একটি কোম্পানী সভা পরিকল্পনা কিভাবে

অভিনন্দন! আপনার কোম্পানী কোম্পানির সব স্তরের থেকে নির্বাচিত কর্মীদের একটি দলের জন্য একটি সভা অনুষ্ঠিত হবে। অনুষ্ঠানে প্রধান নির্বাহী কর্মকর্তা মো। এই টিপস এবং নমুনা প্রকল্প পরিকল্পনা একটি উপায় প্রদর্শন করে যে কোনও প্রকল্প পরিচালক একটি কোম্পানির সভা বা অনুরূপ জটিল প্রকল্পের জন্য প্রকল্প পরিকল্পনা নির্মাণের দিকে এগিয়ে যেতে পারে।

প্রকল্প প্রাক প্রাক প্ল্যান

আপনার প্রথম পদক্ষেপ পরিকল্পনা পরিকল্পনা করা হয়। আপনি স্টেকহোল্ডারদের সঙ্গে ইভেন্ট আলোচনা করে শুরু। যদি গত বছর এই কাজ করা হয়, কি অধিকার? কি ভুল ছিল? কে এই প্রকল্প পরিচালনা করেছিল এবং তারা আপনাকে এই বছরের ক্ষতিগুলি এড়ানোর জন্য সাহায্য করতে পারে? যেহেতু সিইও আপনার কাছে প্রকল্পটি নিযুক্ত করেছে, সে ইভেন্ট থেকে কী চায়? ঘটনা কখন হবে? কোথায়? বাজেট কি?

আপনি যতটা তথ্য সংগ্রহ করতে পারেন। এটি হ'ল কঙ্কাল যা আপনি প্রকল্পের পরিকল্পনাটি তৈরি করবেন।

দল গঠন করুন

এই প্রকল্পটি সফল করার জন্য আপনার কি অন্য সংস্থান দরকার? অন্যান্য বিভাগের লোকেরা কি এই ইভেন্টটিকে সফল করতে সহায়তা করতে পারে? সেখানে সাহায্য পেতে কি করতে হবে? আপনি কেবল তাদের বস থেকে আনুষ্ঠানিক অনুমোদন পেতে বা জিজ্ঞাসা করতে পারেন? আপনি তাদের কাছ থেকে কত সময় প্রয়োজন? আপনি কি নির্দিষ্ট দক্ষতা প্রদান করতে তাদের প্রয়োজন? আপনি যে ব্যক্তিটি চান তা উপলব্ধ না হলে অন্য কেউ কি সেই দক্ষতা সরবরাহ করতে পারে?

যেহেতু এটি একটি কোম্পানির বিস্তৃত সভা, এইচআর কিভাবে সাহায্য করতে পারে? আপনি সুবিধাসমূহ বিভাগ থেকে সহায়তা প্রয়োজন? বিপণন বিভাগের কী খবর? আপনি যে এলাকায় সাহায্য প্রয়োজন?

এজেন্ডা পরিকল্পনা করুন

একবার আপনি সভা কতক্ষণ স্থায়ী হবে জানি, আপনি সময় ব্লক পূরণ করতে শুরু। আপনি একটি খোলার স্পিকার প্রয়োজন? এটা কে হবে? আপনি কি অংশগ্রহণকারীদের একসাথে রাখতে যাচ্ছেন নাকি আপনি তাদের একটি প্রোগ্রামের জন্য ছোট গোষ্ঠীতে ভঙ্গ করবেন? আপনি কত অন্যান্য স্পিকার প্রয়োজন হবে? আপনি বিরতি যদি ছোট সেশন সুবিধা কে দেবে?

ঘটনা একদিনের বেশি সময় লাগবে? কিভাবে আপনি দিন এক বন্ধ হবে? আপনি কিভাবে দুই দিন আবার খুলতে হবে?

কিভাবে আপনি শেষ পর্যন্ত মোড়ানো হবে? আপনি একটি বন্ধ বক্তৃতা প্রয়োজন? আপনি যদি বইটি বুক করে থাকেন তবে হোটেল থেকে চেক করার লোকেদের কীভাবে পরিচালনা করবেন?

স্থান খুঁজুন

কত মানুষ আসছে খুঁজে বের করুন। তারপর আপনি প্রয়োজন একটি স্থান কত বড় নির্ধারণ। ঘটনা কোথায় অনুষ্ঠিত হবে? কর্পোরেট অফিসে রুম আছে বা আপনি একটি বড় স্থান প্রয়োজন? সিইও কি সভায় সভাপতিত্ব করতে চায় না যাতে মানুষ মনোযোগ দিতে পারে, নাকি অফিসে সে খরচ কমিয়ে রাখতে চায়?

