মিটিং মিনিট সম্পর্কে জানুন এবং কেন তারা গুরুত্বপূর্ণ

মিটিং মিনিটগুলি লিখিত বা রেকর্ডকৃত ডকুমেন্টেশন যা কোনও মিটিংয়ের সময় আলোচনা বা কী ঘটেছিল সে সম্পর্কে অংশগ্রহণকারীদের এবং অ অংশগ্রহণকারীদের অবহিত করতে ব্যবহৃত হয়। মিটিং মিনিট বা নোটগুলি সাধারণত কার্যধারা চলাকালীন একটি নির্দিষ্ট মিটিং মিনিট রেকর্ডার দ্বারা গৃহীত হয় যাতে সাক্ষাতের সময় যা ঘটেছিল তার সঠিক রেকর্ড উপস্থিত থাকে।

মিনিট সাধারণত অন্তর্ভুক্ত:

• অংশগ্রহণকারীদের নাম
• এজেন্ডা আইটেম আচ্ছাদিত
• অংশগ্রহণকারীদের দ্বারা গৃহীত সিদ্ধান্ত
• অংশগ্রহণকারীদের দ্বারা প্রতিশ্রুতিবদ্ধ আপ অনুসরণ করুন
• প্রতিশ্রুতি সমাপ্তির জন্য দরুন তারিখ
• ভবিষ্যতে পর্যালোচনা বা ইতিহাসের জন্য নথিভুক্ত অন্য কোন ঘটনা বা আলোচনা

একটি ঐতিহাসিক নথি হিসাবে মিটিং মিনিট

একটি ঐতিহাসিক নথি হিসাবে, মিনিটগুলি গুরুত্বপূর্ণ ধারনা বা আলোচনার বিষয়গুলি নথিভুক্ত করার জন্য দরকারী যা সিদ্ধান্ত নেয়। উদাহরণস্বরূপ, কার্যকরী মিটিং মিনিটের দলটি আলোচনা করা পাঁচটি বিকল্প এবং অন্যের উপর একটি নির্বাচিত হওয়ার মূল কারণ উল্লেখ করতে পারে।

সাধারণ ব্যবসায়িক সভার জন্য মিনিটগুলি প্রতিটি আলোচনা বা রাষ্ট্রকে বিস্তারিতভাবে জানার দরকার নেই যা বলেছিল। অবশ্যই, এই নিয়মটি আদালতের শুনানি এবং পরিস্থিতিতে যেখানে আইনি ব্যবস্থা নিয়ে আলোচনা করা হচ্ছে সেগুলির জন্য অন্যান্য ধরণের মিটিংয়ের জন্য আলাদা। এই ধরনের মিটিংয়ের জন্য কথোপকথন এবং বিবৃতিগুলির সঠিক রেকর্ড প্রয়োজন। কিন্তু, যদি না মানব সম্পদ একটি মামলা নিয়ে আলোচনা করছে, তবে সাধারণত কর্মক্ষেত্রের সভায় প্রতিটি আইটা নথিভুক্ত করা হয় না।

কখন এবং কিভাবে মিটিং মিনিট ভাগ করবেন

আদর্শভাবে, মিটিংয়ের মিনিটগুলি একটি ইলেকট্রনিক ডিভাইস যেমন ল্যাপটপ বা আইপ্যাডে রেকর্ড করা হয় এবং বানান, ব্যাকরণ এবং স্বচ্ছতার দ্রুত পর্যালোচনা অনুসরণ করে, মিটিংয়ের শেষে ইলেকট্রনিকভাবে অংশগ্রহণকারীদের সাথে সাক্ষাত করে প্রচারিত হয়। এইভাবে, অংশগ্রহণকারীদের তাদের প্রতিশ্রুতি এবং সময়সীমাগুলির অবিলম্বে বিজ্ঞপ্তি আছে এবং প্রশ্ন বাড়াতে বা ব্যাখ্যা চাইতে পারে। যদি এটি সম্ভব না হয় কারণ রেকর্ডার মিনিট ট্রান্সক্রিপ্ট করতে চায় বা ত্রুটিগুলির জন্য এটি পরীক্ষা করতে চায় তবে সেটি মিটিংয়ের পরে ২4 ঘন্টার মধ্যে প্রচার করা উচিত।

