কিভাবে একটি কার্যকর সভা এজেন্ডা বিকাশ

একটি মিটিং এজেন্ডা অংশগ্রহণকারীদের একটি সভায় সম্পন্ন করতে আশা করি আইটেমগুলির একটি তালিকা। এজেন্ডাটি আগে থেকেই ২4 ঘন্টা আগাম একটি মিটিংয়ের আগে বিতরণ করা উচিত যাতে অংশগ্রহণকারীদের সভায় প্রস্তুতির সুযোগ থাকে। পছন্দসইভাবে, যদি সম্ভব হয়, বৈঠক আগে কয়েক দিনের আগে এজেন্ডা পাওয়া উচিত।

একটি সভা এজেন্ডা বিকাশ

প্রথমে, মিটিংয়ের পরিকল্পনা করতে অন্য কর্মচারীদের প্রয়োজন কিনা তা সনাক্ত করুন। তারপরে, সভা করার দ্বারা আপনি কী সম্পাদন করতে চান তা নির্ধারণ করুন এবং আপনার সাক্ষাতের জন্য যোগ্য লক্ষ্যগুলো স্থাপন করুন। আপনি সেট লক্ষ্য একটি কার্যকর বৈঠক পরিকল্পনা জন্য কাঠামো স্থাপন করা হবে। নিশ্চিত করুন যে আপনি আপনার মিটিংয়ের সময়সীমার মধ্যে যুক্তিসঙ্গতভাবে অর্জনযোগ্য হওয়ার চেয়ে বেশি পরিকল্পনা করেন নি।

স্টিফেন কোভি বলেছেন, "অত্যন্ত কার্যকরী ব্যক্তিদের 7 অভ্যাস", "মন শেষ করে শুরু করুন।" আপনার মিটিংয়ের উদ্দেশ্য সভা ফোকাস, মিটিং এজেন্ডা এবং মিটিং অংশগ্রহণকারীদের নির্ধারণ করবে।

তারপরে, প্রতিটি এজেন্ডা আইটেমের জন্য আপনার কতটা সময় লাগবে তা বিবেচনা করুন। সভাটি যদি এক ঘন্টা স্থায়ী হয় এবং আপনার কাছে পাঁচটি এজেন্ডা আইটেম থাকে তবে এটি আপনাকে সেই সময়সীমার সাথে একটি সাধারণ ধারণা দেয় যা আপনি কাজ করছেন। এর অর্থ এই নয় যে প্রতিটি এজেন্ডা আইটেম অবশ্যই অবশ্যই 12 মিনিট হতে হবে, তবে পাঁচটি মিলিত স্পষ্টতই এর চেয়ে বেশি সময় গড়তে পারে না।

সিদ্ধান্ত নিতে

আপনার সামগ্রিক লক্ষ্য নির্ধারণ করার পরে, আপনি বা আপনার টিম নির্দিষ্ট সিদ্ধান্ত নিতে হবে। সভায় উদ্দেশ্য বা উদ্দেশ্য ছাড়াও, আপনার এজেন্ডা সহ অন্তর্ভুক্ত রয়েছে:

• সভায় একটি তারিখ, সময়, এবং অবস্থান
• অংশগ্রহণকারীদের সভায় প্রয়োজন
• আলোচনা জন্য আইটেম
• আপনি গ্রুপটি প্রত্যাশা করার সময়টি প্রতিটি আইটেমের বিষয়ে আলোচনা করতে হবে
• বৈঠক জন্য প্রাক কাজ। এতে কোনও পূর্ববর্তী সভা থেকে কোনও পাঠ্য, ডকুমেন্টেশন, ডেটা, মিটিং মিনিট, বা অন্য কোনও প্রস্তুতি যা আপনার প্রকৃত মিটিং সফল করবে। আপনি যখন আমন্ত্রিত অংশগ্রহণকারীদের কাছে বিতরণ করেন তখন সংশ্লিষ্ট নথিগুলি মিটিং বিজ্ঞপ্তি এবং এজেন্ডা সংযুক্ত করা উচিত।

অংশগ্রহণকারী সনাক্ত করা

একবার আপনি সিদ্ধান্ত নিলেন যে আপনার লক্ষ্য পূরণ করার জন্য একটি সভা প্রয়োজন, আপনাকে অংশগ্রহণকারীদের তালিকা বিকাশ করতে হবে। প্রতিটি কর্মী প্রতিটি সভায় অংশগ্রহণ করতে বা অংশগ্রহণ করতে পারে না, কিন্তু সঠিক অংশগ্রহণকারীদের আমন্ত্রণ সাফল্যের আপনার সম্ভাবনা উন্নত করবে। নিজেকে কিছু প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করে আপনার অংশগ্রহণকারীদের নির্ধারণ করুন:

• গ্রুপের বিকাশের সমাধান কে অবশ্যই নিতে হবে?
• গ্রুপটি নিয়ে আলোচনা করছে এমন প্রক্রিয়াটির মালিক কে?
• আপনি বিতরণ করা হয় তথ্য জানতে প্রয়োজন?
• কে সিদ্ধান্ত নেওয়ার নির্দেশ দিতে তথ্য ও তথ্য সরবরাহ করতে পারে?
• দলের সাথে ভাগ করার অভিজ্ঞতা বা দক্ষতা কে আছে?
• কোন সমাধান বা কাজ বাস্তবায়ন সমর্থন করতে হবে?
• মিটিং ফলাফল সম্পন্ন করতে অনুমতি বা সম্পদ প্রদান করা উচিত?
• কোন সমাধান বা দিক বাস্তবায়ন বিরোধিতা করতে পারে?

