কিভাবে আপনার paperwork সংগঠিত

আপনি যখন আপনার প্রয়োজনীয় নথির বিষয়ে মনে করেন কেবলমাত্র তখনই এটির প্রয়োজন হয়। এবং, প্রায়শই, যখন আপনি তাদের প্রয়োজন তখন আপনি এটি খুঁজে পাচ্ছেন না কারণ আপনার কাছে আপনার গুরুত্বপূর্ণ দস্তাবেজগুলি এবং / অথবা শেষবারের মতো আপনার প্রয়োজনীয় তথ্য সংরক্ষণ করার জন্য সংগঠিত এবং কেন্দ্রীয় ব্যবস্থা নেই, আপনি কেবল এটি সমুদ্রের আপনার বাড়ির অফিসের কাগজপত্রের পরিবর্তে এটির অবস্থান যেখানে এটি ছিল সেখানে ফিরিয়ে আনা।

শুরু হচ্ছে

আপনার সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ কাগজপত্র আপনার ঘরে ছড়িয়ে পড়ে, আপনি তাদের জন্য প্রচুর সময় ও শক্তি অনুসন্ধান করেন। আপনি তাদের সম্পূর্ণ কিছু হারানোর ঝুঁকি আছে। কিন্তু কয়েকটি সহজ পদক্ষেপের মাধ্যমে, আপনি এই সপ্তাহান্তে এক ঘন্টা আপনার গুরুত্বপূর্ণ কাগজ নথি সংগঠিত করতে পারেন!

আপনি একটি ছোট দুই ড্রয়ারের ফাইলিং মন্ত্রিসভা বা একটি পোর্টেবল ঝুলন্ত ফাইল বক্স, বহু রঙের ঝুলন্ত ফাইল (6 বিভিন্ন রং), ম্যানিলা তৃতীয়-কাট শীর্ষ-ট্যাব ফোল্ডার এবং একটি অগ্নিরোধী নিরাপদ (ঐচ্ছিক) প্রয়োজন হবে। অথবা আপনি একটি বড় বাইন্ডার এবং ট্যাব সন্নিবেশ ক্রয় করতে পারে। একবার আপনি এখানে পণ্যগুলি পেয়ে গেলে আপনার কাগজপত্র সংগঠিত করতে আপনি যে ছয়টি পদক্ষেপ অনুসরণ করবেন।

আপনার নথি সংগ্রহ করুন

আপনি আপনার সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ নথি সংগঠিত করার আগে, আপনাকে তাদের সনাক্ত করতে হবে। এটা কখনও কখনও করা চেয়ে সহজ বলা হয়।

ড্রয়ারে আপনার বাড়ির অফিস এবং আপনার ডেস্ক বা টেবিলে স্ট্যাক করা কাগজপত্র পরীক্ষা করুন। আপনার রান্নাঘরের কাউন্টারোটপগুলি পাশাপাশি রান্নাঘরের ড্রপার এবং ঝুড়িগুলি আটকাতে কাগজের কাগজগুলি দেখুন। আপনার বেডরুমের ড্রেসার এবং রাতের রাস্তার দিকে তাকান (আপনি সকালে ঘুরে তাদের সেখানে থাকতে পারতেন এবং তাদের ভুলে গেছেন)। অন্তত, কিন্তু অন্তত, আপনার আবর্জনা বা ব্রিফকেস গুরুত্বপূর্ণ দস্তাবেজগুলির জন্য চেক করুন যা আপনি এখনও দুর্ঘটনাক্রমে বহন করছেন।

শ্রেণীভুক্ত করা

সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ নথি নিম্নলিখিত ছয় বিভাগের মধ্যে একটি মধ্যে পড়ে। নিম্নরূপ আপনার সংগৃহীত নথি সব সাজান:

1. হোম এবং সম্পত্তি রেকর্ড - বন্ধকী, সম্পত্তি কাজ, বাড়ির উন্নতি প্রকল্প এবং রসিদ, সরঞ্জাম ম্যানুয়াল এবং ওয়ারেন্টি, সম্পত্তি ট্যাক্স তথ্য, হোম বীমা নীতি, এবং ম্যানুয়াল
2. অটো রেকর্ড - শিরোনাম, রক্ষণাবেক্ষণ রেকর্ড, বীমা নীতি এবং তথ্য, ঋণ তথ্য এবং পেমেন্ট রেকর্ড
3. স্বাস্থ্য রেকর্ড - বীমা নীতি, স্বাস্থ্য বীমা বেনিফিট ম্যানুয়াল, চিকিৎসা সুবিধা ব্যাখ্যা, ডাক্তার বিল, প্রেসক্রিপশন তালিকা, নমনীয় খরচ তথ্য, মেডিকেল রসিদ, চিকিৎসা নির্দেশাবলী, জীবন বীমা নীতি

