কিভাবে একজন সুপারভাইজার absenteeism পরিচালনা করতে পারেন

সি সি সি অশিক্ষিত অনুপস্থিত জরিপের পরিপ্রেক্ষিতে, কর্মীদের চাকরি পালন করার সময় নিয়োগকর্তারা স্থল হারাচ্ছেন। 1999 সাল থেকে অনির্দিষ্টকালীন অনুপস্থিতি হার তাদের সর্বোচ্চ স্তরে উন্নীত হয়েছে। সর্বাধিক উদ্বেগ থাকা অব্যাহত রয়েছে যে তিনটি কর্মচারীর মধ্যে প্রায় দুইজন যারা কাজ করার জন্য দেখেন না তারা শারীরিক অসুস্থ নয়।

বেশিরভাগ কোম্পানীর জন্য, অনুপস্থিতি পরিচালনা করার দায়িত্ব প্রাথমিকভাবে অবিলম্বে সুপারভাইজারদের উপর পড়ে গেছে। এই সুপারভাইজারগুলি প্রায়ই একমাত্র ব্যক্তি যারা সচেতন যে একটি নির্দিষ্ট কর্মচারী অনুপস্থিত।

তারা একজন ব্যক্তির অনুপস্থিতির আশেপাশের পরিস্থিতিতে এবং প্রাথমিক পর্যায়ে একটি সমস্যা লক্ষ্য করার সেরা অবস্থানে রয়েছে। অতএব, কোম্পানির অনুপস্থিতি পদ্ধতিগুলিতে তাদের সক্রিয় অংশগ্রহণ সামগ্রিক কার্যকারিতা এবং অনুপস্থিতি নীতি বা প্রোগ্রামের ভবিষ্যত সাফল্যের পক্ষে গুরুত্বপূর্ণ।

অনুপস্থিতি পরিচালনাকারীরা তাদের অনুপস্থিতিতে পরিচালনার ভূমিকাতে আরামদায়ক এবং যোগ্য, তা নিশ্চিত করার জন্য তাদের সিনিয়র ম্যানেজমেন্টের পূর্ণ সমর্থন থাকা দরকার। সমস্ত পক্ষের অনুপস্থিতি নীতি এবং পদ্ধতির লক্ষ্য সচেতন হতে হবে। বিভাগের মধ্যে পার্থক্য থাকা উচিত; একটি নীতি তার কার্যকারিতা হারাতে পারেন।

আরো সুসংগততা প্রদানের জন্য, অনুপস্থিত ব্যক্তিদের অনুপস্থিতি পরিচালনার বিষয়ে তাদের দায়িত্বগুলিতে প্রশিক্ষিত হওয়া উচিত, কার্যকর ফেরত-কাজ-কর্ম সাক্ষাত্কারগুলি কীভাবে পরিচালনা করা উচিত এবং প্রয়োজনীয় সময়ে শাস্তিমূলক পদ্ধতির ব্যবহারে শিক্ষিত হওয়া উচিত।

সুপারভাইজার এর দায়িত্ব

কর্মীর অনুপস্থিতিতে কাজের উপযুক্তভাবে আচ্ছাদিত হওয়ার পাশাপাশি, অনুপস্থিতি পরিচালনার জন্য সুপারভাইজারদের অন্যান্য প্রয়োজনীয় পদক্ষেপগুলি রয়েছে। তাদের উচিত:

• অনুপস্থিতি মোকাবেলা করার জন্য সমস্ত কর্মচারী প্রতিষ্ঠানের নীতিগুলি এবং পদ্ধতির সম্পূর্ণরূপে সচেতন, তা নিশ্চিত করুন,
• অসুস্থ কর্মচারী ফোন যখন যোগাযোগ প্রথম পয়েন্ট হতে
• যথাযথভাবে বিস্তারিত, নির্ভুল এবং তাদের কর্মীদের জন্য আপ টু ডেট অনুপস্থিতির রেকর্ড বজায় রাখুন, (উদাঃ তারিখ, অসুস্থতার প্রকৃতি / অনুপস্থিতির কারণ, কাজের তারিখের প্রত্যাশিত প্রত্যাশার, প্রয়োজনে ডাক্তারের শংসাপত্র)
• উদ্বেগ কারণ যা অনুপস্থিতি কোন নিদর্শন বা প্রবণতা সনাক্ত করুন,
• ফেরত যাও কাজ ইন্টারভিউ পরিচালনা
• প্রয়োজন যেখানে শাস্তিমূলক পদ্ধতি বাস্তবায়ন।

