আপনি যখন টিমের বোস না হন তখন কীভাবে একটি প্রকল্প পরিচালনা করবেন

স্কুলে ফিরে, গ্রুপ প্রকল্প সবসময় একটি ইতিবাচক অভিজ্ঞতা ছিল না। অনিশ্চিতভাবে, প্রতিটি দলের মধ্যে কেউ কেউ অন্যদের চেয়ে বেশি কঠোর পরিশ্রম করেছিল এবং অন্যরা কখনও দেখায়নি। ফলস্বরূপ, আপনি যদি লোডের বেশিরভাগ বহনকারী দলের সদস্য হন তবে এটি হতাশাজনক হতে পারে।

এটি ব্যবসার জগতে সামান্য ভিন্ন কারণ প্রতিটি প্রকল্পের একটি প্রকল্প পরিচালক রয়েছে এবং যদি এই দলগুলি তাদের কাজগুলি সম্পন্ন না করে তবে এই ব্যক্তি প্রকৃত ফলাফলগুলি হস্তান্তর করতে পারে। এমনকি যদি প্রকল্প পরিচালককে তার দলের উপর শাস্তিমূলক কর্তৃত্ব না থাকে তবে একজন সদস্যের যে কোনও খারাপ কর্মক্ষমতা তাদের বসের কাছে ফিরে যেতে পারে এবং তার ক্যারিয়ারে নেতিবাচকভাবে প্রতিফলিত হতে পারে।

সম্ভবত প্রকল্প পরিচালক দলটির সদস্যদের জন্য প্রকল্পটি বেছে নেবেন না এবং দরিদ্র পারফরম্যান্সের কারণে সদস্যকে সরিয়ে দেওয়ার অধিকার থাকবে না। আপনার দলের সদস্যরা আপনার কাছে কখন প্রতিবেদন না দিলে আপনি কোনও প্রকল্প পরিচালনা করবেন?

দলীয় সদস্যরা আপনার কাছে কোনও প্রতিবেদন না দিলে প্রকল্পটি কীভাবে পরিচালনা করবেন সে সম্পর্কে ছয়টি টিপস এখানে রয়েছে।

বস সঙ্গে আপনার সীমা clararify

এমনকি আপনার প্রথম টিম মিটিংয়ের আগে, আপনি এই প্রকল্পের জন্য আপনাকে নিয়োগ করেছেন এমন ব্যক্তির সাথে বসুন এবং পরিচালনার প্রত্যাশা সম্পর্কে কথা বলুন। অবশ্যই, যদি আপনি এবং দলের সমস্ত সদস্য একই ব্যক্তির কাছে রিপোর্ট করেন তবে তা না হলেও, আপনি এই কথোপকথনটি চাইবেন।

এই প্রশ্নগুলি আপনি জিজ্ঞাসা করতে চান:

• যদি তারা কাজ না করে তবে দলকে অপসারণ ও প্রতিস্থাপন করার ক্ষমতা আপনার আছে?
• এই প্রকল্প অন্যান্য প্রকল্পের উপর অগ্রাধিকার নিতে না? যদি না হয়, তাহলে আপনার প্রকল্প অনুক্রমের মধ্যে কোথায় থাকে। অন্য কথায়, আপনি আপনার দলের সদস্যদের বলতে পারেন যে তারা একটি নির্দিষ্ট সময়সীমা পূরণের জন্য একটি ভিন্ন প্রকল্পের কাজ বন্ধ করতে হবে?
• যদি আপনার দলের সদস্যের কার্যকারিতা নিয়ে সমস্যা হয়, তাহলে আপনি কি শাস্তির ক্ষমতার সাথে বসের উপরে বসবেন, নাকি আপনি দলের সদস্যদের সাথে সমান বিবেচিত হবেন?
• আপনি যদি ইতিমধ্যেই এটি না করে থাকেন তবে, প্রকল্পের জন্য লক্ষ্যগুলি কী এবং জিজ্ঞাসাবাদ করার জন্য প্রত্যাশিত সময়সীমা জিজ্ঞাসা করুন।

প্রকল্পটি শুরু হওয়ার আগে আপনি যদি আপনার সীমা স্থাপন করেছেন তবে আপনি কতদূর যেতে পারেন এবং আপনার দলের সদস্যদের কী জিজ্ঞাসা করতে পারেন তা জানতে পারবেন। একজন বস যিনি বলেছেন, "এই প্রকল্পটি শীর্ষ অগ্রাধিকার" তবে আপনি এটির উপরে ফিরে যাবেন না, বসের মতো একই কথা, "এটি শীর্ষ অগ্রাধিকার নয়।"

যাইহোক, প্রকল্পটি একটি শীর্ষ অগ্রাধিকার কিনা তা আপনার বসের কাছ থেকে কেনার জন্য আপনাকে সদস্য হিসাবে কঠোর পরিশ্রম করতে সহায়তা করতে পারে। এবং আপনার বসের সাথে সরাসরি নির্দেশ করতে ভয় পাবেন না যে আপনি প্রকল্পের গুরুত্বের স্তর জানতে চান যাতে আপনি সেই বার্তাটি দলের কাছে যোগাযোগ করতে পারেন। প্রকল্পটির সঠিকভাবে এবং সময় শেষ করার জন্য আপনি প্রত্যেকের একই লক্ষ্য নিয়ে যোগাযোগ করতে চাইবেন।

