কিভাবে মানব সম্পদ তথ্য প্রযুক্তি চয়ন করুন

কোম্পানি তাদের বেনিফিট পরিকল্পনা এবং তাদের কর্মীদের তথ্য পরিচালনা করার জন্য হিউম্যান রিসোর্সেস তথ্য সিস্টেম (এইচআরআইএস) অপরিহার্য। বেনিফিট ম্যানেজমেন্ট প্রযুক্তি আর লাভজনক নয়, তবে HR উভয় তথ্য সমুদ্র এবং বেনিফিট পরিকল্পনাগুলির জন্য ব্যয় করা অর্থোপচারের জন্য প্রয়োজনীয় একটি প্রয়োজনীয়তা, এইচআর সীমিত সংস্থানগুলির মুখোমুখি এবং ক্রমাগত ডেটা পরিবর্তন করার জন্য প্রয়োজনীয়।

কিন্তু এইচআর এবং অন্যান্য কর্মকর্তারা কীভাবে জানবেন যে তারা সমস্ত বিশদ পরিচালনা করার জন্য সেরা এইচআর তথ্য প্রযুক্তি নির্বাচন করছে এবং তারা যে সমাধানটি বেছে নেবে সে সময়ের পরীক্ষা হবে?

হিউম্যান রিসোর্স ইনফরমেশন টেকনোলজির নির্বাচন প্রক্রিয়ার প্রশ্ন জিজ্ঞাসা ও উত্তর দেওয়ার মূল প্রশ্নগুলি অনুসরণ করা হচ্ছে।

এইচআর ইনফরমেশন টেকনোলজি সফ্টওয়্যার সরবরাহ করে এমন নমনীয়তা এবং স্কেলেবিলিটির ডিগ্রী কী?

সফটওয়্যারগুলি একাধিক এক্সেল স্প্রেডশিট, ডেটাবেস এবং কাগজের নথি এবং যে স্তরের সাথে এটি অন্যান্য সমস্ত সিস্টেম এবং ডেটা প্রয়োজনীয় তা নিয়ে ইন্টারফেস করতে পারে তার সাথে তথ্য আমদানি করতে পারে কিনা তা এইচআর পেশাদারদের নির্ধারণ করা উচিত।

সফ্টওয়্যার একাধিক উত্স থেকে তথ্য নিতে এবং ফিল্টার করতে সক্ষম হওয়া উচিত। আদর্শভাবে, এই প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয় করা উচিত। অনেক অনলাইন নথিভুক্তকরণ সলিউশনগুলির জন্য এটির সিস্টেম আপডেট করার জন্য ক্যারিয়ারে যাওয়ার আগে ডেটা ম্যানুয়ালি ম্যানিপুলিউটে থাকা প্রয়োজন। আপডেট ফর্ম্যাট, ট্রান্সমিশন সময়সূচী এবং ডেলিভারি পদ্ধতি অটোমেশন বিলিং এবং যোগ্যতা সমস্যাগুলি নির্মূল করতে সহায়তা করতে পারে।

সফটওয়্যার এইচআর এর কোম্পানি এবং বেনিফিট ক্যারিয়ারের নিয়মগুলি মেনে চলতে সক্ষম হবে?

একটি সত্যিকারের সক্ষম তালিকাভুক্ত ইঞ্জিন প্রতিটি তালিকাভুক্তি কার্যকলাপ মূল্যায়ন করবে এবং বিশেষভাবে সঠিক যোগ্যতা প্রয়োজনীয়তা পূরণ করার জন্য ডিজাইন করা নিয়ম, বার্তা, প্রম্পট এবং বিকল্পগুলির প্রয়োজনীয় সমন্বয় প্রয়োগ করবে। সফ্টওয়্যার কোম্পানী এবং বাহক আছে যে কোন যোগ্যতা নিয়ম মিটমাট করা উচিত।

এইচআর ইনফরমেশন টেকনোলজি প্রতিষ্ঠানের সাথে বৃদ্ধি এবং স্কেল করতে সক্ষম হবে?

কোম্পানী নতুন কর্মচারী, অফিস, সুবিধা পরিবর্তন, এবং নিয়ম নিয়োগ করে হিসাবে এইচআর প্রযুক্তির ক্ষমতা বৃদ্ধির মূল্যায়ন করা উচিত। এইচআর এই উপাদান প্রতিটি জন্য থ্রেশহোল্ড সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করা উচিত।

প্রযুক্তি সফ্টওয়্যার অন্যান্য সিস্টেমের সাথে একত্রিত করতে সক্ষম?

