মিটিং ম্যানেজমেন্ট অভ্যাস উত্পাদনশীলতা উন্নতি সাহায্য

আমরা সভাগুলোতে আমাদের কাজ জীবন অনেক ব্যয়। অনেক ক্ষেত্রে, দরিদ্র সভায় পরিচালনার অনুশীলনগুলি অংশগ্রহনের সময়গুলির অবাঞ্ছিত ব্যবহারে পরিনত হয়। একটি সম্পর্কিত নিবন্ধে, আমরা উত্পাদনশীল ইভেন্টগুলিতে পাঁচটি সাধারণ মিটিং পরিস্থিতি চালু করার দিকনির্দেশনা প্রদান করি। এখানে ইউটিলিটি, উত্পাদনশীলতা, এবং মিটিংয়ের প্রভাব শক্তিশালীকরণের জন্য অতিরিক্ত ধারণা রয়েছে।

সভা ব্যবস্থাপনা কী - স্ট্যান্ড প্যাট

কিছু ম্যানেজার একটি পি.এ.টি. নিয়োগ। মিটিং প্রয়োজন, একটি প্রয়োজন পিবিরক্ত, একটি একজনGenda, এবং একটি টিimeframe। অধিবেশনগুলি সামনে রেখে প্রসঙ্গের এই সমালোচনামূলক পয়েন্ট নিয়ে অংশগ্রহণকারীরা নিশ্চিত করে যে মিটিংয়ের সামগ্রিক অভিপ্রায়কে অংশগ্রহণ ও সমর্থন করার জন্য লোকেরা প্রস্তুত হয়। একটি পরিষ্কার P.A.T. রূপরেখা একটি উত্পাদনশীল অধিবেশন নিশ্চিত করতে সাহায্য করে।

আপনি অধিকাংশ ক্ষেত্রে 1 বা 2 বাক্যের মধ্যে মিটিং উদ্দেশ্য সংজ্ঞায়িত করতে সক্ষম হওয়া উচিত। "এই সভায় নতুন বিপণন প্রচারণা পরিকল্পনা করা" বা "এই মিটিংটি ফেরত পরিচালনার জন্য গ্রেপ্তারের নতুন নীতি পর্যালোচনা করা।" উদ্দেশ্যগুলি সবাই জানে কেন তারা সেখানে রয়েছে, কী করা দরকার এবং কীভাবে অগ্রগতির নির্দেশনা এবং কোন সিদ্ধান্তের জন্য ড্রাইভ পরিচালনা করা যায় তা নিশ্চিত করে।

একটি এজেন্ডা সেট করুন। আপনি পর্যালোচনা / আলোচনা / পরিদর্শন করতে যাচ্ছেন আইটেম তালিকা। আমরা প্রতিটি এজেন্ডা আইটেমের জন্য সময় সীমা নির্ধারণ করতে চাই (নীচে দেখুন) এবং আলোচনাকে সংযত করার জন্য দায়ী ব্যক্তিটিকে চিহ্নিত করুন। একটি সময়সীমার সেট করুন; খুব কম সময়ে একটি শুরু এবং শেষ সময় সেট। আমরা এজেন্ডা প্রতিটি আইটেমের জন্য একটি সময়কাল নির্ধারণ সুপারিশ। এই সামগ্রিক মিটিং সময়সীমার মোট করা উচিত।

সময় আপনার মিটিং শুরু করুন

যদি আপনি সেই সংস্কৃতিতে কাজ করেন যেখানে নির্ধারিত সময়ের শুরুতে পাঁচ বা দশ মিনিট পর্যন্ত লোকেরা সভাগুলোতে চলাফেরা করে তবে এটি একটি নতুন প্রবণতা শুরু করার সময়। এক দৃঢ় নির্ধারিত সূচনা সময় দরজা বন্ধ করার জন্য তার পরিচালকদের উত্সাহিত করে, এবং দেরী যারা উপস্থিতিতে স্বাগত জানাই না। যদিও আপনি কাজ করার জন্য এটির চেয়ে আরও বেশি কৌতুহলী হতে পারেন, তবে আপনার পক্ষে মিটিংয়ের আনুগত্য, উদ্দেশ্য পর্যালোচনা এবং প্রত্যাশা এবং সময় নিশ্চিত করার বিষয়ে আপনার কোন যোগ্যতা থাকা উচিত নয়।

Stragglers দেখাতে জন্য অপেক্ষা করবেন না। কেউ দেরী আসে, ফিরে যান না এবং ইতিমধ্যে কি আচ্ছাদিত হয়েছে পর্যালোচনা। আপনার মিটিং বিষয় সঙ্গে চালিয়ে যান। এই straggler জন্য বেদনাদায়ক হবে এবং পরবর্তী সভায় সময় পৌঁছেছেন তার odds উন্নতি।