1. আর্থিক রেকর্ড - ব্যাংক বিবৃতি, ট্যাক্স আয়, ট্যাক্স কাটা রেকর্ড, বিনিয়োগ রেকর্ড, ঋণের রেকর্ড, ক্রেডিট কার্ড বিবৃতি
2. ইলেকট্রনিক্স রেকর্ডস - সেল ফোন চুক্তি এবং ম্যানুয়াল; কম্পিউটার, ল্যাপটপ, এবং iPads জন্য বিক্রয় প্রাপ্তি এবং ওয়্যারেন্টি; তারের এবং ইন্টারনেট পরিকল্পনা এবং বিল; বেতার রাউটার বিক্রয় প্রাপ্তি এবং ম্যানুয়াল
3. ব্যক্তিগত রেকর্ড - জন্ম শংসাপত্র, বিবাহের সার্টিফিকেট, বিবাহবিচ্ছেদের সার্টিফিকেট, হেফাজত পত্র, সামাজিক নিরাপত্তা তথ্য, টিকা রেকর্ড, পাসপোর্ট, সামরিক পরিষেবা রেকর্ড, বাপ্তিস্ম এবং নিশ্চিতকরণের রেকর্ড, উইল, অন্ত্যেষ্টিক্রিয়া পরিকল্পনা, এবং কবরস্থানের সাইট তথ্য। আপনার যদি পোষা প্রাণী থাকে তবে আপনি এই বিভাগে পশুচিকিত্সা ও ভ্যাকসিন তথ্য যেমন তাদের গুরুত্বপূর্ণ নথি অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন।

আপনার গুরুত্বপূর্ণ নথি খুঁজুন

আপনার বেশিরভাগ গুরুত্বপূর্ণ নথি নিয়মিত ফাইলিং মন্ত্রিসভা বা পোর্টেবল হ্যাঙ্গিং ফাইল বক্সে সংরক্ষণ করা যেতে পারে। কিছু আছে. যাইহোক, যে সত্যিই একটি নিরাপত্তা সুরক্ষা আমানত বাক্স যেমন একটি fireproof নিরাপদ বা অফসাইট স্টোরেজ বিকল্পে সংরক্ষণ করা উচিত।

গুরুত্বপূর্ণ দস্তাবেজগুলি খুব কঠিন বা প্রতিস্থাপনের জন্য খুব সময় ব্যয়কারী হতে পারে। তাদের সংবেদনশীল ব্যক্তিগত তথ্য থাকতে পারে যা বিরতি বা ডাকাতির ঘটনার সাথে আপোস করা যেতে পারে। ঘটনাক্রমে, আপনার বাড়ির আগুন বা বন্যার দ্বারা এই ধ্বংসাত্মক নথি অক্ষত থাকা চাইলে ধ্বংস হয়ে যায়।

বেশিরভাগ মানুষের জন্য, নিম্নলিখিত নথিগুলি গুরুত্বপূর্ণ হিসাবে বিবেচিত হবে: সামাজিক নিরাপত্তা তথ্য, জন্ম শংসাপত্র, আপনার এজেন্টের যোগাযোগের তথ্য, উইল, সম্পত্তির কাজ, গাড়ী শিরোনাম, আপনার পাসপোর্ট এবং আপনার মূল স্বাক্ষরের জন্য যে কোন চুক্তি বা চুক্তির সাথে বীমা নীতি।

আপনার ফায়ারপ্রুফ নিরাপদ বা অফসাইট স্টোরেজ বিকল্পে আপনি যে সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ দস্তাবেজগুলি রাখেন তার একটি মাস্টার তালিকা তৈরি করুন।

আপনার ওয়ালেট নকল

আমাদের অধিকাংশই প্রতিদিন আমাদের প্যাটার্নগুলিতে সমালোচনামূলক তথ্য বহন করে। আপনি আপনার ওয়ালেট যে সবকিছু জানেন? আপনার ওয়ালেট হারিয়ে গেলে বা চুরি হয়ে গেলে কী করবেন?