এছাড়াও, আপনি আপনার বসকে ইমেলের মাধ্যমে অনুসরণ করতে পারেন যা নিশ্চিত করার জন্য জিজ্ঞাসা করে যে প্রকল্পটি শীর্ষ অগ্রাধিকার। একবার আপনি ইমেল নিশ্চিতকরণ পেয়ে গেলে, প্রয়োজন হলে আপনি ইমেলটি ফরোয়ার্ড করতে পারেন।

এটা মনে রাখা গুরুত্বপূর্ণ যে প্রকল্পটির পাশাপাশি দলের সদস্যদের অন্যান্য দায়িত্বও থাকতে পারে। ফলস্বরূপ, তারা আপনার প্রোজেক্টটি শুরুতে তাদের জন্য একটি শীর্ষ অগ্রাধিকার বিবেচনা করতে পারে না, তবে এগুলি অপরিহার্য নয় কারণ তারা যত্ন নেয় না বা তারা কাজ এড়ানো থেকে বিরত থাকে। এটা সম্ভবত তাদের দৈনন্দিন কাজ সম্পন্ন করতে হবে যে অন্যান্য কাজ এবং দায়িত্ব আছে সম্ভবত খুব সম্ভবত। বিভিন্ন বিভাগ থেকে সহকর্মীদের সঙ্গে কাজ করার সময় এটি বিশেষ করে সত্য।

প্রকল্পের গুরুত্ব, লক্ষ্য এবং সময়রেখার গুরুত্ব ব্যাখ্যা করার জন্য এবং আপনার সাথে প্রাথমিকভাবে এই তথ্যটি যোগাযোগ করে আপনার বসের সাথে কথা বলার প্রক্রিয়াটি প্রক্রিয়াটিকে আরও সহজতর এবং কম চাপযুক্ত করতে সহায়তা করতে পারে।

নিয়োগের আগে আপনার টিম সাথে কথা বলুন

যখন আপনার একটি ক্রস সাংগঠনিক দল থাকে, তখন এটি বরাদ্দ করা সহজ। বিপণন থেকে জেন বিপণন কাজ পরিচালনা করবে। অর্থ থেকে কারেন আর্থিক পরিচালনা করবে। কিন্তু যখন দায়িত্বগুলি স্পষ্ট হয় তখনও আপনার দলের সদস্যদের সাথে কথা বলুন।

আপনি কারেন এবং জেন উভয় কোম্পানির অন্যান্য এলাকায় সম্পর্কে আরও জানতে এই দলের উপর হতে জানতে পারেন, তাই যখন আপনি দক্ষতার তাদের এলাকায় তাদের বরাদ্দ করা, তারা হতাশ হতে পারে।

এই কথোপকথন একটি মহান দলের সম্পর্ক থাকার সমালোচনামূলক।যদিও আপনি চূড়ান্ত প্রকল্প ফলাফলের জন্য দায়ী, আপনি বোর্ডে থাকা সদস্যদের সদস্য ছাড়া দুর্দান্ত ফলাফল অর্জন করবেন না। সংক্ষেপে, তাদের ইনপুট এবং তাদের উদ্বেগ জিজ্ঞাসা করে আপনার দলের সদস্যদের ক্ষমতায়ন। যখন প্রকল্পটি সম্পূর্ণ এবং সফল হয়, তখন সমগ্র দলটি গর্ব অনুভব করতে পারে যে তাদের প্রত্যেকেই তার সাফল্যতে সক্রিয় ভূমিকা পালন করে।

বস সঙ্গে ডবল চেক করুন

যদি আপনার দলের সদস্যদের সাথে কথা বলার পরে, আপনি নির্ধারণ করেন যে এই কাজটি সম্পন্ন করার একমাত্র উপায় হল এক বা একাধিক ব্যক্তি অপ্রীতিকর পাবেন, নিয়োগের আগে আপনার বসের সাথে কথা বলুন।

কেন? আপনি আপনার ব্যাকআপটি প্রয়োজন তা নিশ্চিত করতে চান এবং আপনি এমন একটি বিকল্পকে অবহেলা করেননি যা অ্যাসাইনমেন্টগুলিকে দলের সদস্যদের আরও পরিপূর্ণ করে তুলবে।

নিজেকে এক সংক্ষিপ্ত কাজ করুন

সাফল্যের ট্র্যাক রেকর্ডের কারণে প্রত্যেকেই আপনাকে এই দলের নেতৃত্ব দেওয়ার জন্য নির্বাচিত হতে পারে, তবে আপনার ভেতরে ঢুকতে এবং জিনিসগুলির মিশ্রণে ঢুকতেও গুরুত্বপূর্ণ।