Payroll এবং অন্যান্য ফাংশন প্রায়ই বেনিফিট ব্যবস্থাপনা হিসাবে একই তথ্য অনেক শেয়ার করুন। তথ্য এবং অন্যান্য কর্মচারী তথ্য একটি সিস্টেমে প্রবেশের সময় অন্য সিস্টেমের সাথে ভাগ করা হলে এইচআর অধিক দক্ষতা অর্জন করতে পারে। কর্মচারী নিয়োগ ট্র্যাকিং অন্য প্রয়োজনীয় ফাংশন।

বাস্তবায়ন, বা বিল্ডিং, সমাধান জন্য দায়ী কে?

প্রশিক্ষণ স্তর কি জড়িত হয়? কিছু সমাধান ক্লায়েন্ট প্রাথমিক বাস্তবায়নের সাথে খুব জড়িত হওয়ার প্রয়োজন হয়, যা ইতিমধ্যে ব্যস্ত এইচআর অ্যাডমিনিস্ট্রেটরদের জন্য অত্যধিক হতে পারে।

এইচআর প্রশিক্ষণ এবং প্রযুক্তিগত দক্ষতার স্তরের একটি স্পষ্ট বোঝা উচিত যা প্রয়োজন হবে এবং প্রত্যাশিত সময়ের পরিমাণ। এই বিষয়ে সমাধান সরবরাহকারীরা প্রশ্নগুলি প্রাথমিকভাবে সহজে প্রদর্শিত হতে পারে এমন সূক্ষ্ম এলাকায় অন্তর্দৃষ্টি সরবরাহ করতে পারে, তবে তা উল্লেখযোগ্য প্রযুক্তিগত দক্ষতার সাথে জড়িত। এইচআর তারপর নির্দিষ্ট কাজগুলিকে নির্ধারণ করতে পারে যা বাস্তবিকভাবে সম্পূর্নভাবে বাধা দিতে পারে, যা সম্ভাব্য এইচআর তথ্য প্রযুক্তি মান এবং ROI হ্রাস করতে পারে।

প্রশিক্ষণের জড়িত থাকলে কি কোন চার্জ আছে?

প্রশিক্ষণের খরচগুলিও মূল্যায়ন করা উচিত - অফ-সাইট ভ্রমণের জন্য সময় দূরে এবং ভ্রমণ খরচ সহ। এইচআর তথ্য প্রযুক্তি গ্রহণ জড়িত সব হার্ড এবং নরম খরচ সচেতন হতে হবে।

ডেটা কে নেবে?

এই প্রশ্নের উত্তর মানব সম্পদ সংস্থা হতে হবে। কোম্পানিগুলি তাদের ডেটা কোনও অ্যাপ্লিকেশন পরিষেবা সরবরাহকারী (ASP) এ প্রেরণ করতে সক্ষম হওয়া উচিত। যদি কোনও ক্যারিয়ারের মালিকানাধীন সার্ভারে থাকা তথ্যটি থাকে তবে এটি কখনও কখনও ক্যারিয়ারগুলি স্যুইচ করাতে অতিরিক্ত ফি দিতে পারে।

রক্ষণাবেক্ষণ ও রক্ষণাবেক্ষণ কি ধরনের প্রয়োজন হয়? যখন কোনও সংস্থার অন-সাইট ওয়ার্কস্টেশন বা সার্ভারগুলিতে সফ্টওয়্যার ইনস্টল করা হয়, তখন সেই প্রযুক্তির নিয়মিত আপডেটগুলি প্রায়শই প্রয়োজন হয় এবং এটির পরিকল্পনা এবং পরিচালনার জন্য জটিল হতে পারে। এইচআর তথ্য প্রযুক্তির আপডেটগুলি প্রায়ই একটি পরিষেবা পরিষেবা সরবরাহকারী (এএসপি) বা সফ্টওয়্যারের মাধ্যমে একটি পরিষেবা (SaaS) মডেল হিসাবে অনলাইনে উপলব্ধ সফটওয়্যারের মাধ্যমে স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি হয়।

এইচআর তথ্য প্রযুক্তি কি নিরাপত্তা ব্যবস্থা নির্মিত হয়?