আপনার ড্রাইভারের লাইসেন্স, দাতা কার্ড, স্বাস্থ্য বীমা কার্ড, জিম মুদি দোকানের আনুগত্য কার্ড, গুদাম ক্লাব, এবং সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণভাবে সমস্ত ক্রেডিট এবং ডেবিট কার্ডগুলি (সামনে এবং পিছনে অনুলিপি করুন) এর মতো সদস্য কার্ডগুলি কপি করুন। আপনার অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ কাগজ নথির সাথে এই কপিগুলি রাখুন:

ধাপ পাঁচ: একটি সহজ ফাইলিং সিস্টেম তৈরি করুন

ফাইলিং সিস্টেমটি সহজতর, আপনি একটি সুসংগত ভিত্তিতে এটি ব্যবহার করার সম্ভাবনা বেশি। প্রতিটি বিভাগের গুরুত্বপূর্ণ নথিতে যান এবং এটি একটি ঝুলন্ত ফাইলের রঙ বরাদ্দ করুন:

• হোম এবং সম্পত্তি রেকর্ড
• অটো রেকর্ড
• স্বাস্থ্য রেকর্ড
• আর্থিক রেকর্ড
• ইলেকট্রনিক্স রেকর্ডস
• ব্যক্তিগত রেকর্ড

প্রতিটি বিভাগে আপনার কাছে থাকা নথির সংখ্যাগুলির জন্য আপনার ফাইলিং সিস্টেমে ঝুলন্ত ফাইলগুলি যথাযথ সংখ্যার যোগ করুন।

ম্যানিলা ফোল্ডার ব্যবহার করুন এবং প্রতিটি বিভাগের প্রতিটি স্বতন্ত্র নথির জন্য একটি ফোল্ডার তৈরি করুন। উপযুক্ত রঙিন ঝুলন্ত ফাইল বিভাগে ফোল্ডার রাখুন।

যদি আপনি একটি বড় তিন-রিং বাইন্ডার এবং ট্যাব সন্নিবেশ ক্রয় করেন, উপরের রেকর্ড নামগুলির ট্যাবগুলি লেবেল করুন, কাগজের গর্ত সব নথি মুছুন এবং তাদের সংগঠিত করুন। কাগজপত্রের ছিদ্র পেঁচানো না হলে কাগজে গর্তটি একটি ফোল্ডার মুছবে এবং ফোল্ডারে নথি স্থাপন করবে।

এখন, যদি কাগজের কাজ শুধু আপনার জিনিস না হয় তবে এটি আপনার জন্য একটি মুক্ত মুহূর্ত হতে পারে। আপনি এই সমস্ত নথি স্ক্যান করতে পারেন, একটি হার্ড ড্রাইভে সেগুলি সংরক্ষণ করতে পারেন এবং তারপরে এটি সঙ্কুচিত করতে পারেন। কিন্তু কিছু কাগজপত্র ভাল বাঁচানো বাকি হিসাবে আপনার নিজস্ব বিবেচনার ব্যবহার করুন। আপনার সেরা রায় ব্যবহার করুন।

চলমান রক্ষণাবেক্ষণ

এখন আপনার গুরুত্বপূর্ণ কাগজপত্র সংগঠিত করা তাদের সংগঠিত রাখা। প্রতি মাসে যখন আপনি আপনার বিল পরিশোধ করেন, আপনার ফাইলিং সিস্টেমের উপযুক্ত বিভাগে কোনও নতুন নথি ফাইল করুন। একই সময়ে, সিস্টেমে আপনি যে ফাইল থেকে সরিয়েছেন তার যে কোনও নথি সন্ধান করুন যা এখনও ফাইলিং সিস্টেমের বাইরে হতে পারে। তাদের পুনরায় ফাইল করুন। বছরে কমপক্ষে দ্বিগুণ, আপনার ফাইলিং সিস্টেমে নথি পর্যালোচনা করতে হবে কিনা তা যাচাই করতে পারেন। অনুসরণ করার জন্য একটি ভাল সময়সূচী বছরের প্রথম এবং প্রতিটি স্কুল বছরের শেষে হয়।

একটু চেষ্টা করে, আপনি আপনার গুরুত্বপূর্ণ কাগজ নথি সংগঠিত করে দীর্ঘমেয়াদী সুবিধা কাটাতে পারেন।

এলিজাবেথ ম্যাকগ্ররি দ্বারা সম্পাদিত।