মিনিটগুলি মিটিংয়ের সময় তৈরি প্রতিশ্রুতি দলের সদস্যদের একটি অনুস্মারক হিসেবে পরিবেশন করে এবং অংশগ্রহণকারীদের তাদের ক্যালেন্ডার এবং দৈনন্দিন টাস্ক তালিকায় স্থানান্তর করতে সহায়তা করে।

পরবর্তী সভার শুরুতে রেকর্ডার সর্বদা পূর্বের মিটিংয়ের মিনিটের পর্যালোচনা করতে হবে যাতে লোকেরা সঠিকতা এবং পরবর্তী পদক্ষেপের জন্য তাদের পরীক্ষা করতে পারে।

সংগঠন মিটিং মিনিট গ্রহণ পরিচালনা কিভাবে

সভায় সাফল্যের জটিল, মিনিট অংশগ্রহণকারীদের জন্য এবং যে কর্মীদের উপস্থিত থাকতে পারে না তাদের জন্য মিটিংয়ের একটি রেকর্ডকৃত ইতিহাস সরবরাহ করে। সম্পূর্ণ মিটিং মিনিটের ব্যবধানে, সাফল্যের জন্য মিটিংয়ের প্রত্যাশাগুলি হ্রাস পেয়েছে কারণ জনসাধারণের, ভারসাম্যহীন, একযোগে তথ্য সমৃদ্ধ করতে এবং ধরে রাখতে পারে না।

মিটিং মিনিট গ্রহণকারী কর্মচারী সাধারণত দলের সদস্য এবং সভাতে অংশগ্রহণের সময় নোট নেয়। বৈঠকগুলিতে আইনি-বা সরকারী সম্পর্কিত কার্যক্রমে বা কর্পোরেট বোর্ড মিটিংয়ে, একটি অংশগ্রহণকারী ব্যক্তি অফিসিয়াল মিনিট নেয় এবং প্রায়শই কার্যধারা রেকর্ড করে।

কী তথ্য সঠিকভাবে রেকর্ড করতে, মিটিং মিনিট রেকর্ডারের বিস্তারিত জানার জন্য এবং ফোকাস থাকার ক্ষমতা থাকতে হবে। মিনিট রেকর্ডিং করার সময় এই কর্মীটিও কার্যক্রমে অংশ নিতে সক্ষম হবার জন্য মাল্টিটাস্ক কার্যকর করতে হবে।

কিছু প্রতিষ্ঠানের মধ্যে, একই কর্মী প্রতি সভায় মিনিট সময় নেয়। অথবা দায়িত্ব কর্মচারী থেকে কর্মচারী পাস হতে পারে। মিনিট গ্রহণকারীর ভূমিকা কার্যকর নেতৃত্ব এবং যোগাযোগ দক্ষতা তৈরি করে এবং একটি স্বতন্ত্র কাজ হতে পারে।

একটি মিটিং মিনিট রেকর্ডার জন্য প্রয়োজনীয়তা

রেকর্ডারের প্রয়োজনীয়তাগুলির মধ্যে রয়েছে:

• একটি সভাতে সঠিকভাবে সিদ্ধান্ত, প্রতিশ্রুতি, এবং প্রধান আলোচনা পয়েন্ট রেকর্ড
• অ্যাকশন আইটেম এবং নির্ধারিত তারিখগুলি যে সদস্যদের সাথে প্রতিশ্রুতিবদ্ধ সেগুলি রেকর্ড করুন (অ্যাকশন আইটেমগুলির নাম সংযুক্ত আছে, তবে মিনিটগুলি অস্বাভাবিক কার্যক্ষেত্রের সভাগুলোতে কী বলেছে তা জানাবেন না)
• বৈঠকের শেষে প্রধান সিদ্ধান্ত এবং বরাদ্দকরণ বা স্বেচ্ছাসেবী প্রতিশ্রুতি এবং কর্ম আইটেম পর্যালোচনা করুন যাতে অংশগ্রহণকারীরা ছাড়ার আগে তাদের সাথে একমত হতে পারে
• দলীয় খেলোয়াড় হও এবং নমনীয় হোন কারণ অংশগ্রহণকারীরা মিনিটের মধ্যে যেকোনো বিষয়ে অসম্মতি যোগ বা সংশোধন করতে পারে

• সভায় সভাপতিত্বের পর ২4 ঘণ্টার মধ্যে মিটিং মিনিটের কপি বিতরণ করার জন্য দ্রুততার সাথে কাজ করুন