কিভাবে লিখুন এবং পেশাদারী ইমেল বার্তা পাঠান

যখনই আপনি পেশাদার ইমেল বার্তা পাঠান, তখন বার্তাটি নিখুঁত নিশ্চিত করা সত্যিই গুরুত্বপূর্ণ। আপনি কোনো ভুল করে একটি সুযোগ গাট্টা করতে চান না - আপনি কিভাবে ইমেল পাঠান বা কিভাবে আপনি তাদের নজর রাখেন। শীর্ষস্থানীয় পেশাদারী ইমেল বার্তা লিখতে এবং পাঠাতে শিখতে পড়ুন।

কেন আপনি একটি পেশাদারী ইমেইল পাঠাতে চান? কারণ একটি সংখ্যা আছে। আপনি একটি সম্ভাব্য নিয়োগকর্তার কাছে আপনার কভার লেটার পাঠাতে পারেন, একটি সহকর্মীকে ধন্যবাদ, যিনি একটি রেফারেন্স হতে সম্মত হন, আপনার বর্তমান বসের পদত্যাগপত্র, বা সুপারিশের একটি চিঠি অনুরোধের জন্য আপনাকে ধন্যবাদ।

অ-ব্যক্তিগত ইমেল পাঠানোর জন্য আপনার অন্যান্য কারণ থাকতে পারে এবং আসলে আপনার সমস্ত ইমেল সংগঠিত এবং পেশাদার কিনা তা নিশ্চিত করা একটি ভাল ধারণা।

আপনার বার্তাগুলিতে কী অন্তর্ভুক্ত করা হবে, কী অন্তর্ভুক্ত করবেন না এবং কীভাবে বন্ধ, সাইন ইন এবং আপনার ইমেল বার্তা পাঠাতে হবে তা এখানে।

পেশাগত ইমেইল বার্তা নির্দেশিকা

উচ্চ মানের পেশাদার ইমেল লেখার জন্য এই পদক্ষেপগুলি পর্যালোচনা করুন এবং আপনি সর্বদা প্রাপককে দুর্দান্ত প্রভাব ফেলবেন:

• বিষয় লাইন: বিষয় লাইন সংক্ষিপ্তভাবে লেখার জন্য আপনার উদ্দেশ্য প্রকাশ করা উচিত। আপনার বিষয় লাইনটি "আপনাকে ধন্যবাদ" বা "প্রস্তাবনার জন্য অনুরোধ" হিসাবে সহজ হতে পারে।
• অভিবাদন: এমনকি আপনি যদি খুব সংক্ষিপ্ত ইমেল লেখেন তবে একটি অভিবাদন অন্তর্ভুক্ত করুন। যদি আপনি ব্যক্তির নাম জানেন, এটি অন্তর্ভুক্ত করুন। যদি আপনি ব্যক্তির সাথে প্রথম নাম ভিত্তিতে না থাকেন তবে তাদের শিরোনাম দ্বারা কল করুন।
• দৈর্ঘ্য: সম্ভব হিসাবে সংক্ষিপ্ত হিসাবে আপনার ইমেইল রাখুন। মানুষ দীর্ঘ ইমেল skim ঝোঁক, তাই শুধুমাত্র প্রয়োজনীয় তথ্য অন্তর্ভুক্ত।
• ফন্ট শৈলী: অলঙ্কৃত, ক্রীড়নশীল, বা রঙ্গিন ফন্ট এড়িয়ে চলুন; এই সহজভাবে আপনার প্রকৃত বার্তা থেকে প্রাপক বিভ্রান্ত। পাশাপাশি গাঢ় এবং ইটালিক overusing এড়িয়ে চলুন, যা একটি ইমেইল চেহারা cluttered করা। সব মূলধন অক্ষরে লিখবেন না; এই একটি ইমেইল রাগ বা overexcited হিসাবে জুড়ে আসে।

• ইমোটিকনস:একটি পেশাদারী ইমেইল ইমোটিকন অন্তর্ভুক্ত করবেন না; ব্যক্তিগত চিঠিপত্র জন্য এই সংরক্ষণ করুন।
• বানান এবং ব্যাকরণ: আপনি একটি ইমেল লিখছেন কারণ শুধু আপনি বানান এবং ব্যাকরণ সম্পর্কে পঙ্কিল হওয়া উচিত নয়। এটি পাঠানোর আগে সাবধানে আপনার ইমেইল সম্পাদনা করুন। একটি ত্রুটি-মুক্ত বার্তা প্রাপককে বলে যে আপনার ইমেলটি গুরুত্ব সহকারে নেওয়া উচিত।
• বন্ধ:একটি সংক্ষিপ্ত "ধন্যবাদ," "সেরা", অথবা অন্য একটি সহজ পাঠান এবং তারপরে আপনার নাম দিয়ে সাইন আউট করুন। বেশিরভাগ ইমেল অ্যাকাউন্ট আপনাকে আপনার ইমেল, শিরোনাম এবং যোগাযোগের তথ্য সহ প্রতিটি ইমেলে একটি স্বাক্ষর যুক্ত করতে দেয়। এটা প্রতিটি চিঠিপত্র আরো পেশাদারী করতে একটি ভয়ঙ্কর উপায়।