যদি সফটওয়্যারটি ASP বা SaaS মডেলের মাধ্যমে অনলাইনে পাওয়া যায়, তবে সরবরাহকারীকে দৈনিক ব্যাকআপ, ব্যাকআপ সার্ভার এবং অতিরিক্ত সুরক্ষামূলক স্তর সরবরাহ করা উচিত। অননুমোদিত কর্মীদের দ্বারা হারিয়ে যাওয়া বা অ্যাক্সেস করা থেকে তথ্য সুরক্ষিত করার জন্য অতিরিক্ত ব্যবস্থা এবং পদ্ধতিগুলি থাকা উচিত। এইচআর, অন্যান্য পরিচালকদের সাথে পরামর্শে, এইচআর তথ্য প্রযুক্তি এবং কোন ডিগ্রি অ্যাক্সেসের অনুমতি দেওয়া হবে তা নির্ধারণ করার জন্য একচেটিয়া কর্তৃত্ব থাকা উচিত।

কর্মীরা কীভাবে বেনিফিট প্ল্যানগুলিতে নাম নিবন্ধন করতে এবং রিয়েল-টাইমে তাদের ব্যক্তিগত ডেটা এবং প্ল্যান পছন্দগুলিতে পরিবর্তন করতে পারবে?

কম্পিউটারে ব্যাপক, সাধারণ অ্যাক্সেস বিবেচনা করে কর্মচারীর অ্যাক্সেস দেওয়া উচিত।

কর্মচারী জনসংখ্যার অধিকাংশই বাড়িতে ইন্টারনেট এক্সেস আছে। কর্মচারী স্ব-সেবা সময় এবং অর্থ সংরক্ষণ করার একটি বিশাল সম্ভাবনা উপলব্ধ করা হয়। একটি ভাল স্ব-পরিষেবা সিস্টেম নিজেদের এবং তাদের নির্ভরশীলদের সম্পর্কে তথ্য প্রবেশ করে সহজে কর্মচারীদের গাইড করবে।

সিস্টেম পরিষ্কারভাবে উপলব্ধ পরিকল্পনা উপস্থাপন করা উচিত এবং কর্মীদের তাদের সুবিধার্থে নির্বাচন করতে সক্ষম, উইজার্ড সঙ্গে প্রক্রিয়া জুড়ে এই কর্ম সহজ। কর্মীদের এছাড়াও নির্ভরশীলদের যোগ করতে এবং প্রয়োজনীয় তথ্য পরিবর্তন করতে হবে, দিনে 24 ঘন্টা, সপ্তাহে সাত দিন, সারা বছর।

আপনার সংস্থার মানব সম্পদ তথ্য প্রযুক্তির প্রয়োজনীয়তাগুলি মূল্যায়ন করার জন্য এইগুলি অতিরিক্ত প্রশ্নের উত্তর।

অ্যাক্সেস অনুমোদিত এবং কি ডিগ্রী অনুমোদিত হবে তা নির্ধারণ করার জন্য কর্তৃপক্ষ কর্তৃক মানব সম্পদ সরবরাহ করবে?

কর্মী অ্যাক্সেস প্রদান একই শিরা বরাবর, প্রযুক্তি এইচআর চূড়ান্ত বল দিতে হবে। এইচআরগুলি ক্যারিয়ারে প্রেরিত হওয়ার আগে সমস্ত ডেটা অনুমোদন করার ক্ষমতা থাকা উচিত এবং কর্মচারী এবং অন্যদের কাছে কতটা অ্যাক্সেস আছে তা নির্ধারণ করতে হবে।

রিপোর্টিং ক্ষমতার ধরন কি ধরনের তথ্য প্রযুক্তি থেকে পাওয়া যায়?

রিপোর্টিং প্রযুক্তি একাধিক মতামত এবং ফরম্যাট (স্প্রেডশীট, পিডিএফ, এইচটিএমএল), বড় ছবির মূল্যায়ন এবং সিদ্ধান্ত গ্রহণকে উন্নত করতে ড্রিল করার ক্ষমতা প্রদান করা উচিত। এইচআর কোনও সময়ে, নির্দিষ্ট পরিকল্পনাগুলিতে তালিকাভুক্তি, অসামান্য কর্ম এবং সুবিধা এবং অন্যান্য কর্মচারী তথ্য সম্পর্কিত কর্মচারী জনসংখ্যাতাত্ত্বিক তথ্যের পরিবর্তনগুলি নির্ধারণ করতে সক্ষম হওয়া উচিত।

সফ্টওয়্যার এইচআর সংরক্ষণ সময় সাহায্য করার জন্য নির্দিষ্ট বৈশিষ্ট্য প্রস্তাব?

