আপনি কিভাবে একটি প্রকল্প অডিট থেকে উপকৃত হতে পারেন

প্রতিটি প্রকল্প সময়ে সময়ে একটি অডিট থেকে উপকৃত হতে পারে। কিন্তু চিন্তা করবেন না, এটি শোনাচ্ছে হিসাবে ভীতিকর না। একটি প্রকল্প নিরীক্ষা যেখানে একটি নিরপেক্ষ ব্যক্তি আপনার প্রকল্প পর্যালোচনা করে এবং সফল হওয়ার সম্ভাবনাগুলি উন্নত করার জন্য কীভাবে ভিন্নভাবে কাজ করতে পারে সে সম্পর্কে নির্দেশিকা সরবরাহ করে। এই নিবন্ধটি সবকিছু ব্যাখ্যা করে এবং একটি প্রকল্প নিরীক্ষা জন্য কিভাবে প্রস্তুত করার জন্য আপনাকে নিয়ে যায়।

কিভাবে প্রজেক্ট একটি প্রকল্প অডিট হয়

একটি প্রকল্প নিরীক্ষা সাধারণত একটি আনুষ্ঠানিক ব্যায়াম হয়। অনানুষ্ঠানিক সমতুল্য সাধারণত একটি পিয়ার রিভিউ বলা হয়। এটি এমন একটি জায়গা যেখানে একজন সহকর্মী আপনার প্রকল্প এবং সম্পর্কিত ডকুমেন্টেশন দেখে এবং আপনাকে কিছুটা সময় ব্যয় করার জন্য প্রতিক্রিয়া দেয়।

প্রকল্প নিরীক্ষাগুলি আনুষ্ঠানিকভাবে প্রযোজ্য হয় যা সাধারণত তাদের প্রশ্নগুলির একটি সংজ্ঞায়িত সেট থাকে এবং এটি নিয়মিত এমন কোনও ব্যক্তির দ্বারা পরিচালিত হয়।

কে প্রকল্প অডিট বহন করে

আপনার প্রকল্প নিরীক্ষা করছেন এমন ব্যক্তি হয়তো অন্য প্রকল্প পরিচালক হতে পারে (সম্ভবত যে কোনও প্রকল্প চলমান অভিজ্ঞতার সাথে সম্পর্কিত ব্যক্তি) তবে প্রকল্প অফিস থেকে এমন কেউ হতে পারে যিনি ঘন ঘন অডিট পরিচালনা করেন।

এটি এমন কেউ হতে যাচ্ছে যা নিজেকে নিরপেক্ষ বিবেচনা করতে পারে তাই এটি আপনার লাইন পরিচালক বা প্রকল্প পৃষ্ঠপোষক হবে না। এটি এমনকি প্রকল্পের আকারের উপর নির্ভর করে মানুষের একটি দল হতে পারে।

কিভাবে একটি প্রকল্প অডিট জন্য প্রস্তুত করা

সংগঠিত হওয়ার জন্য প্রথম এবং প্রধান বিষয়টি হল আপনার প্রকল্পের ডকুমেন্টেশনের কপিগুলি অডিটরকে পর্যালোচনা করার জন্য। যদি আপনার কোন প্রকল্প সমন্বয়কারী থাকে, তবে তাদের সাথে ডকুমেন্টের প্যাক (বিশেষত ইলেকট্রনিক) টেনে আনতে বলুন। আপনার সমস্ত তথ্য সহজে অ্যাক্সেসযোগ্য হওয়া উচিত তবে আপনি যদি তা করেন তবেও এই পদক্ষেপটি কিছু সময় নিতে পারে। সর্বনিম্ন হিসাবে, আপনি প্রকল্প পরিকল্পনা, ঝুঁকি লগ, ইস্যু লগ, বাজেট, এবং অডিটর জন্য উপলব্ধ সময়সূচী আছে তা নিশ্চিত করুন।