অতিরিক্ত টিপস

একবার আপনি আপনার ইমেল লিখেছেন, আপনি "পাঠান" বোতামটি ক্লিক করার আগে এই সমস্ত পদক্ষেপগুলি দিয়ে যান:

• আপনার বার্তা সম্পূর্ণ নিশ্চিত করুন:আপনার ইমেলের বিষয় লাইন ভরা নিশ্চিত করতে ডাবল চেক করুন, আপনি একটি স্বাক্ষর অন্তর্ভুক্ত করেছেন, আপনি সঠিক যোগাযোগ ব্যক্তির কাছে বার্তা পাঠাচ্ছেন এবং আপনি ভর্তি করেছেন bcc ক্ষেত্রটি নিজের কাছে একটি অনুলিপি প্রেরণ করতে, তাই আপনার কাছে ইমেল বার্তা রেকর্ড রয়েছে।
• আপনার ইমেইল বার্তা প্রুফ:আপনি পাঠাতে আঘাত করার আগে, আপনি চেক বানান নিশ্চিত করুন এবং আপনার ব্যাকরণ এবং পুঁজিবাজার চেক। তারা একটি পেপার চিঠি হিসাবে তারা ইমেল কাজের অনুসন্ধান চিঠিপত্র হিসাবে ঠিক গুরুত্বপূর্ণ।

• একটি টেস্ট ইমেইল বার্তা পাঠান:আপনি প্রকৃতপক্ষে আপনার ইমেল পাঠানোর আগে, ফর্ম্যাটিং কাজ করে এবং এটি কোনও স্থান থেকে দেখায় না তা যাচাই করতে প্রথমে বার্তাটি পাঠান। সবকিছু ভাল দেখলে, এগিয়ে যান এবং আপনি যোগাযোগ করছেন এমন কোম্পানী বা ব্যক্তির কাছে ইমেল পাঠান।
• নিজেকে ইমেল বার্তা একটি কপি পাঠান:ব্যবহার bcc ক্ষেত্রটি নিজের কাছে ইমেল বার্তার একটি অনুলিপি পাঠাতে, যাতে আপনি যখন বার্তা প্রেরণ করেন এবং আপনি এটি কে পাঠিয়েছেন তার একটি রেকর্ড থাকে। আপনি আপনার পাঠানো ফোল্ডারে এই তথ্য খুঁজে পেতে পারেন।

• আপনার কপি ফাইল করুন:অনেক ইমেল প্রোগ্রামের মাধ্যমে আপনি কোনও গুরুত্বপূর্ণ অতীতের ইমেলগুলি খুঁজে পেতে আরও সহজ করতে ফোল্ডারগুলি সেট আপ করতে পারেন। আপনার সমস্ত কাজের সন্ধানের ইমেলগুলির জন্য একটি ফোল্ডার সেট করুন এবং আপনার কাজের অনুসন্ধান ফোল্ডারে পাঠানো ইমেল বার্তাগুলির আপনার কপি ফাইল করুন।

নিয়মিত আপনার ইমেইল চেক করুন

সময় অনুসন্ধানের সময় আপনি যখন অনুসন্ধান করছেন, তাই নিয়মিত এবং ঘন ঘন আপনার ইমেল পরীক্ষা করা গুরুত্বপূর্ণ, তাই আপনি কোন গুরুত্বপূর্ণ সুযোগ মিস করবেন না। খুব কম সময়ে, সকালে আপনার ইমেলটি চেক করুন এবং প্রথম বিকেলে, তাই আপনার কাছে প্রাপ্ত বার্তাগুলিতে অবিলম্বে সাড়া দেওয়ার সময় থাকবে।

এই দিনগুলিতে, স্মার্টফোন থাকার কারণে আপনি যেখানেই যান এবং যেখানেই চান সেখানে আপনার ইমেলগুলি পরীক্ষা করা সহজ করে তুলতে পারে - আপনার কম্পিউটারে আর কোনও স্থান নেই। আসলে, আপনি নতুন ইমেল বার্তাগুলির জন্য বিজ্ঞপ্তি পেতে পারেন, যাতে আপনি তাদের ইনবক্সে আঘাত করলেই সেগুলি পড়তে পারেন।