রিটার্ন-টু-ওয়ার্ক সাক্ষাত্কার

অনুপস্থিতি পরিচালনা করার ক্ষেত্রে সুপারভাইজারদের প্রশিক্ষণের কীভাবে কার্যকরী এবং ন্যায্য রিটার্ন-টু-ওয়ার্ক ইন্টারভিউগুলি পরিচালনা করবেন সেই বিষয়ে নির্দেশ অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। সাম্প্রতিক জাতীয় জরিপগুলি নির্দেশ করে যে এই সাক্ষাত্কারগুলি স্বল্পমেয়াদী অনুপস্থিতি পরিচালনা করার জন্য সবচেয়ে কার্যকরী সরঞ্জামগুলির মধ্যে একটি হিসাবে বিবেচিত হয়।

কর্মক্ষেত্রে অনুপস্থিতি নিয়ন্ত্রণ ও পরিচালনার জন্য পরিচালনার দৃঢ় প্রতিশ্রুতি প্রদর্শনের পাশাপাশি কর্মক্ষেত্রে ফিরে আসা আলোচনাটি সুপারভাইজারকে কর্মক্ষেত্রে কর্মীদের স্বাগত জানাতে সক্ষম করবে। ইন্টারভিউটি চেক করতে সক্ষম হবেন যে কর্মী ফিরে যাওয়ার জন্য যথেষ্ট ভাল।

প্রয়োজনীয় কাগজপত্র সম্পন্ন করা যেতে পারে যাতে অনুপস্থিতি এবং এর উপসংহার সঠিকভাবে রেকর্ড করা হয়। একজন প্রতিষ্ঠাতার সঙ্গে অবহেলার তদন্ত এবং আলোচনা করার জন্য একটি প্রতিষ্ঠিত পদ্ধতির জায়গাটি, নিজের উপর, অপমানজনক কারণে অ-উপস্থিতির জন্য বাধা হিসাবে কাজ করতে পারে।

অনুপস্থিতির কাজ ফিরে যাওয়ার পরে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব সাক্ষাত্কার করা দরকার (তার ফিরে যাওয়ার একদিন পরে না)। কর্মচারীকে তার অনুপস্থিতির কারণগুলি চিহ্নিত করার জন্য যথেষ্ট সুযোগ দেওয়া উচিত। কর্মচারী যে কোনও অনুপস্থিতির দিকে অগ্রসর হতে পারে এমন কোনও সমস্যাগুলি অন্বেষণ করার জন্য তত্ত্বাবধানকারীকে সাক্ষাত্কারের সময় হিসাবে ব্যবহার করা উচিত।

লক্ষ্য একটি খোলা এবং সহায়ক সংস্কৃতি লালনপালন করা হয়। প্রয়োজনে সহায়তা এবং উপদেশ দেওয়া হয় এবং কর্মচারী কাজের জন্য ফিরতে উপযুক্ত তা নিশ্চিত করার জন্য পদ্ধতিগুলি যথাযথ হয়।

নিয়োগকর্তা সাধারণত আনুষ্ঠানিক কাঠামোর মধ্যে অনুপস্থিতির প্রকৃত কারণে ব্যাখ্যা করার সুযোগকে প্রশংসা করবেন। সুপারভাইজার অনুপস্থিতির জন্য প্রদত্ত কারণগুলির সত্যতা সন্দেহ করে, সে কোন সুযোগ বা উদ্বেগ প্রকাশ করার জন্য এই সুযোগটি ব্যবহার করতে পারে।

সর্বদা, কর্মচারী অবশ্যই সচেতন থাকবেন যে সাক্ষাতকারটি কেবলমাত্র কোম্পানির পদ্ধতির অংশ নয়, তবে উল্লেখযোগ্য সভায় উল্লেখযোগ্য অনুপস্থিতিতে উল্লেখ করা হয়েছে এবং ভবিষ্যতে কর্মসংস্থানের প্রভাব থাকতে পারে। অনুপস্থিতির অগ্রহণযোগ্য মাত্রার ক্ষেত্রে কোম্পানির শৃঙ্খলা রক্ষাকারী কর্মীকে ব্যাখ্যা করা উচিত।