নিজস্ব বিভাগীয় চাহিদার উপর নির্ভর করে, এইচআর ব্যাচগুলিতে তথ্য প্রক্রিয়া করার, বিজ্ঞপ্তিগুলি এবং COBRA নীতিগুলির বিলিং পরিচালনা, স্ব-বিলিং এবং বিল পুনর্মিলন সরঞ্জামগুলি এবং নির্দিষ্ট প্রতিবেদন সরবরাহ করার প্রযুক্তির দক্ষতা সম্পর্কে জানতে চাইতে পারে।

সফ্টওয়্যার এইচআর সদস্যদের কর্মচারীদের সঙ্গে ভাল যোগাযোগ সাহায্য করার জন্য নির্দিষ্ট বৈশিষ্ট্য প্রস্তাব?

কিছু প্রোগ্রাম এইচআর-এর মাধ্যমে বিভিন্ন স্তরের কর্মচারীদের সাথে যোগাযোগের নমনীয়তা দেয় - ভর ইমেল, ইলেকট্রনিক বুলেটিন বোর্ড এবং নির্দিষ্ট ফিল্টারের মানদণ্ডের মাধ্যমে (যেমন অবস্থান, বিভাগ, বীমা পরিকল্পনা, তালিকাভুক্তির অবস্থা, অবসরপ্রাপ্ত অবস্থা এবং অন্যদের) মাধ্যমে এইচআর তথ্য প্রযুক্তি সিস্টেম। যোগাযোগ করার জন্য বেশ কয়েকটি উপায় থাকার প্রক্রিয়াগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রক্রিয়াগুলিকে আরও উন্নত করতে এবং এইচআরগুলিকে আরও ভালভাবে লক্ষ্যবস্তুতে সহায়তা করতে পারে।

সফ্টওয়্যার এইচআর সদস্যদের কর্মচারীদের সঙ্গে ভাল যোগাযোগ সাহায্য করার জন্য নির্দিষ্ট বৈশিষ্ট্য প্রস্তাব?

লেনদেন অনুমোদন করার জন্য এইচআর সক্ষম করার পাশাপাশি, এইচআর তথ্য প্রযুক্তি সিস্টেমগুলি এইচআর-র জন্য অডিটিং ক্যারিয়ার বিলিংয়ের গেটিফায়ার হিসাবে কাজ করার ক্ষমতা সরবরাহ করে, যাতে তারা সিস্টেমের ডেটাতে একমত হয়। এটা পারে:

• ক্যারিয়ার চালান সঠিকতা নিশ্চিত
• সময় এবং অর্থ সংরক্ষণ করুন
• কর্মচারী তালিকাভুক্তি সময়মত ডেলিভারি, এবং
• কর্মীদের যত্ন নেওয়ার জন্য যোগ্যতা নিশ্চিতকরণ বৃদ্ধি।

কিভাবে তথ্য ক্যারিয়ার সঙ্গে বিনিময় করা হবে?

এবং, এই মিথস্ক্রিয়া জন্য দায়ী কে হবে? এইচআর তথ্য প্রযুক্তি সিস্টেমের ইন্টিগ্রেশনটি কেবলমাত্র বাহকগুলির সাথে সম্পর্কযুক্ত ক্যারিয়ারগুলির সংখ্যা দ্বারা বিবেচনা করা উচিত নয় তবে এটি যে সংযোগের সাথে সংযোগ করে সেগুলির দ্বারা। বেনিফিট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারের মাধ্যমে ক্যারিয়ারগুলির সাথে সফল মিথস্ক্রিয়া নিশ্চিত করার জন্য অনেকগুলি পদক্ষেপ প্রয়োজন:

• প্রাথমিক বাস্তবায়ন তথ্য আদমশুমারি সংগ্রহ;
• চলমান তথ্য বিনিময় জন্য প্রাথমিক ইন্টিগ্রেশন সেট আপ;
• তথ্য প্রাপ্ত এবং সঠিকভাবে প্রয়োগ করা নিশ্চিত করতে দৈনিক বা সাপ্তাহিক মিথস্ক্রিয়া সমন্বয়;
• চলমান আপডেট পর্যালোচনা;
• নিয়োগের জন্য ক্যারিয়ার প্রয়োজনীয়তা নিশ্চিত করা নিয়ন্ত্রকদের সম্মতি পূরণ করা হয়; এবং
• তথ্য বিনিময় সম্পর্ক উন্নত প্রতিটি ক্যারিয়ার সঙ্গে একটি সক্রিয় সম্পর্ক fostering।

