনিস আছে হিসাবে অনেক সরঞ্জাম উপলব্ধ আছে।

• সময় নির্ধারণের সরঞ্জামসমূহ - বেশ কয়েকটি সফ্টওয়্যার সরঞ্জাম আপনাকে আপনার সময়সূচী ইনপুট করার অনুমতি দেয় এবং তারপরে নিয়মিত অগ্রগতি আপডেট করে। প্রোগ্রাম সময়সূচী পরিবর্তন হাইলাইট যাতে আপনি সংশোধনমূলক পদক্ষেপ নিতে সনাক্ত করতে পারেন।
• আর্থিক নিয়ন্ত্রণ - একজন পরিচালক হিসাবে, সাধারণত আপনার একটি বাজেট থাকবে। অর্থ বিভাগের রিপোর্টগুলি আপনাকে আপনার ব্যয় (মানুষ এবং অন্যান্য সংস্থানগুলিতে) কীভাবে পরিকল্পনাটির সাথে মিলে যায় তা জানাবে।
• মানুষ নিয়ন্ত্রণ করে - আপনার অবশ্যই নিশ্চিত হওয়া দরকার যে আপনার দলের সমস্ত লোক পরিকল্পিত হিসাবে কাজ করছে। তারা না হলে, আপনি কারণ খুঁজতে এবং ঠিক করতে হবে। তারা লক্ষ্য বুঝতে পারে না? তারা কি কিছু সম্পদ বা দক্ষতা তাদের প্রয়োজন না? তাদের জন্য টাস্ক খুব বড় এবং কোনও সংস্থানে পরিবর্তিত বা বরাদ্দ করা দরকার? ম্যানেজার হিসাবে আপনার কাজ মানে তাদের কর্মক্ষমতা পরিকল্পনা পূরণ কিভাবে আপনার দলের সদস্যদের প্রতিক্রিয়া প্রদান মানে। যখন এটি না হয়, আপনি সংশোধনমূলক পদক্ষেপ নিতে হবে।