আপনার এলাকায় কোন বৈশিষ্ট্যগুলি আপনার প্রয়োজনীয় স্থান সরবরাহ করতে পারে? শহরের বাইরে থেকে আসা মানুষের জন্য ভ্রমণের সময় কমিয়ে এয়ারপোর্টের কাছাকাছি একটি হোটেল কি ভাল পছন্দ? নাকি আপনি শহরের বাইরে কিছু খুঁজে পাবেন যা শান্ত হবে?

বিভিন্ন স্থান তাদের সুবিধা জন্য চার্জ কি? তারা কি অন্তর্ভুক্ত এবং আপনি ক্রয় এবং আনা হয়েছে কি? তারা আপনার সাথে কাজ করার জন্য একটি ব্যক্তি বরাদ্দ করা হবে? বাইরে থেকে উপাদান এবং মানুষ সংক্রান্ত তাদের নীতি কি?

এটা বন্ধ টানুন

অন্তত এই প্রশ্নগুলির উত্তরগুলি একত্রিত করার পরে আপনি প্রকল্প পরিকল্পনাটি একত্রিত করতে শুরু করতে পারেন। মনে রাখবেন যে আমরা এখানে যা দেখছি তা হল প্রকল্প কাজগুলির তালিকা, কাজ ভাঙ্গন কাঠামো (WBS) শুধুমাত্র। এটি কাজ বা সময়সীমা মধ্যে নির্ভরতা কোনো অন্তর্ভুক্ত করা হয় না। যারা পরে যোগ করা হবে।

নমুনা কোম্পানি মিটিং প্রকল্প পরিকল্পনা

প্রকল্প পরিচালনার মৌলিক সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করে কোনও প্রকল্পের পরিকল্পনা কীভাবে করতে হবে, আমরা পরিকল্পনা প্রণয়নের সময় প্রকল্প পরিকল্পনার পিছনে চিন্তাভাবনা এবং প্রকল্প পরিচালনার দক্ষতাগুলি ব্যবহার করে আলোচনা করেছি। প্রকল্প প্রকল্প ভাঙার কাঠামো (WBS) কোনও সংস্থার সভা পরিকল্পনা করার জন্য একটি প্রকল্প সন্ধান করতে পারে তা এখানে:

1. প্রাক পরিকল্পনা প্রকল্প

1. বাজেট নির্ধারণ করুন
2. প্রকল্প লক্ষ্য স্থাপন সিইও সঙ্গে আলোচনা
3. টিপস জন্য পূর্ববর্তী প্রকল্প ম্যানেজার (PM) সাথে যোগাযোগ করুন
4. স্টেকহোল্ডার তালিকা নির্ধারণ করুন
5. ইনপুট জন্য স্টেকহোল্ডারদের সাথে যোগাযোগ করুন।
6. ইভেন্টের জন্য পছন্দসই তারিখ স্থাপন করুন
7. কত স্পিকার / উপস্থাপক প্রয়োজন হয় তা নির্ধারণ করুন
8. কত সহায়তা কর্মীদের প্রয়োজন নির্ধারণ করুন
9. কত কর্মচারী পরিচর্যা করা হবে তা নির্ধারণ করুন
10. ঘটনা জন্য সম্ভাব্য অবস্থান তালিকা

2. প্রকল্প দল গঠন

1. বিপণন থেকে rep পান
2. এইচআর থেকে rep পান
3. ক্রয় কেউ সাহায্য করার জন্য বরাদ্দ করা হবে কিনা দেখুন
4. সুসানকে সব স্পিকারের বিস্তারিত পরিচালনা করতে বলুন
5. সুবিধা থেকে rep পান
6. Schedule প্রকল্প দল kick-off মিটিং

3. এজেন্ডা বিকাশ

3 এ পরিকল্পনা পরিকল্পনা এক

1. শুরু সময় সেট করুন
2. সময় সেট করুন, নিবন্ধন জন্য জায়গা এবং কর্মীদের ব্যবস্থা
3. সকাল সেশনের দৈর্ঘ্য সেট করুন
4. বক্তৃতা দৈর্ঘ্য সেট করুন
5. সকালের সেশনের জন্য প্রয়োজনীয় স্পিকার সংখ্যা গণনা করুন
6. নিয়োগ স্পিকার
7. মধ্য সকালে বিরতি পরিকল্পনা (সময় এবং দৈর্ঘ্য)
8. বিরতি সময় কনফারেন্স রুম রিফ্রেশ ব্যবস্থা (জল, ট্র্যাশ, ইত্যাদি)
9. পরিকল্পনা লাঞ্চ বিরতি (সময়, দৈর্ঘ্য, অবস্থান, মেনু, কে বহন করে)
10. পরিকল্পনা বিকালে অধিবেশন (দৈর্ঘ্য, স্পিকার সংখ্যা)
11. ভর্তি বিকেলে স্পিকার
12. প্ল্যান ডে এক ক্লোজিং (সময়, কে, দৈর্ঘ্য)

