কর্মচারী রেকর্ড নিয়োগকর্তা বজায় রাখা উচিত

কর্মচারী রেকর্ড একটি নিয়োগকর্তা হিসাবে বজায় রাখা জানতে চান? নিয়োগকর্তা প্রতিটি কর্মচারী জন্য চার কর্মচারী রেকর্ড ফাইল বজায় রাখে। উপরন্তু, নিয়োগকর্তা অন্যান্য কর্মচারীদের জন্য অন্যান্য কর্মচারী রেকর্ড ফাইল বজায় রাখে।

কর্মচারী রেকর্ডের কর্মচারী ফাইল

একজন কর্মী ফাইল প্রতিটি কর্মচারী জন্য রক্ষণাবেক্ষণ করা হয়। এই কর্মীদের ফাইলগুলি গোপনীয় নথি ধারণ করে এবং পরিচালিত এবং পরিচালিত হয় মানব সম্পদ কর্মীদের দ্বারা। কাস্টম ফাইলগুলি কিছু কোম্পানিগুলিতে নিয়োগকর্তা, কর্মচারী এবং কর্মচারীর পরিচালক দ্বারা ব্যবহৃত প্রধান কর্মচারী রেকর্ড।

অন্যদের মধ্যে - এবং এই প্রস্তাবিত পদ্ধতির - কর্মচারী কর্মীদের ফাইল অ্যাক্সেস এইচআর এবং কর্মচারী তত্ত্বাবধানে সীমাবদ্ধ।

একজন কর্মীর ফাইলের সাধারণ নথির মধ্যে কর্মসংস্থান আবেদন, একটি পারিবারিক জরুরী যোগাযোগের ফর্ম, নথিভুক্ত শাস্তিমূলক কর্ম ইতিহাস, একটি সারসংকলন, কর্মচারী হ্যান্ডবুক প্রাপ্তির কর্মচারী সাইন অফ, এলে নিয়োগকর্তা সাইন অফ শিট, সময়কালের মূল্যায়ন, কাজের মূল্যায়ন, বা কর্মক্ষমতা অন্তর্ভুক্ত উন্নয়ন পরিকল্পনা, প্রশিক্ষণ সার্টিফিকেট এবং উপস্থিতি প্রমাণ, এবং প্রতিটি কর্মচারী সম্পর্কে বর্তমান ব্যক্তিগত যোগাযোগ তথ্য।

সমস্ত কর্মীর ফাইলগুলিতে একই নথি থাকে না তবে প্রতিটি কর্মীর ফাইলটিতে কিছু নথি রয়েছে। একজন কর্মীর কার্য সম্পাদনের নথিটি যদি কর্মচারী ফাইলের অন্তর্গত না হয় তবে তা শাস্তিমূলক পদক্ষেপ, একটি পুরস্কার বা অসামান্য কৃতিত্বের অন্য কোনও চিহ্নের প্রয়োজন হয় না। যেমন দৈনন্দিন কর্মক্ষমতা নোট ফাইলের অন্তর্গত যে ম্যানেজার তাদের কর্মীদের কর্মক্ষমতা, লক্ষ্য, এবং অবদান ট্র্যাক রাখতে থাকে।

কর্মচারী রেকর্ড Payroll ফাইল

Payroll ফাইল এছাড়াও কর্মচারী রেকর্ড বজায় রাখা। পেয়ারল ফাইলগুলি কর্মচারীর চাকরি, বিভাগ, ক্ষতিপূরণ পরিবর্তন, গ্যারান্টিমেন্টস, ঋণ এবং কর্মচারীর অর্থ প্রদানের জন্য প্রয়োজনীয় এবং অন্যান্য কর্মচারীর ক্ষতিপূরণ ইতিহাসের একটি অনুলিপি রাখার একটি ইতিহাস রয়েছে।

পেপোল ফাইলটিতে সরকারের ফর্মগুলি যেমন W-2, W-4, এবং কর্মচারী দ্বারা পূরণ হওয়া সামাজিক নিরাপত্তা প্রতিরোধের নথি অন্তর্ভুক্ত থাকবে। ফাইল কর্মচারী বেনিফিট তথ্য বেতন এবং কর্মচারী পেচ চেক থেকে প্রত্যাহারের অনুমতি থাকবে।

কর্মচারী রেকর্ড মেডিকেল ফাইল

একটি কর্মচারী মেডিকেল ফাইল এছাড়াও নিয়োগকর্তা দ্বারা রক্ষণাবেক্ষণ করা হয়। মেডিক্যাল ফাইলের কর্মচারী রেকর্ডগুলি হিউম্যান রিসোর্সের মনোনীত কর্মচারী এবং কর্মচারীর রেকর্ড ছাড়া অন্য কাউকে পাওয়া যায় না। মেডিকেল ফাইলগুলির মধ্যে ডাক্তারের নোট, FMLA অ্যাপ্লিকেশন পেপারওয়ার্ক, ড্রাগ পরীক্ষা তথ্য, প্রয়োজনীয় শারীরিক তথ্য এবং কর্মচারীর বা তার পরিবারের সদস্যের চিকিৎসা স্বাস্থ্য সম্পর্কিত অন্যান্য এমন ডকুমেন্টেশন রয়েছে।