প্রতিটি টাস্ক জন্য দায়ী কে জানে একটি পণ্য প্রস্তাব সম্পূর্ণরূপে বোঝার জন্য অপরিহার্য। প্রতিটি সফ্টওয়্যার প্রদানকারী উপরে বর্ণিত কাজগুলির মধ্যে কিছু, কিছু প্রদানের জন্য ইন্টিগ্রেশনটির একটি ভিন্ন স্তর সরবরাহ করবে। এইচআর কোম্পানির নির্বাচিত ক্যারিয়ারগুলির সাথে দৃঢ়, চলমান, অবিচ্ছিন্ন সম্পর্ক প্রদর্শনকারী বিক্রেতার সাথে কাজ করতে হবে।

অনেক প্রদানকারীরা জেনেরিক এএনএসআই 834 ফাইলের ট্রান্সমিশন সক্ষম করে, যা ক্যারিয়ার দ্বারা গৃহীত হতে পারে বা নাও হতে পারে, যা প্রায়ই গ্রুপের আকার দ্বারা প্রভাবিত হয়।

পরিচালকদের এমন বিষয়গুলি সন্ধান করতে হবে যা পরিষ্কার, বৈধ স্থানান্তর (লেনদেনের যোগ্যতা নিশ্চিত করে) প্রদান করে, সমস্যাগুলি এড়ানোর জন্য প্রতিটি ক্যারিয়ারের প্রয়োজনীয়তার জন্য কাস্টমাইজড। ক্যারিয়ারের নিজস্ব, নির্দিষ্ট স্থানান্তর ভাষার সাথে যোগাযোগ করার জন্য তাদের কাছে এমন ডেডিকেটেড ইডিআই (বৈদ্যুতিন ডেটা ইন্টারচেঞ্জ) বিভাগেরও সন্ধান করা উচিত।

গ্রাহক সেবা কি স্তর প্রদান করা হয়?

সেবা জন্য একটি অতিরিক্ত চার্জ আছে? এইচআর প্রদান করা সাহায্যের অ্যাক্সেসের স্তর এবং কোনও ডাটাবেস, অনলাইন চ্যাট, ইমেল সমর্থন, লাইভ ব্যক্তি বা কথোপকথনের মাধ্যমে গ্রাহক পরিষেবা-অনলাইন সহায়তা গঠন করে তা নির্ধারণ করতে হবে। বেনিফিট এবং অন্যান্য এইচআর তথ্য সংবেদনশীলতা দেওয়া, পরিচালকদের সাহায্য করতে পারেন যে একটি সরাসরি যোগাযোগ থেকে 24 ঘন্টা মধ্যে অনুসন্ধানের একটি প্রতিক্রিয়া আশা করা উচিত।

এইচআর ইনফরমেশন টেকনোলজি সিস্টেমের মূল্য কত এবং এটি কি উপকারের চেয়ে বেশি?

এইচআর প্রদত্ত বেনিফিটের পাশাপাশি এইচআর তথ্য প্রযুক্তির সম্পূর্ণ খরচ মূল্যায়ন করবে, সহ সমস্ত বার্ষিক, মাসিক এবং এক-বারের চার্জ সহ। সামান্য বেশি ব্যয়বহুল সিস্টেম বৈশিষ্ট্যগুলির সাথে পার্থক্যের জন্য অর্থ প্রদানের চেয়ে বেশি হতে পারে যা কর্মচারীদের তাদের নিজস্ব রেকর্ড বজায় রাখতে এবং আরও সুবিধা, সময় সঞ্চয় এবং নির্ভুলতা প্রদান করতে সক্ষম করে। এই কারণগুলি বিবেচনা করা উচিত এবং একটি এইচআর তথ্য প্রযুক্তি সিস্টেম নির্বাচন করা উচিত।

এইচআর তথ্য প্রযুক্তি সিস্টেমের চাহিদা বাড়ছে। এইচআর কর্মীদের এইচআর তথ্য প্রযুক্তি সিস্টেমের একটি বিস্তৃত অ্যারের খোঁজার সাথে, এটি বিশ্লেষণ এবং উপলব্ধ সমস্ত বিকল্প ওজনের জন্য ক্রমবর্ধমান গুরুত্বপূর্ণ।

একটি এইচআর তথ্য প্রযুক্তি সিস্টেম নির্বাচন করা একটি বিনিয়োগ হিসাবে বিবেচনা করা উচিত যে বিভাগ এবং কোম্পানির প্রয়োজন সঙ্গে বৃদ্ধি হবে। এই প্রশ্নগুলি আপনার কোম্পানির জন্য উপযুক্ত এইচআর তথ্য প্রযুক্তি সিস্টেমের দিকে পরিচালিত করবে।