বৈঠক সংগঠক / স্পনসর সময় না দেখা না হলে, মিটিং বাতিল বিবেচনা এবং কাজ ফিরে যান। একটি পাঁচ থেকে সাত মিনিট অপেক্ষা সময় যুক্তিসঙ্গত। মতভেদ, মিটিং আয়োজক একটি অপ্রত্যাশিত অসুবিধা মধ্যে স্থাপিত এবং আপনি তার জন্য অপেক্ষা আপনার সময় নষ্ট না পছন্দ হবে।

বিষয় উপর সভা রাখুন

একটি ভাল অনুশীলন কাউকে সভার সময় ট্র্যাক উপর রাখা প্রত্যেকের ভূমিকা বরাদ্দ করা হয়। প্রায়শই, আলোচনাগুলি হ্রাস করে এবং তারপরে মতামত, ধারনা, ঘটনা এবং আবেগগুলি ঘোরাঘুরি করে। পরিবর্তে, ভূমিকা বরাদ্দ করুন এবং সবার উপস্থিতিতে অবহিত করুন যে এই ব্যক্তি যদি আলোচনার বিষয় এবং আলোচনার নির্দিষ্ট আইটেমটি বন্ধ করে দেয় এবং কখন তা হস্তক্ষেপ করে। কিছু সংস্থাগুলিতে, এই ভূমিকাটি "ট্রাফিক কোপ" হিসাবে উল্লেখ করা হয়, "টপিক কেপার।" লেবেল নির্বিশেষে, আপনার ভূমিকা কার্যকারিতা এবং উত্পাদনশীলতা শক্তিশালীকরণের ভূমিকা অত্যন্ত সহায়ক।

যদি অতিরিক্ত বিষয়গুলি অফ-এজেন্ডা হয় তবে আলোচনার জন্য গুরুত্বপূর্ণ তবে তা ভবিষ্যতে বিবেচনার জন্য এবং আলোচনায় বা বিচ্ছিন্ন সভার জন্য "পার্কিং লট" এ স্পষ্টভাবে ধরা এবং রাখা উচিত। মিটিংয়ের মালিক যদি সামগ্রিক মিটিংয়ের উদ্দেশ্যটিকে সমর্থন করে তবে এটি একটি ছোটখাট বিচ্ছিন্ন আলোচনাকে অনুমোদন করার অধিকার সংরক্ষণ করে।

রাখুন এবং সভা নোট / মিনিট বিতরণ

মিটিংয়ের আয়োজক ছাড়া অন্য কেউ, মিটিংয়ের মিনিট রাখতে হবে। মিনিটের একটি ভাল রেকর্ডিং অন্তর্ভুক্ত করা হবে:

• মিটিং সময়, তারিখ, অবস্থান
• উদ্দেশ্য বর্ণনা
• এজেন্ডা কপি
• অংশগ্রহণকারীদের তালিকা এবং যারা উপস্থিত ছিলেন না তাদের তালিকা
• পরিসংখ্যান, কর্ম আইটেম, দায়িত্ব এবং সমাপ্তির জন্য তারিখ বিস্তারিত সংক্ষিপ্ত তালিকা। অনেক নোটিশকারী সিদ্ধান্ত এবং কর্ম তালিকাবদ্ধ করার জন্য গাইড হিসাবে এজেন্ডা ব্যবহার করে।
• সত্যিই প্রয়োজন হলে পরিকল্পনা অনুসরণ আপ বৈঠক।

আদর্শভাবে, সভায় সভা শেষে এবং এক ব্যবসায়িক দিনের মধ্যে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব মিটিং নোট বিতরণ করুন। মিনিট এবং নোট অংশগ্রহণকারীদের জন্য গুরুত্বপূর্ণ স্টিমাণ্ডার হিসাবে এবং অন্যান্য স্টেকহোল্ডারদের জন্য তথ্য উৎস হিসাবে কাজ করে, যারা সভায় মিস করেন। মিনিটগুলি তাদের প্রতিশ্রুতিবদ্ধ ফলো-আপ ক্রিয়াকলাপগুলির লোকেদের এবং দলগুলিকে মনে করিয়ে দেওয়ার জন্য লিভারেজের একটি দুর্দান্ত সরঞ্জাম।

তলদেশের সরুরেখা

এটি সম্ভব যে একটি সভা একটি ইতিবাচক ফলাফল হতে পারে, প্রকল্পগুলি এবং জনগণকে এগিয়ে নিয়ে যেতে সহায়তা করে, কেবল এটির উপর নির্ভর করবেন না। আপনার মিটিং ব্যবস্থাপনা কৌশল কিছু অধ্যবসায় এবং ইচ্ছাকৃত শক্তিশালীকরণ একটি মহান ফলাফল ড্রাইভিং আপনার সম্ভাবনা উন্নত হবে।

আর্ট Petty দ্বারা আপডেট