মেডিকেল ফাইলগুলি, কর্মচারীর রেকর্ডগুলির গোপনীয়তার কারণে, সর্বোচ্চ ডিগ্রী নিরাপদ সঞ্চয়স্থান এবং গোপনীয়তা অর্জন করে। এইচআর মনোনীত কর্মীদের ব্যতীত কর্মীদের কাছে অ্যাক্সেসযোগ্য নয় এমন একটি ঘরে তালাবদ্ধ থাকা ফাইল ড্রয়ারগুলির মধ্যে ঔষধ ফাইল রাখা উচিত।

কর্মচারী রেকর্ড আমি -9 ফাইল

আই -9 ফাইলগুলি হাউস কর্মচারী রেকর্ডগুলি যা অন্য কর্মচারীদের রেকর্ডগুলির থেকে আলাদা একটি ফাইলের সমস্ত কর্মচারীদের জন্য রক্ষণাবেক্ষণ করা হয়। কর্মীদের I-9s পর্যালোচনা করার জন্য অনুমোদিত সরকারী কর্মকর্তা এবং অন্যান্য সংস্থার কর্মচারী গোপনীয়তা বজায় রাখার জন্য নিয়োগকর্তারা অন্যান্য কর্মচারী রেকর্ড থেকে এই কর্মচারী রেকর্ড পৃথক রাখা।

আই -9 গুলিকে পৃথক অবস্থানে রেখে নিশ্চিত করা হবে যে যদি ফেডারেল আই -9 ফাইল পর্যালোচনায়ের জন্য আপনার নির্বাচিত হন তবে সরকারী কর্মচারীদের কর্মচারী বা আপনার প্রতিষ্ঠানের সাথে তাদের কর্মসংস্থান সম্পর্কিত প্রকৃত রেকর্ড বাদে অন্য কোনও রেকর্ড অ্যাক্সেস থাকবে না আই -9 ফর্ম। এই তদন্তগুলি প্রতি বছর বাড়ছে তাই আপনার কর্মীরা যথোপযুক্ত সৃষ্টিকর্তা I-9 ফর্ম পূরণ করেছেন অথবা আপনি জরিমানা এবং সম্ভাব্য জেলে সময় সাপেক্ষে হতে পারেন।

কর্মীদের দ্বারা কর্মচারী রেকর্ড অ্যাক্সেস

কর্মচারীরা স্বাভাবিক ব্যবসায়িক ঘন্টার সময় একটি মানব সম্পদ কর্মী ব্যক্তির সাথে যোগাযোগ করে তাদের কর্মচারী রেকর্ড দেখতে পারেন। কোন কর্মচারী তার রেকর্ডে কোনও নথির পরিবর্তন বা অপসারণ করতে পারে না যা অবশ্যই এইচআর কর্মী ব্যক্তির উপস্থিতিতে দেখা উচিত।

আপনার কর্মচারী হ্যান্ডবুলে কর্মচারী কর্মীদের রেকর্ড দেখার নীতি থাকতে হবে এবং কর্মচারীদের অনুরোধগুলি তাদের ফাইলগুলি দেখতে অনুরোধের সাথে আনুষ্ঠানিকভাবে অনুসরণ করতে হবে।

যদি কোন কর্মচারী আপনার কর্মসংস্থান ছেড়ে যাওয়ার পরে তাদের কর্মচারীদের রেকর্ডগুলির একটি অনুলিপিের জন্য একটি লিখিত অনুরোধ পাঠায় তবে আপনাকে তাদের একটি কপি পাঠাতে হবে।

মাঝে মাঝে, আপনি এমন একজন কর্মচারীকে সম্মুখীন করবেন যিনি হিউম্যান রিসোর্সেস বিভাগের কর্মচারী রেকর্ডগুলি কীভাবে ধরে রেখেছেন সে বিষয়ে সন্দেহযুক্ত। এই কর্মচারী যারা তাদের কর্মচারী ফাইলের একটি অনুলিপি অনুরোধ করতে সম্ভবত। আবার, বৈষম্য ছাড়াই, ফাইলের একটি অনুলিপি তৈরি করুন এবং পাঠান। (আপনি এইচআর কর্মীদের কতটা সামান্য ডকুমেন্টেশন দ্বারা কর্মচারী অবাক হয়েছিলেন তা প্রতিক্রিয়া জানাবেন।)

কিছু বিচারব্যবস্থায়, কর্মচারীকে নকল করার এবং ফাইল পাঠানোর জন্য চার্জ করা বৈধ।