সাক্ষাত্কারে সাক্ষাত্কারে কোনও সময়ে সাক্ষাত্কারের শাস্তি হওয়া উচিত নয়, তবে বিভাগের অনুপস্থিতির প্রতিক্রিয়া তুলে ধরার এবং ব্যাখ্যা করার জন্য একটি উপলক্ষ হিসাবে দেখা উচিত। কর্মীদের বিপুল সংখ্যক গর্বের অনুভূতি অর্জন করে এবং তাদের কাজ ও ব্যবস্থাপনা থেকে কৃতিত্বকে এই ব্যক্তিদের দায়ী প্রাপ্তবয়স্কদের আচরণের জন্য উৎসাহিত করা উচিত।

অনুপস্থিতি অব্যাহত থাকলে প্রস্তাবিত শাস্তিমূলক পদ্ধতি

নিম্নলিখিত নির্দেশিকা নির্দিষ্ট সময়ের মধ্যে স্বল্পমেয়াদী অনুপস্থিতি গ্রহণযোগ্য স্তরের উপরে বিবেচনা করা হয় এমন ক্ষেত্রে গৃহীত প্রস্তাবিত পদক্ষেপ রূপরেখা।

পর্যায় 1: কাউন্সিলিং সাক্ষাত্কার

• অবিলম্বে সুপারভাইজার তার অনুপস্থিতির কর্মচারীকে অনুপস্থিতিতে পরামর্শ দিতে হবে, অসুস্থতার কারণ স্থাপন করার এবং উপস্থিতি উন্নত করার জন্য কী করা দরকার তা নির্ধারণ করার চেষ্টা করবেন।
• এই পর্যায়ে যদি কোনও মেডিকেল অবস্থা সনাক্ত করা হয় এবং কাজের উপযুক্ততার উপর প্রভাব ফেলতে পারে তবে সুপারভাইজারকে কোম্পানির অনুমোদিত ডাক্তারের সাথে অ্যাপয়েন্টমেন্ট করার ব্যবস্থা করা উচিত। কর্মচারীকে পাঁচ দিনের মধ্যে লিখিতভাবে নিশ্চিত করা উচিত।
• আলোচনার মাধ্যমে, সমস্যাটি কাজের জন্য একটি অন্তর্নিহিত অজ্ঞাত কারণে মনে হয় না, সুপারভাইজারকে কর্মচারীকে উপদেশ দেওয়া উচিত যে, যখন রেকর্ডকৃত রোগগুলি প্রকৃত হতে পারে, তখন উপস্থিতিতে একটি ধারাবাহিক উন্নতি বা প্রত্যাশার পরবর্তী পর্যায়ে প্রত্যাশা করা হয় নেওয়া হবে।
• উপস্থিতির একটি পর্যালোচনা স্বয়ংক্রিয়ভাবে পরবর্তী ছয় মাসের জন্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে করা হবে।

পর্যায় 2: প্রথম আনুষ্ঠানিক পর্যালোচনা (মৌখিক সতর্কতা স্তর)

• বিশ্লেষণ এবং নিয়মিত পর্যবেক্ষণের পর কর্মচারীর অনুপস্থিতিগুলি আরও খারাপ হয়ে যায়, তাহলে তাকে সুপারভাইজারের সাথে আনুষ্ঠানিক পর্যালোচনা সভায় যোগ দিতে আমন্ত্রণ জানানো উচিত।
• অনুপস্থিতি রেকর্ড এই সাক্ষাত্কারের জন্য কর্মচারী আমন্ত্রণ একটি চিঠিতে বিস্তারিত করা উচিত। কর্মচারীকে উপদেশ দেওয়া উচিত যে তিনি উপযুক্ত প্রতিনিধি হিসাবে বা একজন সহকর্মী দ্বারা প্রতিনিধিত্ব করার অধিকারী।
• এই বৈঠকের উদ্দেশ্য হবে:

  - অনুপস্থিতির জন্য অন্তর্নিহিত কারণ নিয়ে আলোচনা করার জন্য, - তার অনুপস্থিতির সেবা এবং খরচ প্রভাব কর্মচারী, এবং

  কর্মচারীকে সতর্ক করুন (চিকিৎসা পরামর্শ গ্রহণ করার সিদ্ধান্ত নেওয়ার সময়) যদি কোন উল্লেখযোগ্য ও স্থায়ী উন্নতি না হয় তবে তার কর্মসংস্থানের গ্রহণযোগ্য উপস্থিতি স্তর বজায় রাখার অক্ষমতা না থাকার কারণে তার কর্মসংস্থানের অবসান ঘটতে পারে। এই মৌখিক সতর্কতা গঠন করে।