কে জড়িত করা প্রয়োজন

এটি এমন বিষয়গুলির উপর নির্ভর করে যা অডিটর নজর রাখতে চায়। আপনি, প্রকল্প পরিচালক হিসাবে, তাদের সঙ্গে কিছু সময় ব্যয় করতে হবে। আপনার দলের সদস্যদের এছাড়াও অডিটর চ্যাট করতে বলা হবে আশা করি।

মনে রাখবেন যে তারা অডিট সম্পর্কিত কাজগুলিতে যতদিন ব্যয় করে, ততদিন তারা প্রকল্পের কাজ করার জন্য সময় ব্যয় করে, তাই আপনাকে কিছু কার্যকলাপ পুনর্নির্মিত করতে এবং অডিট সময়ের সময় আরো ধীরে ধীরে কাজ করতে হতে পারে।

একটি প্রকল্প অডিট কতক্ষণ নেয়

একটি প্রকল্প নিরীক্ষা জন্য নির্দিষ্ট সময়কাল নেই। বড় প্রকল্পে, আপনি এটি অনেক বেশি সময় লাগবে। ছোট প্রকল্পে, অডিটর কয়েক ঘন্টার মধ্যে সম্পন্ন করা যেতে পারে। যত তাড়াতাড়ি আপনি জানেন যে আপনার প্রকল্পটি নিরীক্ষা করা হচ্ছে, আপনার অডিট টিমকে তাদের কাজের জন্য কতক্ষণ অপেক্ষা করতে হবে তা জিজ্ঞাসা করুন।

অডিট কি জন্য দেখায়

যদি কোনও নির্দিষ্ট উদ্বেগের কারণে অডিটকে বলা হয়, যেমন গুণমানের লক্ষ্যগুলি হারাতে ব্যর্থতা, তবে তারপরেও সেই অঞ্চলের গভীরতার তদন্ত করতে হবে। প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টের বিভিন্ন এলাকায় এবং প্রকল্পটি যে কার্যকরী কাজ করছে সেগুলির উপর একটি নিয়মিত অডিট দেখা যাবে। এটি আপনার প্রকল্পের সময়, খরচ এবং গুণমান এবং স্টেকহোল্ডারের যোগসূত্রকে কভার করবে।

প্রকল্পটির উদ্দেশ্যগুলি পূরণ করা হবে কি না তা নিরীক্ষণের উদ্দেশ্য নিরীক্ষা করা। যদি বর্তমান সম্পাদকের উপর ভিত্তি করে অডিটর মনে করে যে প্রকল্পটি সেই উদ্দেশ্যগুলি আঘাত করবে না, তবে সে পদক্ষেপের জন্য সুপারিশগুলি পেশ করবে।

সুপারিশ পাওয়া যায় কি উপর নির্ভর করে

নিরীক্ষক এর রিপোর্টে সুপারিশগুলি তারা যা পেয়েছে তার উপর নির্ভর করবে। তাদের ইতিবাচক হতে এবং এমনভাবে অভিযুক্ত হওয়ার আশা রাখুন যা আপনাকে তাদের সহজে গ্রহণ করার অনুমতি দেয়। তারা বাস্তব হতে হবে।

এক চরম সময়ে, অডিটর আপনার প্রকল্পটি বন্ধ করার সুপারিশ করতে পারে, যদিও এটি কেবল তখনই ঘটবে যদি তারা মনে করে যে এই মুহুর্তে যে কোন প্রকল্পের কাজ সংগঠনের জন্য কোনও মূল্য প্রদান করবে তা কোনও সুযোগ নেই।

ইতিবাচক অভিজ্ঞতা হিসাবে আপনার প্রকল্প নিরীক্ষা দেখুন। আপনার প্রকল্পটি যে কোনও লক্ষণগুলির মধ্যে যেকোনো লক্ষণগুলির প্রাথমিক সতর্কতা এবং এটি একটি অভিজ্ঞ প্রকল্প পেশাদারের সাথে কাজ করার একটি সুযোগ। তাদের সুপারিশগুলি বাস্তবায়ন করা আপনার, আপনার টিম এবং আপনার প্রকল্পটিকে আরো সফল করে তুলবে এবং এটি কেবল একটি ভাল জিনিস হতে পারে।