নিয়মিত নির্ধারিত মিটিং

প্রতি সভায় একটি কাস্টম উন্নত এজেন্ডা প্রয়োজন নেই। বেশিরভাগ কর্মচারী নিয়মিত তাদের বিভাগ বা কর্মসংস্থানের জন্য মিটিং নির্ধারিত করেছেন। আপনি দল এবং প্রকল্প যা আপনি অংশগ্রহণ আছে।

একটি চলমান প্রকল্পে প্রতি সভার জন্য একটি নতুন উন্নত এজেন্ডা প্রয়োজন হতে পারে না, তবে আপনার সভায় আপনার মিটিংয়ে আদর্শ পদ্ধতি গ্রহণ করে ভাল পরিবেশিত হবে।

নিয়মিত নির্ধারিত কর্মচারী সভায় তিনটি বিভাগে বিভক্ত করা হয়েছে যার জন্য প্রত্যেকেরই স্ট্যান্ডার্ড এজেন্ডা আইটেম রয়েছে:

1. তথ্যপূর্ণ আইটেম: প্রতিটি বৈঠক জন্য তথ্য যে কোনো এজেন্ডা আইটেম লিখুন। উদাহরণস্বরূপ, ম্যানেজার সিনিয়র ম্যানেজমেন্ট মিটিংয়ের ফলাফল সম্পর্কে গ্রুপ আপডেট করে।
2. অ্যাকশন আইটেম: এজেন্ডাটিতে রাখুন যে কোনও আইটেম যা আপনি আশা করেন যে গ্রুপটি প্রতি নিয়মিত নির্ধারিত সভায় পর্যালোচনা করতে চায়। উদাহরণস্বরূপ, সময়সীমার জন্য বাজেটের পারফরমেন্স এবং খরচ সঞ্চয় এবং ক্রমাগত উন্নতি সনাক্তকরণের গ্রুপটি অর্জন করার পরিকল্পনা করে।
3. ফরওয়ার্ড পরিকল্পনা: এজেন্ডাগুলিতে যে কোনও আইটেমটি পরিকল্পনা করতে চায় বা অগ্রিম জন্য প্রস্তুতি নিতে পারে সেগুলিতে রাখুন। উদাহরণস্বরূপ, পরবর্তী মাসের জন্য স্বল্পমেয়াদী লক্ষ্য বা আসন্ন নিয়োগগুলিতে সহকর্মী সহায়তার প্রয়োজন।

আপনি যখন আপনার মিটিং এজেন্ডা বিকাশ করেন তখন এই নির্দেশিকাগুলি অনুসরণ করেন, আপনি আপনার মিটিংটি আরও ফলপ্রসূ হতে পারে এমন সম্ভাব্যতা বাড়ান।

কি অন্তর্ভুক্ত করা হবে

একটি নিয়মিত নির্ধারিত সভার জন্য একটি এজেন্ডা আপনি যা খুঁজছিলেন তার ফলাফলগুলি তৈরি করতে সহায়তা করতে পারেন, কিছু মৌলিক আইটেম সহ:

• উষ্ণ আপ এবং শুভেচ্ছা। কত ঘন ঘন গ্রুপ পূরণ করে তার উপর নির্ভর করে একটি সংক্ষিপ্ত বরফ ভাঙ্গা বিবেচনা করুন।
• বৈঠকের উদ্দেশ্য, বিষয়সূচি, এবং প্রত্যাশিত ফলাফল এবং পণ্য পর্যালোচনা করুন।
• পর্যালোচনা, সঠিক (যদি প্রয়োজন হয়), এবং পূর্ববর্তী সভা মিনিট অনুমোদন।
• দলের প্রয়োজন যে উপযুক্ত বিভাগীয় এবং কোম্পানির তথ্য প্রদান।
• কর্ম আইটেম, কর্ম পরিকল্পনা, এবং প্রতিশ্রুতি অগ্রগতি পর্যালোচনা। লক্ষ্য গ্রুপ অগ্রগতি পর্যালোচনা।
• আলোচনা এবং এই বৈঠক জন্য এজেন্ডা আইটেম সম্পর্কে সিদ্ধান্ত নিতে।
• পরবর্তী পদক্ষেপ সনাক্ত করুন।

• পরবর্তী সভায় উদ্দেশ্য, ফলাফল, এবং এজেন্ডা সনাক্ত করুন।
• বৈঠকের শেষে, নোট গ্রহণকারীকে সভায় জনগণের প্রতিশ্রুতি পর্যালোচনা করা উচিত।
• গোষ্ঠীতে না থাকা ব্যক্তিদের কাছ থেকে যে কোন সহায়তা দরকার এবং অংশগ্রহণকারীদেরকে যোগাযোগ করার জন্য নির্দিষ্ট করুন।
• মিটিংয়ের বাইরে অংশগ্রহণকারীরা কী জানতে হবে এবং কীভাবে আপনি যোগাযোগটি সম্পন্ন করবেন তা নির্ধারণ করতে হবে তা নির্ধারণ করুন।
• মিটিংয়ের ২4 ঘণ্টার মধ্যে মিনিট বিতরণ করুন অথবা অবিলম্বে নোট গ্রহণকারীকে বৈদ্যুতিনভাবে গ্রহণ করলে তা বিতরণ করুন।