• যেখানে চিকিৎসা মনোযোগ জারি করা হয়, তত্ক্ষণাত পদক্ষেপ নেওয়া উচিত। তাই এই প্রক্রিয়ার এই অংশটি সম্পন্ন করার জন্য এই সভায় স্থগিত করা হয়েছে। পাঁচ কার্যদিবসের মধ্যে, কর্মচারীকে অবশ্যই মেডিকেল পরামর্শ গ্রহন করতে হবে। সভায় এইচআর-র সঙ্গে পুনর্বিবেচনা করা হয় এবং ডাক্তারের মতামত আলোচনা করা হয়।
• ডাক্তার যদি কাজের জন্য ফিটনেস নিশ্চিত করে তবে কর্মচারীকে অব্যাহত অনুপস্থিতির পরিণতি সম্পর্কে সতর্ক করা উচিত।

পর্যায় 3: দ্বিতীয় আনুষ্ঠানিক পর্যালোচনা (লিখিত সতর্কতা স্তর)

• নিয়মিত পর্যবেক্ষণ নির্দেশ করে যে অনুপস্থিতি প্যাটার্নের কোন উন্নতি ঘটেনি, দ্বিতীয় আনুষ্ঠানিক সভাটি এইচআর-র সাথে ব্যবস্থা করা হবে।
• বৈঠকে কর্মচারীকে আমন্ত্রণ জানানো চিঠিতে অনুপস্থিতি রেকর্ড এবং আবারও প্রতিনিধিত্বের পরামর্শ অন্তর্ভুক্ত থাকবে।
• অসুস্থ স্বাস্থ্য সম্পর্কিত অসুস্থতা বা অসুস্থতার পরিবর্তন সম্পর্কিত যে কোনও নতুন তথ্যকে কোম্পানির অনুমোদিত ডাক্তার দ্বারা মূল্যায়ন করতে হবে।
• কর্মচারীকে তার অনুপস্থিতির রেকর্ড ব্যাখ্যা করার সুযোগ দেওয়া উচিত। উপযুক্ত হলে সুপারভাইজারকে কর্মচারীকে একটি আনুষ্ঠানিক লিখিত সতর্কবাণী জারি করা উচিত এবং এই সতর্কতাটি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য কর্মচারীর ফাইলটিতে থাকবে। সতর্কতার একটি কপি কর্মচারী ও তার প্রতিনিধিকে জারি করা উচিত।
• কর্মচারীকে জানা উচিত যে কোম্পানির উপস্থিতির প্রত্যাশাগুলি মেনে চলার ব্যর্থতা এবং অনুপস্থিতির বর্তমান অগ্রহণযোগ্য রেকর্ডের উন্নতিতে ব্যর্থতার ফলে কর্মীর কর্মসংস্থানের অবসান ঘটে।
• যেখানে কাজের জন্য ফিটনেস সন্দেহজনক, ডাক্তার দ্বারা প্রাপ্ত নির্দেশিকা অনুযায়ী পুনর্নির্মাণের বিকল্পগুলির সাথে এগিয়ে যান। পুনর্নির্মাণ প্রক্রিয়া এবং বিকল্পগুলিতে কর্মচারীর ইউনিয়ন প্রতিনিধি (যদি প্রযোজ্য হয়) সাথে যোগাযোগ করুন।

পর্যায় 4: কর্ম থেকে অস্থায়ী সাসপেনশন

• যদি শাস্তিমূলক প্রক্রিয়ার পূর্ববর্তী পর্যায়ে বাস্তবায়ন অনুসরণ করা হয় তবে উপস্থিতির ক্ষেত্রে কোনও উন্নতি সাধিত হয় না, ব্যবস্থাপনাটি অর্থহীন অস্থায়ী স্থগিতাদেশের সাথে এগিয়ে যেতে পারে। স্থগিত করার অভিপ্রায় শুরু এবং শেষের তারিখগুলির বিস্তারিত সহ লিখিতভাবে নিশ্চিত করা উচিত। স্থগিতাদেশের চিঠি একটি কপি কর্মচারী প্রতিনিধি (যদি প্রযোজ্য) পাঠানো উচিত।