কিছু কঠিন বা আপত্তিজনক বার্তা পাঠানো আপনি বার্তাটি পাঠান এবং আপনি আপনার দলের সহকর্মীদের যত্ন নিচ্ছেন। অপ্রীতিকর কাজগুলি নিযুক্ত করা আপনার মনে মনে বার্তা পাঠায় যে আপনি আপনার সহকর্মীদের চেয়ে ভাল।

এর মানে এই নয় যে আপনি সমস্ত লাজুক কাজ করতে হবে। তবে দলীয় সদস্যদের মধ্যে তারা মোটামুটি বিভক্ত। দল থেকে দল থেকে অপ্রীতিকর কি পরিবর্তন হয়, কিন্তু প্রতিটি প্রকল্পের কিছু আছে যে কেউ করতে চায়। প্রায়শই এমন অনেক কাজ থাকে যা সবাই এড়িয়ে চলতে চায়। তারা মোটামুটি বিভক্ত নিশ্চিত করুন, এবং আপনি আপনার শেয়ার নিতে।

প্রম্পট প্রতিক্রিয়া দিন

মনে রাখবেন, প্রতিক্রিয়াটি মনে করার চেয়ে অনেক বেশি, "দুর্দান্ত কাজ" বা "খারাপ কাজ" এটি "এটি একটি দুর্দান্ত কাজ ছিল কারণ …" এবং "যেটি খুব ভালোভাবে চালু হয়নি কারণ …" কারন কোনও বাক্যাংশগুলি কেউ শিখতে পারে না । এবং যতক্ষণ আপনি প্রতিক্রিয়া হস্তান্তর করতে চান, ততক্ষণ আপনি আপনার টিমের সদস্যদের কাছ থেকে প্রতিক্রিয়া গ্রহণ করছেন তা নিশ্চিত করুন।

আবার, আপনি তাদের একটি দুর্দান্ত কাজ করার জন্য ক্ষমতায়ন করছেন এবং তাদের সাফল্যের কথা স্মরণ করিয়ে দিচ্ছেন এবং আপনি একসাথে এই সবই রয়েছেন। প্রতিক্রিয়া প্রদান করে এবং কীভাবে কাজ করবেন তা শেখানো, বিশেষ করে যদি আপনার আরো অভিজ্ঞতা থাকে তবে আপনি একটি ইতিবাচক কাজ পরিবেশ তৈরি করবেন।

সবাই অবগত রাখুন

দলের নেতা হিসাবে, আপনি আপনার প্রতিষ্ঠানের পরিচালকদের এবং সিনিয়র নেতাদের অগ্রগতি প্রতিবেদন করবেন। আপনি যে মিটিং থেকে আপনার দলের ফিরে তথ্য নিতে নিশ্চিত করুন। উপরন্তু, আপনার গোষ্ঠীকে এই মিটিংয়ে আপনি কী বলবেন তা জানাতে দিন।

এছাড়াও, প্রতিটি ক্রেডিট দিতে, বিশেষ করে যখন প্রশংসা জড়িত হয়। প্রকল্পটি ভাল যাচ্ছে কারণ আপনি কল্পিত? আচ্ছা, অবশ্যই, কিন্তু এটা বলবেন না। বলুন যে প্রকল্প ভাল হচ্ছে কারণ দলটি কল্পিত। সবাই জানেন যে আপনি দলের অংশ।

কিন্তু প্রকল্প কি ভয়ঙ্কর হয়ে যাচ্ছে? তুমি কি দোষ দিচ্ছো? হ্যাঁ, কিন্তু শুধুমাত্র ব্যক্তিগত। আপনি পৃথকভাবে দলের সদস্যদের যান এবং তাদের দিক বা অবদান পরিবর্তন করতে সাহায্য করার জন্য কাজ। যদি এটি কাজ না করে তবে আপনি আপনার বসের কাছে যান এবং সমস্যার সমাধান করেন।

যদি আপনার দল থেকে দলকে সরিয়ে দেওয়ার ক্ষমতা থাকে তবে এখন সময় করার সময়, কিন্তু আপনি যদি না করেন তবে আপনি সেই ব্যক্তির সাথে কথা বলতে পারেন। কিন্তু যাই হোক না কেন আপনি, আপনার দলের সদস্যদের সম্পর্কে চুপচাপ বা অভিযোগ শুরু করবেন না। এটা তাদের মনোবল ধ্বংস এবং সবকিছু খারাপ করতে হবে।

মনে রাখবেন যে সফলভাবে পরিচালিত টিম প্রকল্প আপনার কর্মজীবনকে বাড়িয়ে তুলতে পারে, আপনার পেশাদারী খ্যাতি বাড়িয়ে তুলতে পারে এবং আপনার সংগঠনে আপনার কাজ দৃশ্যমান করে তুলতে পারে। ফলাফল অতিরিক্ত নিয়োগ বা একটি প্রচার হতে পারে।

-------------------------------------------------

সুজান লুকাস একজন ফ্রিল্যান্স লেখক যিনি কর্পোরেট হিউম্যান রিসোর্সে 10 বছর অতিবাহিত করেছিলেন, যেখানে তিনি ভাড়া, বহিস্কার, সংখ্যা পরিচালনা করেছিলেন এবং আইনজীবীদের সাথে ডাবল চেক করেছিলেন।