3 বি পরিকল্পনা দিন দুই

1. শুরু সময় সেট করুন
2. সকাল সেশনের দৈর্ঘ্য সেট করুন
3. সকালের সেশনের জন্য প্রয়োজনীয় স্পিকার সংখ্যা গণনা করুন
4. নিয়োগ স্পিকার
5. মধ্য সকালে বিরতি পরিকল্পনা (সময় এবং দৈর্ঘ্য)
6. বিরতি সময় কনফারেন্স রুম রিফ্রেশ ব্যবস্থা (জল, ট্র্যাশ, ইত্যাদি)
7. পরিকল্পনা লাঞ্চ বিরতি (সময়, দৈর্ঘ্য, অবস্থান, মেনু, কে বহন করে)
8. পরিকল্পনা বিকালে অধিবেশন (দৈর্ঘ্য, স্পিকার সংখ্যা)
9. ভর্তি বিকেলে স্পিকার
10. পরিকল্পনা বন্ধ বক্তৃতা (সময়, কে, দৈর্ঘ্য)
11. হোটেল সঙ্গে চেক আউট সময় ব্যবস্থা

4. স্থান পরিকল্পনা

1. অংশগ্রহণকারীদের সংখ্যা নির্ধারণ করুন
2. পরিকল্পনা বসার ব্যবস্থা (সারি বনাম টেবিল)
3. স্থান প্রয়োজন গণনা
4. স্থান যে পরিমাণ সঙ্গে উপলব্ধ জায়গা তদন্ত (খরচ, অবস্থান, সেবা অন্তর্ভুক্ত)
5. প্রতিটি দিন এবং মোট স্পিকার সংখ্যা গণনা
6. প্রয়োজন সংখ্যা এবং সমর্থন কর্মীদের টাইপ নির্ধারণ
7. কত অংশগ্রহণকারী / স্পিকার / কর্মীদের কক্ষ প্রয়োজন হবে তা খুঁজে বের করুন
8. উপলব্ধ অবস্থান সঙ্গে খরচ এবং তারিখ আলোচনা
9. নির্বাচিত অবস্থান সঙ্গে চুক্তি সাইন ইন করুন

5. ইভেন্ট প্রকাশ

1. ঘটনা অবস্থান সঙ্গে সব বিবরণ চূড়ান্ত
2. অংশগ্রহণকারীদের বিজ্ঞপ্তি দেওয়া হয় তা নিশ্চিত করুন
3. বিষয় এবং উপস্থাপনা সময় / দিন সব স্পিকার অবহিত
4. কর্তব্য এবং বদল সব সমর্থন কর্মীদের অবহিত
5. অংশগ্রহণকারীদের থেকে RSVPs পান
6. প্রয়োজন হিসাবে প্রতিস্থাপন অংশগ্রহণকারীদের অবহিত

6. অনুসরণ করুন

1. সমস্ত স্পিকার থেকে খসড়া বক্তৃতা পান
2. চূড়ান্ত বক্তৃতা পর্যালোচনা
3. সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের, স্পিকার, কর্মীদের জন্য নাম ট্যাগ পান
4. অংশগ্রহণকারীদের জন্য কোনো উপকরণ এবং উপহার ক্রয়
5. ঘটনা অবস্থান সঙ্গে পুনর্নির্মাণ

7. পর্যালোচনা এবং রেট

1. সব অংশগ্রহণকারীদের সন্তুষ্টি জরিপ পাঠান
2. সব স্পিকার পর্যালোচনা জরিপ পাঠান
3. সব স্পিকার এবং কর্মীদের আপনাকে ধন্যবাদ পাঠান
4. প্রকল্প দলের সঙ্গে বন্ধ আউট সভা অনুষ্ঠিত

আরও পরিকল্পনা

প্রকল্প পরিকল্পনা কাজ ভাঙ্গন কাঠামো (WBS) উপরে একটি কোম্পানির সভা পরিকল্পনা করার জন্য একটি নমুনা দেখায়। এটা শুধু একটি রূপরেখা। প্রকল্পের দলটি এখনও এই আইটেমগুলিতে কাজ করতে এবং তাদের অনেকে প্রসারিত করতে হবে। উপরন্তু, প্রতিটি কাজের জন্য প্রয়োজনীয় কাজের সময়, কর্মের আপেক্ষিক গুরুত্ব এবং কাজগুলির মধ্যে আন্তঃ সম্পর্ক / নির্ভরতাগুলি সম্পর্কে কাজ করতে হবে।