পর্যায় 5: কর্মসংস্থান সমাপ্তি

• এই শাস্তিমূলক প্রক্রিয়ার চূড়ান্ত পর্যায়ে কর্মী উপস্থিতির জন্য কোম্পানির প্রয়োজনীয়তাগুলি মেনে চলতে অক্ষমতার কারণে কর্মচারীকে বরখাস্ত করা হয়। নিষিদ্ধ শুধুমাত্র একটি সিনিয়র ম্যানেজার এবং এইচআর লিখিত অনুমোদন সঙ্গে সঞ্চালিত হতে পারে।
• কর্মচারীকে ডাকার চিঠিতে আবার উপস্থাপনের পরামর্শ অন্তর্ভুক্ত করা হবে এবং অনুপস্থিতির রেকর্ডকে রূপরেখা দেওয়া হবে। কর্মচারীকে উপদেশ দেওয়া উচিত যে, সাক্ষাত্কারের ফলে, সে কাজ কর্তব্য সম্পাদন করতে অসমর্থতার জন্য বরখাস্ত করা যেতে পারে।
• আবার, কর্মচারীর স্বাস্থ্য বা কাজের জন্য ক্ষমতার ক্ষেত্রে কোনও নতুন তথ্য আসন্ন হলে কোম্পানির ডাক্তারের সাথে পরামর্শ করতে হবে।
• যদি ক্ষমতার ভিত্তিতে বরখাস্ত করার সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়, বরখাস্তের চিঠি একটি কপি কর্মচারী প্রতিনিধি (যদি উপযুক্ত হয়) পাঠানো উচিত।
• কর্মচারী বরখাস্ত বিরুদ্ধে আপিল করার অধিকার থাকতে পারে। আপিল কোম্পানির শৃঙ্খলাবদ্ধ পদ্ধতির সাথে সঙ্গতিপূর্ণ হওয়া উচিত।

Absenteeism পরিচালনার মধ্যে চ্যালেঞ্জ

সচেতন থাকবেন যে সুপারভাইজার প্রায়ই অস্বস্তিকর বা অনুপস্থিত যারা অনুপস্থিতি গ্রহণযোগ্য মাত্রা অতিক্রম করেছে তাদের রিপোর্ট করতে অনিচ্ছুক। ইতিমধ্যে সুপারভাইজারদের উপর অনেক চাপের কারণে, অনুপস্থিতি নীতিগুলির সামঞ্জস্যপূর্ণ বাস্তবায়ন সর্বদা তাদের শীর্ষ অগ্রাধিকার নয়।

অনুপস্থিতি পরিচালনার বাইরে বিষয়টিকে গ্রহণ করা এবং এটি নিশ্চিত করা যে সকল কর্মচারী একই রকম আচরণ করে। এটা সামঞ্জস্যপূর্ণ, স্থায়ী, এবং সবার জন্য উপযুক্ত হতে অপরিহার্য। যখন অনুপস্থিতি একটি অসঙ্গতিপূর্ণ পদ্ধতিতে বা সংযত হয় না, নিম্ন মনোবল ফলাফল হতে পারে।

কর্মীদের অধিকাংশ শাস্তিমূলক পরিবর্তে, সুবিধাজনক যে নীতি এবং প্রোগ্রাম প্রশংসা করবে। কর্মচারীকে কর্মক্ষেত্রে আসতে বাধ্য করে এমন কঠোর বা শাস্তিমূলক পদক্ষেপের ফলে কর্মীরা তাদের কর্মক্ষেত্রের "অনুপস্থিতিতে অনুপস্থিত" হতে পারে।

তারা যতটা সম্ভব সামান্য কাজ করে এবং আরো কিছু করার জন্য তাদের কোন প্রচেষ্টা প্রতিরোধ করে। অন্যান্য প্রোগ্রামগুলি প্রয়োগ করা উচিত যাতে কর্মীদের কর্মক্ষেত্রে উপস্থিত থাকতে সহায়তা করা যায়, যেমন নমনীয় কাজের সময়সূচী, চাকরি ভাগাভাগি, উপস্থিতি পুরস্কার এবং সুস্থতা প্রোগ্রাম।

-------------------------------------------------

স্টেফানি ইয়র্গে লিডিং হেরে নেতৃত্বের পরামর্শদাতা এবং জোরপূর্বক নেতাদেরকে কাজে জিততে এবং জীবনে সফল হতে সাহায্য করার জন্য বিশেষজ্ঞ।